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2012年自考公文寫作與處理復(fù)習資料第三章

更新時間:2012-03-22 09:01:34 來源:|0 瀏覽0收藏0

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  第三章 公文的體式與搞本

  第一節(jié) 公文的體式

  1)公文體式概述轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

  公文的體式是指:公文的文體、結(jié)構(gòu)要素及在格式上的安排。(作用 :為了保證公文的完整性、正確性與有效性、提高辦事效率并為了公文處理工作提供方便)

  2)公文的文體

  是指公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采用的具體方法和特點,即公文的表達方式和語體特征。

  應(yīng)用文體的一般特點:實用性、嚴肅性、程式性。

  (1)公文的表達方式:是指在寫作中運用語言的方法和手段,它是辨別文章體裁的重要標志。(敘述、議論、說明)

  1.敘述:是將人物的經(jīng)歷和事件性發(fā)展變化過程所作的敘說與交代。(包括:人和事兩方面)(倒敘、插敘、順敘)

  2.說明:是簡明扼要的文字、把事物的形狀、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等客觀、真實地解說清楚。

  (定義說明、注釋說明、比較說明、數(shù)字說明、舉例說明、分類說明)

  3.議論:就是議事說理。是公文作者對客觀事物或問題進行分析評述,提出看法或措施,表明觀點和態(tài)度,證明或反駁某一觀點的表達方法。(三要素:論點、論據(jù)、論證)

  A.論點:又稱論題或觀點。是指作者對所論述的問題提出的見解、主張與態(tài)度。(統(tǒng)帥:要證明什么?)

  B.論據(jù):是證明論點的真實性的根據(jù)。分三類:一類是事實論據(jù);二是理論論據(jù);三類是政策法規(guī)論據(jù)。(基礎(chǔ):用什么證明)

  C.是運用論據(jù)來證明論點的方法和過程。(橋梁:如何證明)

  (2)公文的語言特點:準確、簡明、莊重、得體。

  準確:是公文語言的主要特征和基本要求。

  簡明:用最少的文字表達盡可能多的內(nèi)容。

  莊重:指公文用語必須講究莊嚴、鄭重。

  得體:指公文語言的運用要與公文的行文目的、內(nèi)容、對象、條件的特定需要相適應(yīng),在準確表達的基礎(chǔ)上,進一步促使受文對象產(chǎn)生與行文目的一致的心理效應(yīng)。

  得體的基本要求:一是發(fā)適應(yīng)行文的語體風格。二是要分清上下級關(guān)系,掌握好分寸。三是要多運用公文的專用語。

  第二節(jié) 公文的構(gòu)成要素與書面格式

  (1)公文的構(gòu)成要素(21項)

  1.指定項目:公文管理標識(包括公文格式代碼、印制順號、秘密等級、緩急時限和收文處理標記)、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、公文標題、正文、生效標識和頁碼等11項(必填)

  2.選擇項目:簽發(fā)人、題注、主送機關(guān)、無正文說明、附件說明、注釋及特殊要求說明、主題檢索、抄送機關(guān)和印發(fā)說明等10項(選填)

  (2)公文的書面格式:指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫樣式。

  (一)文頭部份:1.公文格式代碼 2.印制順序號 3.秘密等級 4.緊急程度 5.收文處理標記 6.發(fā)文機關(guān)版頭7.發(fā)文字號 8.簽發(fā)人姓名(8部份)

  1.公文格式代碼。又稱文件檢索代碼,是指代表文件格式類型的標志符號。

  位置:位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角。由九位阿拉伯數(shù)字組成。

  2.印制順序號。又稱公文份號,是指依據(jù)同一文稿印制若干份時每份的順序編號。主要針對秘密文件使用。

  位置:位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭左上角文件檢索代碼下方。由六位阿拉伯數(shù)字組成,前面冠以“NO.”符號。數(shù)字不足規(guī)定數(shù)時,前面用“○”(零)補齊。

