2013年自考“秘書工作”考前復(fù)習(xí)要點(diǎn)總結(jié)(8)
第八章 秘書部門與會(huì)務(wù)工作
1、理解會(huì)議的構(gòu)成要素
答:從形式上看,會(huì)議有會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持者、與會(huì)人員、會(huì)議主題、會(huì)議的方式方法、會(huì)議的結(jié)果等八個(gè)要素構(gòu)成;從會(huì)議的內(nèi)容看,會(huì)議由會(huì)議的指導(dǎo)思想、會(huì)議的任務(wù)、會(huì)議的目的、會(huì)議作用、實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的手段等五個(gè)要素構(gòu)成;從人員上看,會(huì)議都有出席人員、主持人員,較大的會(huì)議還有秘書人員和服務(wù)人員等。
2、會(huì)議有哪些主要類型
答:總體而言,會(huì)議有臨時(shí)性的和經(jīng)常性的兩類。但從不同角度,不同標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議又分為不同類型,從規(guī)模劃分,有特大型會(huì)議、大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型和微型會(huì)議;按性質(zhì)和內(nèi)容分有法定會(huì)議、決策會(huì)議、專門性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、動(dòng)員性會(huì)議、紀(jì)念性會(huì)議、外事性會(huì)議、協(xié)商性會(huì)議、布置或總結(jié)工作會(huì)議、國(guó)際會(huì)議等;按方式劃分有代表大會(huì)、協(xié)商會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議、座談會(huì)、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、觀摩會(huì)等多種,其中有集中進(jìn)行的會(huì)議,有分散進(jìn)行的會(huì)議或集中、分散相結(jié)合的會(huì)議;按社會(huì)領(lǐng)域劃分有政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、文化領(lǐng)域和其他社會(huì)領(lǐng)域各級(jí)各部門的種類會(huì)議。
3、理解會(huì)議的積極作用和消極作用
答:會(huì)議的積極作用對(duì)于發(fā)揚(yáng)民主,交流思想,通達(dá)情況,協(xié)調(diào)意見,行動(dòng),促進(jìn)團(tuán)結(jié),進(jìn)行決策,貫徹政策,加快工作節(jié)奏,加速問(wèn)題的解決,實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),具有重要作用;會(huì)議的消極作用表現(xiàn)在那些過(guò)多過(guò)濫、質(zhì)量低劣的會(huì)議,極易造成信息重復(fù),加大人力,物力和財(cái)力的浪費(fèi),并不斷助力官僚主義、形式主義和吃喝饋贈(zèng)等不良風(fēng)氣。
會(huì)務(wù)工作的原則與任務(wù):其原則是:要充分細(xì)致地準(zhǔn)備;要嚴(yán)密地組織,要周到地服務(wù),要確保會(huì)議安全,要加強(qiáng)保密工作,要注意端正會(huì)風(fēng);其任務(wù)是:會(huì)前要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好準(zhǔn)備工作,會(huì)中要嚴(yán)密正確的組織好各項(xiàng)活動(dòng),熱情周到地搞好服務(wù);會(huì)后要妥善地處理一切有關(guān)事宜;若分解開來(lái),大體包括,會(huì)議籌備,會(huì)議接待,會(huì)議的組織聯(lián)絡(luò),會(huì)場(chǎng)布置與管理,組織會(huì)議選舉,實(shí)施會(huì)議保密等內(nèi)容。
4、簡(jiǎn)述會(huì)議的一般進(jìn)程
答:會(huì)議的一般進(jìn)行分為三個(gè)階段、八個(gè)環(huán)節(jié):會(huì)議準(zhǔn)備階段有三個(gè)環(huán)節(jié),即同期各項(xiàng)管理活動(dòng)、各項(xiàng)工作與會(huì)議的綜合分析、統(tǒng)籌安排;與會(huì)議議題相關(guān)材料的準(zhǔn)備;會(huì)議通知和事務(wù)準(zhǔn)備;會(huì)議的進(jìn)行階段也有三個(gè)環(huán)節(jié):即會(huì)議主持人說(shuō)明會(huì)議意圖,會(huì)議議題相關(guān)情況要點(diǎn),開會(huì)方法與注意事項(xiàng);掌握議題;會(huì)議總結(jié),確認(rèn)會(huì)議形成意見。這是會(huì)議實(shí)質(zhì)研究問(wèn)題、做出決定的階段;會(huì)議形成意見的傳達(dá)、催辦階段有兩個(gè)環(huán)節(jié),即會(huì)議形成意見的完善自理 會(huì)議形成意見的傳達(dá)與催辦,這是落實(shí)會(huì)議成果的階段,以上三個(gè)階段、八個(gè)環(huán)節(jié),是一個(gè)互相聯(lián)系、互相制約的會(huì)議組織工作系統(tǒng)整體,它們共同構(gòu)成會(huì)議活動(dòng)的過(guò)程,其功能在于實(shí)現(xiàn)會(huì)議的目的。
5、說(shuō)明會(huì)議預(yù)案的主要內(nèi)容
