2013年自考“秘書工作”考前復(fù)習(xí)要點(diǎn)總結(jié)（8）

　　第八章　秘書部門與會(huì)務(wù)工作

　　1、理解會(huì)議的構(gòu)成要素

　　答：從形式上看，會(huì)議有會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持者、與會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議的方式方法、會(huì)議的結(jié)果等八個(gè)要素構(gòu)成;從會(huì)議的內(nèi)容看，會(huì)議由會(huì)議的指導(dǎo)思想、會(huì)議的任務(wù)、會(huì)議的目的、會(huì)議作用、實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的手段等五個(gè)要素構(gòu)成;從人員上看，會(huì)議都有出席人員、主持人員，較大的會(huì)議還有秘書人員和服務(wù)人員等。

　　2、會(huì)議有哪些主要類型

　　答：總體而言，會(huì)議有臨時(shí)性的和經(jīng)常性的兩類。但從不同角度，不同標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議又分為不同類型，從規(guī)模劃分，有特大型會(huì)議、大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型和微型會(huì)議;按性質(zhì)和內(nèi)容分有法定會(huì)議、決策會(huì)議、專門性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、動(dòng)員性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、外事性會(huì)議、協(xié)商性會(huì)議、布置或總結(jié)工作會(huì)議、國(guó)際會(huì)議等;按方式劃分有代表大會(huì)、協(xié)商會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議、座談會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、觀摩會(huì)等多種，其中有集中進(jìn)行的會(huì)議，有分散進(jìn)行的會(huì)議或集中、分散相結(jié)合的會(huì)議;按社會(huì)領(lǐng)域劃分有政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、文化領(lǐng)域和其他社會(huì)領(lǐng)域各級(jí)各部門的種類會(huì)議。

　　3、理解會(huì)議的積極作用和消極作用

　　答：會(huì)議的積極作用對(duì)于發(fā)揚(yáng)民主，交流思想，通達(dá)情況，協(xié)調(diào)意見，行動(dòng)，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，進(jìn)行決策，貫徹政策，加快工作節(jié)奏，加速問(wèn)題的解決，實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，具有重要作用;會(huì)議的消極作用表現(xiàn)在那些過(guò)多過(guò)濫、質(zhì)量低劣的會(huì)議，極易造成信息重復(fù)，加大人力，物力和財(cái)力的浪費(fèi)，并不斷助力官僚主義、形式主義和吃喝饋贈(zèng)等不良風(fēng)氣。

　　會(huì)務(wù)工作的原則與任務(wù)：其原則是：要充分細(xì)致地準(zhǔn)備;要嚴(yán)密地組織，要周到地服務(wù)，要確保會(huì)議安全，要加強(qiáng)保密工作，要注意端正會(huì)風(fēng);其任務(wù)是：會(huì)前要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好準(zhǔn)備工作，會(huì)中要嚴(yán)密正確的組織好各項(xiàng)活動(dòng)，熱情周到地搞好服務(wù);會(huì)后要妥善地處理一切有關(guān)事宜;若分解開來(lái)，大體包括，會(huì)議籌備，會(huì)議接待，會(huì)議的組織聯(lián)絡(luò)，會(huì)場(chǎng)布置與管理，組織會(huì)議選舉，實(shí)施會(huì)議保密等內(nèi)容。

　　4、簡(jiǎn)述會(huì)議的一般進(jìn)程

　　答：會(huì)議的一般進(jìn)行分為三個(gè)階段、八個(gè)環(huán)節(jié)：會(huì)議準(zhǔn)備階段有三個(gè)環(huán)節(jié)，即同期各項(xiàng)管理活動(dòng)、各項(xiàng)工作與會(huì)議的綜合分析、統(tǒng)籌安排;與會(huì)議議題相關(guān)材料的準(zhǔn)備;會(huì)議通知和事務(wù)準(zhǔn)備;會(huì)議的進(jìn)行階段也有三個(gè)環(huán)節(jié)：即會(huì)議主持人說(shuō)明會(huì)議意圖，會(huì)議議題相關(guān)情況要點(diǎn)，開會(huì)方法與注意事項(xiàng);掌握議題;會(huì)議總結(jié)，確認(rèn)會(huì)議形成意見。這是會(huì)議實(shí)質(zhì)研究問(wèn)題、做出決定的階段;會(huì)議形成意見的傳達(dá)、催辦階段有兩個(gè)環(huán)節(jié)，即會(huì)議形成意見的完善自理 會(huì)議形成意見的傳達(dá)與催辦，這是落實(shí)會(huì)議成果的階段，以上三個(gè)階段、八個(gè)環(huán)節(jié)，是一個(gè)互相聯(lián)系、互相制約的會(huì)議組織工作系統(tǒng)整體，它們共同構(gòu)成會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程，其功能在于實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的。

　　5、說(shuō)明會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容

　　答：會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容一般涉及：會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議規(guī)模、與會(huì)人員、會(huì)議日程及議程、會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議的活動(dòng)安排、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、與會(huì)人員的食宿安排等。