  3.秘密等級。簡稱密級,是指公文秘密程度的等級。分絕密、機密、秘密三級。

  標注方法:在密級與時限中間加“★”。如“秘密★六個月”、“絕密★長期”。

  位置:位于文件首頁公文版頭左上角,公文份號下方,并在文件封皮上加蓋戳記注明。

  保密時限:一般分一年以內(nèi),一年用一的以上,長期和期限不作標注,凡不作標注的可按二十年認定。

  絕密:是最重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。

  機密:是重要的國家機密,泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害。

  秘密:是一般的國家秘密,泄露會使國家的安全和利益遭受損失。

  4.緊急程度。又稱緩急時限或處理時限,是對公文送達和辦理的時間限度。程度分:特急、急件。緊急電報分:特提、特急、加急、平急。

  位置:位于文件首頁文頭左上角。需與密級并用時,位于其下,上下對齊。加戳記注明。

  時限送達的文件須在文件封筒上注明“務(wù)于某日某時送到”或“限某日某時送達”。

  5.收文處理標記。包括收文機關(guān)名稱、收文編號、收文時間、檔號(全宗號、目錄號、安卷號)等項目。

  位置:位于文件首頁發(fā)文機關(guān)版頭右上方空白處,由收文機關(guān)加蓋收文處理章標識。

  6.發(fā)文機關(guān)版頭。簡稱“文頭”。是發(fā)文機關(guān)用來制發(fā)正式文件時使用的的固定版式的發(fā)文機關(guān)標識。

  位置:發(fā)文機關(guān)版頭大字居中套紅印在文件首頁上瑞,約占圖文區(qū)的三分之一或五分之二。字體選長宋體。

  黨的文件在間隔線中間印上一顆五角星。

  7.發(fā)文字號。指由發(fā)文機關(guān)編排的文件代號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度(加六角括號〔〕)和發(fā)文順號組成。

  作用:一是統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量,便于公文的管理,二是在查找和引用公文時可作為該份公文的代號使用。

  編排發(fā)文字號要力求準確、穩(wěn)固、系統(tǒng)。

  位置:有版頭的文件,應(yīng)標注在文件版頭之下,間隔橫線之上,居中排列;用信箋頭的文件,則置于信箋頭橫線之下,公文標題之上,右側(cè)排列:“命令(令)”則在公文標題下面當中,寫“第X號”。

  8.簽發(fā)人姓名。是表示公文生效并對該公文內(nèi)容鄭重負責的一個標志。一般供上行文使用。

  位置:發(fā)文字號右側(cè)標注“簽發(fā)人”后標簽發(fā)人姓名。

  (二)行文部份: (1.公文標題 2.題注 3.主送機關(guān) 4.正文 5.無正文說明 6.附件說明 7.發(fā)文機關(guān)署名 8.成文日期 9.機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署 10.注釋或特殊要求說明)10部份。

  1.公文標題。是對公文主要內(nèi)容準確、簡要的概括和提示。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題(事由)和文種組成。

  寫法:A.省略發(fā)文機關(guān)名稱。B.省略事由 C.機關(guān)名稱和事由同時省略。

  2.題注。是指對公文標題的注釋說明。主要用以注明法規(guī)性文件或經(jīng)會議討論通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等。

  位置:位于公文標題之下,一行或多行居中書寫,外用圓括號括入。

  3.主送機關(guān)。指主要受理公文的機關(guān)。也就是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。

  位置:位于正文之上公文標題左下方,無論一行或多行,均靠左頂格書寫。

  三種情況:A. 上級領(lǐng)導機關(guān)對下級發(fā)出的公文,其屬下的下級機關(guān)單位都負有貫徹執(zhí)行公文的責任。B. 下級機關(guān)務(wù)上級領(lǐng)導機關(guān)發(fā)出的請示或報告等上行公文,不管請示或報告的內(nèi)容事項如何重要,都只有一個具體的主送機關(guān)。C.直接向社會公眾發(fā)布的公文,如公告等主送機關(guān)可以省略。

  4.正文。是公文的主體部份,用來表達公文的具體內(nèi)容,體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖,是公文的核心。

  正文結(jié)構(gòu)分:導語、正文主體、結(jié)束語三部份。

  導語部份寫作有:依據(jù)式、目的式、原因式三種。

  正文主體的寫作要求:略。P73

  5.無正文說明。指由于篇幅所限,使公文生效標識(即落款、印章與成文日期)與正文不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)分離狀況時,為維護公文的完整性而作的說明。