答:會(huì)議預(yù)案的內(nèi)容一般涉及:會(huì)議名稱、會(huì)議主題、會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議規(guī)模、與會(huì)人員、會(huì)議日程及議程、會(huì)議的組織領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)議的活動(dòng)安排、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、與會(huì)人員的食宿安排等。
6、會(huì)議預(yù)算有哪些主要項(xiàng)目
答:會(huì)議預(yù)算包括:會(huì)議辦公費(fèi),會(huì)議設(shè)備和用品費(fèi),會(huì)議場(chǎng)所租用費(fèi),會(huì)議文件資料費(fèi),會(huì)議郵電通訊費(fèi),會(huì)議宣傳交際費(fèi),會(huì)議食宿補(bǔ)貼費(fèi),會(huì)議交通費(fèi),不可預(yù)見的臨時(shí)性開支。
預(yù)案中需會(huì)前落實(shí)的項(xiàng)目:組建會(huì)議工作機(jī)構(gòu),制發(fā)會(huì)議通知,會(huì)場(chǎng)及布置,出席范圍與人員編組,制作會(huì)議證件,準(zhǔn)備會(huì)議文件,確定并編制會(huì)議議程和日程,安排食宿和車輛,會(huì)前檢查,接站與報(bào)到。
7、理解會(huì)議日程和議程及其編寫方法
答:會(huì)議預(yù)案中必須明確會(huì)議所要解決、處理問(wèn)題的大體安排,即會(huì)議議程。會(huì)議議程必須體現(xiàn)在妥善安排的具體日程中,而日程則表明會(huì)議內(nèi)容的先后順序;其會(huì)議日程編寫方法有日期,時(shí)間,內(nèi)容,地點(diǎn),備注。
8、怎樣搞好會(huì)議期間的調(diào)度工作
答:會(huì)議調(diào)度是保證會(huì)議有條不紊的進(jìn)行的保障,主要有三個(gè)方面:一事務(wù)性調(diào)度:引導(dǎo)與會(huì)人員入座和投票,指揮車輛??课恢茫即髸?huì)紀(jì)律或注意事項(xiàng),組織服務(wù)人員保障飲水供應(yīng),調(diào)控音響和燈光設(shè)備,檢查會(huì)場(chǎng)安全;關(guān)鍵性調(diào)度;候會(huì)人員安排:安排發(fā)言,會(huì)議特殊情況的應(yīng)急處理。
9、理解會(huì)議記錄的種類及記錄方法
答:會(huì)議記錄的種類有文字記錄和電子記錄兩種,文字記錄又分為概要記錄、摘要記錄和詳細(xì)記錄,電子記錄主要有錄音和錄像兩種。
會(huì)議選舉的一般程序:宣布選舉的內(nèi)容和參加選舉的人數(shù),統(tǒng)計(jì)與人人員是否符合法定人數(shù),通過(guò)選舉辦法,通過(guò)監(jiān)計(jì)票人,總監(jiān)票人名單,檢查票箱,分發(fā)選票,填寫選票,宣布投票順序和進(jìn)行投票,開箱清點(diǎn)選票,報(bào)告收回選票數(shù),宣布是否有效,進(jìn)行計(jì)票,宣布選舉結(jié)果。
10、說(shuō)明會(huì)議結(jié)束階段的主要工作事項(xiàng)
答:會(huì)議結(jié)束階段的主要工作事項(xiàng)有:清理會(huì)議文件,印發(fā)會(huì)議紀(jì)要或決辦通知,組織與會(huì)人員離會(huì),會(huì)議的宣傳報(bào)道,會(huì)務(wù)工作總結(jié),會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)和催辦。
11、擬定會(huì)議文書準(zhǔn)備方案的要求是什么
答:擬定會(huì)議文書準(zhǔn)備方案的要求:一準(zhǔn)備會(huì)議文書的范圍和內(nèi)容要明確具體;二準(zhǔn)備會(huì)議文書要分工清楚,責(zé)任到人;三準(zhǔn)備會(huì)議文書要有具體的時(shí)間限制。
12、了解會(huì)議文書的種類
答:會(huì)議文書的種類有:會(huì)議的指導(dǎo)文書,包括上級(jí)會(huì)議文書,上級(jí)指示文書,本級(jí)開會(huì)起因文書等;會(huì)議的主題文書,包括開幕式講話,主題報(bào)告,專題報(bào)告,專門文件,大會(huì)發(fā)言,選舉結(jié)果,正式?jīng)Q議,閉幕式講話等;會(huì)議的程序文書,包括會(huì)議議程,日程安排,選舉程序,表決程序等;會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和記錄文書,包括會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),情況反映,各種記錄等;會(huì)議參考文書,包括代表提案,相關(guān)公務(wù)書信,相關(guān)群眾來(lái)信,與會(huì)代表來(lái)信,各類相關(guān)的來(lái)訪書面材料等;公告、傳達(dá)文書,包括會(huì)議公告,新聞報(bào)道,接受采訪的書面材料,宣傳文章,傳達(dá)提綱,執(zhí)行計(jì)劃等;會(huì)議管理文書,包括開會(huì)須知,議事規(guī)則,會(huì)議證件,會(huì)議安全與保密制度,作息時(shí)間安排其他生活管理文書等。
13、擬寫會(huì)議主要文件的基本前提
答:一,認(rèn)真理解和吃透會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)所確定的會(huì)議主題,準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖,特別是黨和國(guó)家的有關(guān)政策精神;二做好深入細(xì)致的調(diào)查研究,掌握和提供詳盡確切的第一手材料;三參與會(huì)議文件的起草者,必須有強(qiáng)烈的協(xié)作意識(shí)。
?2013年高教自考網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)課程招生簡(jiǎn)章
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