如何實現(xiàn)企業(yè)人力資源管理的信息化:道與法

　　近年來，隨著信息技術與管理模式的不斷發(fā)展，信息化被越來越多的企業(yè)視為提升管理效率和水平的有效手段，而作為管理核心之一的人力資源管理，其信息化運用更是受到越來越多企業(yè)高層的重視。但同樣是信息化運用，有的公司是順風順水，有的公司則是舉步維艱。細究其中緣由，軟件本身質量固然是一個重要因素，但關鍵還在于企業(yè)前期的信息化規(guī)劃和對實施過程的把控。

　　宏景軟件成立至今已成功服務了超過數(shù)千家國有及民營大型集團公司、事業(yè)單位，對e-HR系統(tǒng)的規(guī)劃與實施有著深刻的體會?，F(xiàn)將一些經(jīng)驗分享給大家，希望可以給企業(yè)的e-HR建設一些啟示。

　　一、道――人力資源信息化整體規(guī)劃

　　成功的信息化建設的第一步是整體規(guī)劃，它為整個人力資源信息化建設確立了目標、方向和框架，同時也為一個項目種下了成功或失敗的種子。規(guī)劃問題涉及很廣，但總體思路卻必須清晰：

　　分析企業(yè)戰(zhàn)略、愿景、目標

　　信息化建設的核心目的是支撐企業(yè)戰(zhàn)略實現(xiàn)，因此人力資源信息化建設必須從戰(zhàn)略出發(fā)。這個問題看起來有些虛,事實上非常實際。很多客戶都會有這樣一個問題，我們的產(chǎn)品是否能夠支撐他們的企業(yè)未來5到10年的發(fā)展顯然。如果企業(yè)發(fā)展短期內(nèi)就將造成信息化系統(tǒng)不能適應，那么信息化投資回報就無法保證。

　　而要回答好上面的問題，就必須從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)。具體到人力資源管理信息化，就應當明確企業(yè)戰(zhàn)略以及由此決定的人力資源管理戰(zhàn)略，重點是人力資源管理模式、體系架構和發(fā)展規(guī)劃。

　　由于人力資源信息化是企業(yè)信息化建設的一個部分，因此還必須考慮到企業(yè)信息化整體戰(zhàn)略。這一方面決定了信息化建設中產(chǎn)品選型，比如企業(yè)集團信息化選型必須與集團人力資源管控模式相匹配;另一方面決定了信息化建設的總體進程，先做什么，后做什么，否則，企業(yè)人力資源信息化建設很容易支離破碎、前后無法銜接，形成一個個孤島。

　　立足現(xiàn)狀，分析需求

　　在戰(zhàn)略的總體指導下，需要進一步明確具體的人力資源信息化建設需求。主要包括：

　　(1)管理需求，主要是從人力資源管理的角度提出對系統(tǒng)功能的要求;管理與信息化的關系在某種程度上是“體”與“用”的關系，可以說管理需求不明確也就不可能有成功的信息化建設。因此大量企業(yè)在信息化建設前都需要大規(guī)模、深入的管理梳理與提升，這也是目前倡導的管理與IT服務融合的原因所在。

　　(2)性能需求，主要包括靈活性、可擴展性、開放度等IT技術層面的需求。

　　(3)集成需求，主要是指人力資源系統(tǒng)與企業(yè)其他管理系統(tǒng)(如OA、財務系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、ERP等)的集成應用。

　　需要注意的是，確定需求要注意處理好現(xiàn)實需求與未來需求之間的關系。一方面要立足現(xiàn)實需求，確定各項需求的優(yōu)先級，只有這樣才能夠快速見效，為信息化建設爭取更多支持和空間;另一方面則必須注意與未來之間的銜接。這也是我們堅持人力資源信息化必須“整體規(guī)劃、分步實施”的原因。

　　確定模式，選定產(chǎn)品

　　人力資源系統(tǒng)的部署模式由其管理模式?jīng)Q定，尤其是集團型企業(yè)。業(yè)務模式單一的運營管控型企業(yè)適合于集中式部署模式;業(yè)務模式主輔型的戰(zhàn)略管控型企業(yè)適合于集分式部署模式;多元化業(yè)務模式的財務管控型企業(yè)適合于分布式部署模式。宏景軟件人力資源管理信息系統(tǒng)支持集中式、分布式、集分式多種部署模式，且各模式之間互聯(lián)互通，可自由切換。