  注意兩點:A.只限于文件的正文與文件的生效標識(發(fā)文機關(guān)落款、印章與成文日期)不能同處在一個頁面上而出現(xiàn)正文與生效分離的狀況時。

  B.“(此頁無正文)”的標識位置應(yīng)在發(fā)文機關(guān)落款的左上方第一行頂格書寫。

  6.附件說明。是用以說明附屬在公文正件之后的有關(guān)文件材料的名稱及件數(shù)的。(形式有:圖表、目錄、名單、簡介及其他有關(guān)文件材料。)

  位置:位于正文或無正文說明的左下方,公文生效標識之上,注明附件材料名稱及件數(shù)。

  7.發(fā)文機關(guān)署名。又稱落款,是指在正文或附件說明之后署上制發(fā)該份公文的機關(guān)名稱,亦即公文的法定作者。

  位置:應(yīng)在正文、無正文說明或附件之后,右下方另行書寫,同正文之間應(yīng)有一定間隙,以便用印。

  注意要點:A發(fā)文機關(guān)的名稱必須用全稱或規(guī)范化簡稱。

  B.聯(lián)合發(fā)文的機關(guān)名稱都要寫上,般以主辦單位為先,然后依次排列。

  8.成文日期。指文件形成的時間。它是文件生效及日后查考的重要依據(jù)之一。(年、月、日要寫全)

  注意事項:A.一般情況下,以領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準。

  B.經(jīng)會議討論通過的公文,以會議通過的日期為準,并加括號寫在公文標題的正下方。

  C.法規(guī)、規(guī)章類文件以批準日期為準。

  D.兩個以上機關(guān)的聯(lián)合行文,以最后一個簽發(fā)機關(guān)的領(lǐng)導人的簽發(fā)日期為準。

  E.一般的日常事務(wù)性公文,如涉用具體事項的通知、通告、簡報、函等的成文日期經(jīng)它們的印發(fā)日期為準。

  9.機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署。機關(guān)印章是公文制發(fā)機關(guān)對文件生效負責的憑證。領(lǐng)導人簽署指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導人在公文的落款處,本人職務(wù)名后面簽 字或蓋章。

  印章位置:在成文日期的上側(cè),要求上不壓正文,下要騎年蓋月。

  注意要點:A.除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外,應(yīng)當加蓋印章

  B.聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件,由主辦機關(guān)加蓋印章。

  C.聯(lián)合下發(fā)的公文,聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。

  生效標志:發(fā)文機關(guān)的署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導人簽署統(tǒng)稱為“文件生效標志”。

  10.注釋或特殊要求說明。用以說明公文中在其他區(qū)域不便說明的各種事項,如需要加以解釋的名詞術(shù)語,或用于表示公文的閱讀(傳達)范圍、使用方法等。

  閱讀(傳達)范圍:是指根據(jù)公文內(nèi)容和工作需要所限定的公文發(fā)送的范圍和規(guī)定公文的閱讀對象。

  位置:在成文日期的左下方,文尾部分主題詞之上,用圓括號括入。

  注意情況:A.發(fā)給各省、自治區(qū)、直轄市黨委、各大軍區(qū)黨委。只供各受文單位的黨委常委(黨組成員)以上干部閱讀。

  B.發(fā)至省、軍級。省軍級黨員干部,以及中央或中央組織部批準按軍級待遇及其他相當職務(wù)的黨員干部,可閱讀發(fā)至省、軍級的中央文件。各正廳局級單位黨委(黨 組)的主要負責同志,可閱讀有關(guān)的省軍級中央文件。

  C.發(fā)至地、師級。廳局級以上的黨員干部可以閱讀。

  D.發(fā)至縣、團級。縣處級或相當級別以上的黨員干部可以閱讀。

  E.發(fā)至縣、團級并可登刊的文件,一般可以至基層黨委或黨支部。

  F.公開發(fā)表。以批準可在報刊、電臺、電視臺刊登、播發(fā)的文件,同內(nèi)部印發(fā)的正試文件具有同等效力,應(yīng)與正式文件一樣依照執(zhí)行。

