2013年自考“秘書工作”考前復(fù)習要點總結(jié)（12）

　　第十二章　辦公室日常行政事務(wù)

　　1、理解辦公用品管理的要求

　　答：合理計劃，保證重點，厲行節(jié)約，加強保管，逐步改善。

　　2、秘書部門電話工作的主要內(nèi)容是什么 

　　答：負責電話會議的文件管理和記錄工作，負責通過電話授受的文件傳抄和處理工作；負責領(lǐng)導(dǎo)交辦的用電話傳達的事務(wù)；負責承接上級單位的電話指示和通知、下級單位的電話請示和報告以及平級單位打來的屬于協(xié)商工作的電話，并分別情況如實傳達處理；負責處理秘書工作范疇的一切電話事務(wù)。

　　3、理解秘書電話工作的方法技巧 

　　答：做好電話記錄；接電話要及時；應(yīng)對用語要謙恭、得體；禮貌地核實對方姓名、身份和電話內(nèi)容；正確處理尋找領(lǐng)導(dǎo)的電話（請領(lǐng)導(dǎo)來聽電話，處理領(lǐng)導(dǎo)不在時尋找領(lǐng)導(dǎo)的電話，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同時處理兩個電話，給領(lǐng)導(dǎo)寫電話留言條，處理領(lǐng)導(dǎo)正在開會或會客時電話事務(wù)）電話事務(wù)中要注意保密，正確處理打錯的電話；禮貌地結(jié)束通話；技巧有準備要充分，提高通話率，通話時要口齒清楚，內(nèi)容簡明，重點突出；要考慮對方的受話環(huán)境，代領(lǐng)導(dǎo)打電話時應(yīng)先找對方的秘書，向?qū)Ψ矫貢唵握f明通話目的后，再讓對方的秘書去請他的領(lǐng)導(dǎo)來聽電話，在對方領(lǐng)導(dǎo)沒來之前，先把電話交給自己的領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)親自與對方領(lǐng)導(dǎo)通話；打國際電話時注意它的不同種類和自己的實際需要，還要注意時差和相應(yīng)的費用問題。

　　4、理解秘書工作涉及的主要保密事項 

　　答：秘書工作中涉及的保密事項有：文件保密，會議保密，新聞報導(dǎo)和出版的保密，涉外工作的保密，領(lǐng)導(dǎo)活動的保密，各種信息資料的保密，機關(guān)文書檔案的保密，電子計算機保密，電訊設(shè)備和通訊保密。

　　5、保密工作的特點和要求是什么 

　　答：保密工作的特點：保密工作的階級性，保密工作的時間性，保密工作的范圍性；保密工作的要求：健全保密制度，加強思想教育，健全保密機構(gòu)，加強隊伍建設(shè)，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，做到專人專管，發(fā)展保密技術(shù)，促進保密現(xiàn)代化，指導(dǎo)有關(guān)企業(yè)管理好商業(yè)秘密，要依法管理國家秘密。

　　6、理解對秘書人員的保密要求 

　　答：秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，接觸機密多，保密任務(wù)重，他們不僅要做好自身的保密工作，還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者制訂本單位的保密措施，進行保密教育和保密工作的檢查，所以，對秘書人員便提出了更為嚴格的保密要求，主要是：不該說的話，絕對不說；不該問的秘密，絕對不問；不該看的保密文件，絕對不看；不準記錄的機密，絕對不記錄；不在非保密本上記錄秘密事項；不在私人通信，特別是親友談話、通訊中涉及秘密事項；不在公共場合談?wù)撁孛苁马?；不在公用電話、明碼電報或普通郵件中，辦理機要保密事項；不在不利于保密的地方存放秘密文件資料；一般不將秘密材料攜出辦公室。

　　7、理解用印制度和用印方法 

　　答：用印制度：秘書部門必須建立用印登記薄，登記內(nèi)容包括用印時間、用印單位及經(jīng)手人姓名、蓋印份數(shù)、批準人、經(jīng)辦人等，以備查考；加蓋單位公章，要由單位領(lǐng)導(dǎo)人審核批準；加蓋部門的印章，要由部門領(lǐng)導(dǎo)人審核批準，監(jiān)印員憑領(lǐng)導(dǎo)人批準用印的簽名和核準的人數(shù)，加蓋印章并履行用印登記手續(xù)，但對一些日常事務(wù)工作須加蓋印章，單位領(lǐng)導(dǎo)人可委托管理印章的秘書人員，具體掌握這方面的用章事宜；加蓋印章應(yīng)視文件的具體內(nèi)容而進行，原則上，對重大的事項，多使用領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的公章，如某一方面的業(yè)務(wù)活動，多使用部門印章，能使用部門印章，就不要使用單位的印章；用印方法：加蓋印章是使文件、材料生效的標志，所以印章要保持清潔，字跡清楚，印油均勻，使之清晰醒目，印章要端正，不要傾斜，更不能顛倒。

