事業(yè)單位考試公文寫作:公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)

更新時(shí)間：2014-08-12 14:17:54 來源：|0

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　　事業(yè)單位考試公文寫作:公文文體與結(jié)構(gòu)常識(shí)

　　應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實(shí)性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

　　公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強(qiáng)制性規(guī)定采用白話文形式;兼用議論、說明、敘述三種基本表達(dá)方法。

　　公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

　　公文的其他組成部分有：文頭、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、保密等級(jí)、緊急程度、主送機(jī)關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機(jī)關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。印章或簽署均為證實(shí)公文作者合法性、真實(shí)性及公文效力的標(biāo)志。

　　1.眉首部分眉首部分又稱文頭部分在行政機(jī)關(guān)公文首頁，置于紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱眉首。眉首部分通常由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等要素構(gòu)成。

　　(1)公文份數(shù)序號(hào)。是將同一文稿印刷若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第一行。一般適用于比較重要的公文。

　　(2)秘密等級(jí)和保密期限。秘密文件要注明密級(jí)，不涉及保密內(nèi)容的普通文件，沒有這個(gè)項(xiàng)目。公文需要標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“★”隔開。

　　(3)緊急程度。緊急程度是對(duì)公文送達(dá)和辦理時(shí)間的限度。公文如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字;如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。

　　(4)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。如“××省人民政府文件”;對(duì)一些特定的公文可只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣有25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布;如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

　　(5)發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)又稱公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成，如國務(wù)院文件“國發(fā)[2004]3號(hào)”中，“國發(fā)”是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，“2004”是發(fā)文年份，“3號(hào)”為文件序號(hào)，表明這份文件是國務(wù)院在2004年度制發(fā)的第3號(hào)文件。如果一個(gè)機(jī)關(guān)的文件數(shù)量較多，還可以在發(fā)文字號(hào)中加上一個(gè)類別標(biāo)志，反映文件的業(yè)務(wù)內(nèi)容或歸宿。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)即可。發(fā)文字號(hào)應(yīng)在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布;年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí);年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”插入;序號(hào)不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

　　(6)簽發(fā)人。簽發(fā)人是指代表機(jī)關(guān)簽發(fā)公文意見的領(lǐng)導(dǎo)人姓名。上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

　　2.主體部分

　　主體部分又稱行文部分，這一部分是指紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間各要素的統(tǒng)稱。主體部分由公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注等要素組成。

　　(1)標(biāo)題。公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分構(gòu)成。它位于公文首頁紅色反線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱等可加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在撰寫公文標(biāo)題時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如果文件首頁有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，其標(biāo)題可省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱。事由是標(biāo)題的主題部分，應(yīng)準(zhǔn)確、簡煉地概括公文的主要內(nèi)容。文種是公文的種類名稱，用以概括揭示公文的性質(zhì)與制發(fā)的目的。公文的標(biāo)題通常有四種形式：一是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三個(gè)要素全部具備的公文標(biāo)題。二是事由和文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。三是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和公文文種兩個(gè)要素構(gòu)成的公文標(biāo)題。四是只標(biāo)明文種的公文標(biāo)題。

　　(2)主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)是負(fù)有公文主要處理責(zé)任的受文機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。上行文一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)機(jī)關(guān)，可用抄送形式。下行文可以有若干機(jī)關(guān)。有些公文，如周知性公文可以省略此項(xiàng)。主送機(jī)關(guān)的書寫位置是：標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格;最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下，

　　抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。

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　　公務(wù)員錄用規(guī)定(試行)

　　(3)正文。正文是公文的核心部分，用來表達(dá)公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。

　　正文的結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體和結(jié)尾三部分組成。開頭部分用簡潔的語言寫明發(fā)文的依據(jù)、目的或原因等。主體部分是正文的核心，主要寫明公文的內(nèi)容或事項(xiàng)，做到重點(diǎn)突出，意見具體、明確，敘述有條理。結(jié)尾部分根據(jù)文種和行文關(guān)系的不同有不同的寫法。這一部分后面將結(jié)合具體文例加以介紹。公文正文的書寫位置是：主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

　　(4)附件。附件是公文的附屬材料。有的附件是一些文字材料，有的附件是實(shí)物如照片、圖表等，應(yīng)當(dāng)注明所附材料的名稱，件數(shù)。附件是為了避免正文過長的內(nèi)容隔裂而附，對(duì)正文起說明、注釋、補(bǔ)充、證明和參考作用。有的公文，附件是文件的主體內(nèi)容，正文僅起批準(zhǔn)、發(fā)布和按語的作用。許多法規(guī)性文件就是這樣。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1.×××××”);附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件(或帶序號(hào))。

　　(5)成文日期。公文成文日期一般以機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);法規(guī)、規(guī)章類公文以依法批準(zhǔn)的時(shí)間為準(zhǔn);聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

　　成文日期要用漢字標(biāo)注，并將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“O”。

　　(6)公文生效標(biāo)識(shí)。公章是公文生效的標(biāo)志。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2?~4?，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時(shí)間上。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字;主辦機(jī)關(guān)印章在前;兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。

　　(7)附注。附注是指需要附加說明的事項(xiàng)。如需解釋的名詞術(shù)語，或者是公文發(fā)送范圍和閱讀、傳達(dá)對(duì)象等。公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。

　　3.版記部分。

　　版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。

　　(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時(shí)，順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個(gè)詞組。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體、居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。

　　公文的格式和行文規(guī)則

　　(2)抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)之外需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用該機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。一份公文要不要抄送，抄送給什么樣的機(jī)關(guān)都要從實(shí)際需要出發(fā)，既不要濫抄濫送，也不應(yīng)漏抄漏送，以免產(chǎn)生不利的影響。

　　公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。

　　(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。公文的印制工作一般由發(fā)文的具體辦公部門承擔(dān)。印發(fā)時(shí)間不同于發(fā)文時(shí)間，這是指公文開印的具體時(shí)間。印發(fā)機(jī)關(guān)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)在左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。

　　(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。

　　(5)版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。

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