  (三)文尾部份:1.主題詞 2.抄關(guān)機關(guān) 3.印發(fā)說明 4.頁碼(4項)

  1.主題詞。指能夠準確表達公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。

  作用:A.公文標注主題詞,可以準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容。

  B.公文標注主題詞,可以幫助我們大大提高文件檢索、查詢的速度有利提高整個機關(guān)的辦事效率。(表現(xiàn):快、準、全)

  C.公文標注主題詞,有利于文書檔案管理的規(guī)范人,系統(tǒng)化、科學化。

  位置:位于注釋或特殊要求說明左下方,文尾橫線上端頂格書寫。最多不超過五個主題詞。

  1997年12月,國務(wù)院辦公廳秘書局修訂發(fā)布的《國務(wù)院公文主題表》共由15類1059個主題詞組成,公為主表和附表兩大部分。主表有13類751個主題詞,附表有2類298個主題詞。詞表分三個層次。第一層是對主題區(qū)域的分類。第二層是類別詞。第三層是類屬詞。

  注意事項:A.必須在公文主題詞表中選用主題詞。

  B.公文主題詞表中的類別標題不作主題詞。

  C.一公文件有兩個以上的主題內(nèi)容,先集中對一個主題內(nèi)容進行標引,再對第二主題內(nèi)容進行標引。

  D.在公文上標注主題詞,要直反映出該份公文所說明的問題或論述的事物。

  E.主題詞標引的順序是先標類別詞,再標類屬詞。

  2.抄送機關(guān)。是指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。

  位置:位于主題詞下方位置,用與圖文區(qū)等長的橫線與主題詞隔開。

  注意原則:A.抄送要限于同文件內(nèi)容有關(guān),需要對方知道或者協(xié)助辦理的機關(guān),既不能濫報濫送,也不能漏報漏送。

  B.向上級機關(guān)的請示,不可同時抄送下級機關(guān);向上級機關(guān)的報告,一般也不要抄送下級機關(guān)。

  C.向下級機關(guān)的重要行文,可以抄送直接的上級機關(guān);翻印或原文轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件,不要再上報上級機關(guān)。

  D.在一般情況下,下級機關(guān)不得越級行文請、報告、也不得越級抄送文件。因特殊情況必須越級行文者,應(yīng)當抄送被越級的上級機關(guān)。

  E.受又重領(lǐng)導的單位的請示、報告、應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容確定主送機關(guān)和抄送機關(guān)。

  3.印發(fā)說明。又稱印制版記,是指文件制發(fā)(含翻印)情況的說明記載,包括文件發(fā)制發(fā)單位的名稱、印發(fā)日期和負印制份數(shù)等。

  印制單位:一般是各級機關(guān)的辦公廳(室),使用全稱或規(guī)范化簡稱。

  印發(fā)時間:是秘書部門起印文件的時間,要完整寫出年月日。

  印制份數(shù):是該份文件所印的數(shù)量。

  位置:位于抄送區(qū)域橫線之下,左側(cè)行首空一個字標注制發(fā)單位名稱,右側(cè)注明印制時間,行尾空一個字。然后在下方劃一條與圖文區(qū)等長的間隔線作底線,底線下面右側(cè)標注印制份數(shù)。

  4.頁碼。是指公文每一張頁的順序編號。

  位置:用阿拉伯數(shù)字標注在每頁圖文區(qū)下端。正面為單數(shù),位于右下角: 反面為雙數(shù),位于左下角。沒有圖文區(qū)的頁面不標頁碼。

  方尾殘缺:是指一份公文缺少文尾部份。

  文尾錯位:是指文尾的位置安排不當。

  公文整體而結(jié)構(gòu)有:單式結(jié)構(gòu)和復(fù)式結(jié)構(gòu)。

  單式結(jié)構(gòu):是指一份公文由一個主件單獨構(gòu)成。

  復(fù)式結(jié)構(gòu):A.一種是主件加附件。B.一種是轉(zhuǎn)發(fā)件加被轉(zhuǎn)發(fā)件(含印發(fā)、發(fā)布、批轉(zhuǎn)等)

  第三節(jié) 公文的排版形式與裝訂要求

  1)公文的排版形式

  公文的排版形式:是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式。

  包括:公文版頭設(shè)計,版面安排,字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

  1988年9月國家技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家機關(guān)公文格式》相關(guān)規(guī)定:

  1.公文用紙的尺寸和規(guī)格。

  16開型:長260mm、寬184mm.