　　8、怎樣妥善保管印章 

　　答：機關(guān)、單位的公章和領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動使用的個人名章，必須指定專人保管；保管公章和領(lǐng)導(dǎo)人名章，要有必要的防范設(shè)備，如配備保險柜等；監(jiān)印員要認真做好印章的保管工作，每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放，隨印隨鎖，不得擅自放在辦公桌上，也不得把鑰匙任意交給他人代開代用??；印章必須存放在辦公室，監(jiān)印員不能把印章攜出辦公室；節(jié)假日期間，值班人員要加強對印章保管處的保衛(wèi)工作，防止印章被盜事故的發(fā)生。

　　9、值班工作的特點、職責和要求是什么 

　　答：值班工作的特點是：緊急性，綜合性，過渡性； 值班工作的職責：承辦領(lǐng)導(dǎo)者或管理者交辦的緊急事宜；受理本單位的電話聯(lián)系； 接洽聯(lián)系工作的人員；接受并及時傳遞急文急電； 為編寫大事記積累素材；值班工作的要求：掌握和積累各種基本情況，發(fā)揮信息樞紐作用；值班人員要熟悉一般業(yè)務(wù)分工情況；工作要認真負責，防止臨時觀點；做好值班記錄，嚴格履行交接班手續(xù)；做好值班室的保密工作；做好節(jié)假日的安全保衛(wèi)工作。

　　10、安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的原則與方法是什么 

　　答：安排領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的原則是：當分擔，各就其宜；需要為準，盡量壓縮； 社會活動，年長及德高望重者宜多安排；業(yè)務(wù)活動，第一線領(lǐng)導(dǎo)宜多安排；自愿為主，商談為輔；原則性與靈活性相結(jié)合。其方法是：制定詳細的活動計劃；在有關(guān)部門間搞好協(xié)調(diào)；需要時查看現(xiàn)場。

　　11、理解安排專項領(lǐng)導(dǎo)活動的具體方法 

　　答：專項領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)包括領(lǐng)導(dǎo)檢查工作，調(diào)查研究活動的安排，出發(fā)前了解領(lǐng)導(dǎo)外出的目的、任務(wù)、時間、方向和地點，進行必要的研究學習和準備，明確完成任務(wù)的措施；外出期間協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究，掌握盡可能豐富的信息資料，為事后編寫匯報材料或調(diào)查研究報告做充分準備；領(lǐng)導(dǎo)集體視察活動的安排：針對領(lǐng)導(dǎo)即將進行的集體視察活動，首先要明確視察的目的、項目和指導(dǎo)思想，視察的對象和重點，視察的程序和時間安排及人員組成，要求被視察的單位提供哪些資料和情況，視察前需查閱什么文件資料等，明確問題后，迅速形成活動方案，方案獲準后，擬訂視察名單，通知開會；印發(fā)視察方案和日程安排；必要時依照領(lǐng)導(dǎo)意見劃分小組，明確各組負責人、記錄人，及其視察對象和范圍，視察重點和基本程序；及時通知被視察單位，安排好膳食和交通；視察期間，秘書人員要分別將視察程序和時間安排通知到各被視察單位；檢查落實被視察單位的準備工作，做好記錄，收集有關(guān)信息資料，逐一掌握各視察小組的工作進度，按照領(lǐng)導(dǎo)部署，組織各小組間的信息通報會；視察后，組織視察工作總結(jié)會。

　　儀式活動的安排：由主辦方主持，擬定出席人員名單；正式發(fā)出請柬，邀請有關(guān)客人出席；必要時向出席者印發(fā)儀式和程序安排；儀式開始要有簡短的講話和剪彩；安排參觀介紹；最后舉行簡單招待酒會；本著突出象征意義、隆重而節(jié)儉的原則進行；節(jié)慶活動的安排：活動方式要靈活，注重細節(jié)創(chuàng)新；重在營造氣氛，突出象征意義；戶外活動要慎重選擇場地，仔細查看現(xiàn)場；重大活動可請當?shù)刂饕蛴嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人出席；講話簡短精彩，防止連篇套話；精心組織，注意安全，防止意外；必要時請當?shù)赜嘘P(guān)媒體，配合宣傳；崇尚節(jié)儉。紀念活動的安排：分清各有關(guān)單位或部門的任務(wù)和職責；制定完整活動計劃，并將經(jīng)籌備組領(lǐng)導(dǎo)審定的活動安排印發(fā)各領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門；活動工作人員分組開展工作；及時檢查督促，協(xié)調(diào)各方；及時向活動籌備組或指揮部及其負責人匯報工作進展情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題提出初步的處理意見，請領(lǐng)導(dǎo)定奪，協(xié)助做好活動的總結(jié)工作；提供活動紀要或報告的草稿，供活動的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)審定；慶功祝捷活動的安排：選擇合適的會場，會場布置要能突出相應(yīng)的氣氛；代表要廣泛，人員要坐滿；主席臺上人要多一些，相關(guān)各主要領(lǐng)導(dǎo)要盡量出席，要與受表彰者相間排列坐次，發(fā)將要播放音樂，烘托熱烈氣氛，視情況需要，安排獻花活動；必要時，請新聞媒體配合宣傳。

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