　　6、會(huì)議預(yù)算有哪些主要項(xiàng)目

　　答：會(huì)議預(yù)算包括：會(huì)議辦公費(fèi)，會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi)，會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi)，會(huì)議文件資料費(fèi)，會(huì)議郵電通訊費(fèi)，會(huì)議宣傳交際費(fèi)，會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi)，會(huì)議交通費(fèi)，不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。

　　預(yù)案中需會(huì)前落實(shí)的項(xiàng)目：組建會(huì)議工作機(jī)構(gòu)，制發(fā)會(huì)議通知，會(huì)場(chǎng)及布置，出席范圍與人員編組，制作會(huì)議證件，準(zhǔn)備會(huì)議文件，確定并編制會(huì)議議程和日程，安排食宿和車輛，會(huì)前檢查，接站與報(bào)到。

　　7、理解會(huì)議日程和議程及其編寫方法

　　答：會(huì)議預(yù)案中必須明確會(huì)議所要解決、處理問(wèn)題的大體安排，即會(huì)議議程。會(huì)議議程必須體現(xiàn)在妥善安排的具體日程中，而日程則表明會(huì)議內(nèi)容的先后順序;其會(huì)議日程編寫方法有日期，時(shí)間，內(nèi)容，地點(diǎn)，備注。

　　8、怎樣搞好會(huì)議期間的調(diào)度工作

　　答：會(huì)議調(diào)度是保證會(huì)議有條不紊的進(jìn)行的保障，主要有三個(gè)方面：一事務(wù)性調(diào)度：引導(dǎo)與會(huì)人員入座和投票，指揮車輛?？课恢茫即髸?huì)紀(jì)律或注意事項(xiàng)，組織服務(wù)人員保障飲水供應(yīng)，調(diào)控音響和燈光設(shè)備，檢查會(huì)場(chǎng)安全;關(guān)鍵性調(diào)度;候會(huì)人員安排：安排發(fā)言，會(huì)議特殊情況的應(yīng)急處理。

　　9、理解會(huì)議記錄的種類及記錄方法

　　答：會(huì)議記錄的種類有文字記錄和電子記錄兩種，文字記錄又分為概要記錄、摘要記錄和詳細(xì)記錄，電子記錄主要有錄音和錄像兩種。

　　會(huì)議選舉的一般程序：宣布選舉的內(nèi)容和參加選舉的人數(shù)，統(tǒng)計(jì)與人人員是否符合法定人數(shù)，通過(guò)選舉辦法，通過(guò)監(jiān)計(jì)票人，總監(jiān)票人名單，檢查票箱，分發(fā)選票，填寫選票，宣布投票順序和進(jìn)行投票，開箱清點(diǎn)選票，報(bào)告收回選票數(shù)，宣布是否有效，進(jìn)行計(jì)票，宣布選舉結(jié)果。

　　10、說(shuō)明會(huì)議結(jié)束階段的主要工作事項(xiàng)

　　答：會(huì)議結(jié)束階段的主要工作事項(xiàng)有：清理會(huì)議文件，印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或決辦通知，組織與會(huì)人員離會(huì)，會(huì)議的宣傳報(bào)道，會(huì)務(wù)工作總結(jié)，會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)和催辦。

　　11、擬定會(huì)議文書準(zhǔn)備方案的要求是什么

　　答：擬定會(huì)議文書準(zhǔn)備方案的要求：一準(zhǔn)備會(huì)議文書的范圍和內(nèi)容要明確具體;二準(zhǔn)備會(huì)議文書要分工清楚，責(zé)任到人;三準(zhǔn)備會(huì)議文書要有具體的時(shí)間限制。

　　12、了解會(huì)議文書的種類

　　答：會(huì)議文書的種類有：會(huì)議的指導(dǎo)文書，包括上級(jí)會(huì)議文書，上級(jí)指示文書，本級(jí)開會(huì)起因文書等;會(huì)議的主題文書，包括開幕式講話，主題報(bào)告，專題報(bào)告，專門文件，大會(huì)發(fā)言，選舉結(jié)果，正式?jīng)Q議，閉幕式講話等;會(huì)議的程序文書，包括會(huì)議議程，日程安排，選舉程序，表決程序等;會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和記錄文書，包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，情況反映，各種記錄等;會(huì)議參考文書，包括代表提案，相關(guān)公務(wù)書信，相關(guān)群眾來(lái)信，與會(huì)代表來(lái)信，各類相關(guān)的來(lái)訪書面材料等;公告、傳達(dá)文書，包括會(huì)議公告，新聞報(bào)道，接受采訪的書面材料，宣傳文章，傳達(dá)提綱，執(zhí)行計(jì)劃等;會(huì)議管理文書，包括開會(huì)須知，議事規(guī)則，會(huì)議證件，會(huì)議安全與保密制度，作息時(shí)間安排其他生活管理文書等。

　　13、擬寫會(huì)議主要文件的基本前提

　　答：一，認(rèn)真理解和吃透會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)所確定的會(huì)議主題，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，特別是黨和國(guó)家的有關(guān)政策精神;二做好深入細(xì)致的調(diào)查研究，掌握和提供詳盡確切的第一手材料;三參與會(huì)議文件的起草者，必須有強(qiáng)烈的協(xié)作意識(shí)。

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