  國際A4:長297mm、寬210mm

  2.公文的書寫形式。

  公文中的文字符號一律采用從上至下、自左向右橫寫橫排(少數(shù)民族文字除外),正文文字的每行長度與圖文區(qū)寬度相等。

  3.字體字號 的選用。一般按發(fā)文機關(guān)名稱、大標題、小標題、標識字符、正文作注釋說明等順序依次從大到小地選用。

  發(fā)文機關(guān)標識:推薦使用 高X寬 22mmX15mm 黑變體字或初號宋體字。聯(lián)合行文推薦使用小初號體字。

  公文大標題:推薦使用二號宋體字。

  小體題 :推薦使用三號宋體字。

  秘密等級、緩急時限和各標記字符或其它重點句推薦使用三號黑體字;主題詞:推薦使用三號宋體字。

  公文的正文、主送機關(guān)、抄送機關(guān)、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)說明、注釋或特殊要求說明等,采用三號或四號仿宋體字。

  公文的標點符號:符合1990年3月修訂發(fā)布的《標點符號用法》規(guī)定。

  4.多層次結(jié)構(gòu)的標識方法:

  第一級用:一、二、三……

  第二級用:(一)、(二)、(三)……

  第三級用:1 、 2、3、……

  第四級用:(1)、(2)、(3)……

  2)公文的裝訂要求

  公文一律左側(cè)裝訂。采用線裝、釘裝或膠粘等的辦法。

  第四節(jié) 公文的稿本

  1)公文的稿本:是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿兩種。

  1.草稿。草稿是指內(nèi)容和文字表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。

  草稿的特點:尚未定型、非正式、無效力。

  按照文稿的作用和形成特點,可稱為討論稿、征求意見稿、修改稿、送審稿等。

  2.定稿。是指草稿經(jīng)過修改、審閱、并由領(lǐng)導人簽發(fā)或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

  定稿與草稿的顯著區(qū)別是:定稿是“孤本”,定稿的文面上帶有文件簽發(fā)人的簽發(fā)標記,經(jīng)會議批準通過的定稿有會議批準通過的情況的記載。

  2)公文的文本

  同一份文件,根據(jù)它們的不同用途,可分正本、副本、存本、修訂本;一些法規(guī)性文件又有試本、暫行本的形式;同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。

  1.正本。根據(jù)已簽發(fā)的定稿制發(fā)的正式文件,稱為“正本”。突出特點是蓋有發(fā)文機關(guān)的印章或領(lǐng)導人的親筆簽署,以實文件的效力。

  2.副本。凡是根據(jù)公文正本復(fù)制、譽抄的其他稿本稱為副本,副本又稱抄本。

  作用:主要代替正本供傳閱、參考和備查使用。

  3.存本。公文的存本,是指發(fā)文機關(guān)印制一份文件的正本后留在本機關(guān)的除草稿、定稿以外的印制本。

  存本與副本的區(qū)別:存本是不外發(fā)的,一般不加蓋印章或簽署,只是作為正本的樣本留在本機關(guān)以備查考之用。

  4.修訂本。是指對于已經(jīng)發(fā)布生效的文件,在衽一個時期以后,文件中的某些內(nèi)容已不適合當前的情況需要進行修改補充,這種重新予以修改補充再行發(fā)布的文本,稱為修訂本。

  5.試行本、暫行本。文件的試行本、暫行本一般都是以試行、暫時、試行草案等字樣標在公文標題中的文種的后面或前面。

  6.各種文字文本。各種文字文本包括以下兩層意思:第一是指我國少數(shù)民族自治地區(qū),為便于工作,黨政領(lǐng)導機關(guān)發(fā)文往往是同一份文件同時使用漢文文棧少數(shù)民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件,往往有中文文本和外文文本。

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