　　另外，選型中的關鍵問題是，究竟選擇定制開發(fā)還是購買一款成熟的產(chǎn)品?這個問題沒有一個簡單的答案，而是要根據(jù)企業(yè)特點、需求、預算、項目周期等多種因素進行綜合判斷。早期很多企業(yè)選擇定制開發(fā)，原因是市場上缺乏滿足自己需求的產(chǎn)品;而由于定制開發(fā)巨大的技術、預算、項目管理風險，以及人力資源信息化廠商的快速發(fā)展，很多企業(yè)開始轉向外部采購。

　　在采購中首先要注意產(chǎn)品與管理需求之間的擬合程度，由于企業(yè)人力資源管理相對于財務、項目管理等具有更強的個性化，而且往往隨著企業(yè)發(fā)展而不斷調(diào)整，這時產(chǎn)品的靈活性、可配置性就值得特別關注。當然，廠商的產(chǎn)品價格、交付能力、開發(fā)能力、永續(xù)服務能力也是應當重點考慮的因素。企業(yè)應當根據(jù)自身情況為以上各要素確定權重、綜合平衡，選擇產(chǎn)品。

　　確認系統(tǒng)建設保障

　　系統(tǒng)建設保障主要是指企業(yè)用于人力資源信息化建設的資金保障、組織保障等方面。資金保障自然不必多說，組織保障同樣重要：一方面，企業(yè)應當與廠商共同建立專門的項目小組，遴選熟悉人力資源管理需求的HR人員，以及信息化部門在項目建設期間專職從事項目建設;具有決策能力的HR部門高層也應當參與其中，重點是監(jiān)控項目方向并在關鍵時刻決策、協(xié)調(diào)資源。另一方面，企業(yè)最高負責人雖然不會直接參與到項目中，但對于信息化建設的支持卻是必須的，離開了這一點，項目成功是無法保障的。

　　二、法――項目實施步驟及實施原則：

　　e-HR的實施是我們與用戶應用的橋梁，是改變和優(yōu)化用戶業(yè)務處理的催化劑。e-HR實施不等于教用戶如何使用軟件功能，也不等于對用戶做簡單的軟件培訓，它是一個全面的企業(yè)變革過程，并意味著企業(yè)整個管理業(yè)務流程的改變。我們認為：軟件實施包括實施準備、藍圖規(guī)劃、用戶化實施、系統(tǒng)測試以及培訓交付五個步驟。

　　項目實施步驟

　　實施準備

　　實施準備工作包括項目組的成立、實施主計劃的確認以及項目啟動會的召開。其目的是合作雙方就項目總體目標、實施范圍、實施思路以及資源配置要求達成一致。因為目標不明、范圍不清的項目永遠都不可能實施成功。

　　藍圖規(guī)劃

　　藍圖規(guī)劃階段是用戶業(yè)務導入系統(tǒng)前的方案規(guī)劃階段，也是影響項目成敗的關鍵階段，主要包括：產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品培訓、需求調(diào)研、需求分析、實施方案的評審確認等工作。

　　我們在藍圖規(guī)劃階段遵循如下策略：問卷調(diào)查、訪談、循環(huán)溝通落實等多種需求調(diào)研方式相結合，了解用戶真正業(yè)務要求及管理痛點;用心、用腦、用時間做全局規(guī)劃，絕不頭痛醫(yī)頭、腳痛醫(yī)腳;以產(chǎn)品為導向制定基于現(xiàn)狀又高于現(xiàn)狀的實施方案;細化量化實施工作量，明確任務分工及完工標準。

　　客戶化實施

　　本階段工作目標是建設符合用戶管理現(xiàn)狀和發(fā)展需要的人力資源管理系統(tǒng)。需要注意的是，在建設的過程中需要就前期制定的實施方案的正確性、完整性進行驗證并逐步完善。主要工作包括靜態(tài)數(shù)據(jù)的準備、實施設置、靜態(tài)數(shù)據(jù)的導入以及權限的分配等工作。

　　我們在客戶化實施階段采用如下策略：在充分考慮各個業(yè)務之間銜接問題的基礎上，按照先易后難的原則對實施模塊進行排序;系統(tǒng)關鍵用戶必須緊密參與模塊實施工作，對實施內(nèi)容進行確認的同時培養(yǎng)企業(yè)的管理團隊和實施團隊。

　　客戶化過程中很可能出現(xiàn)需求變更，這非常正常，但必須按照提出變更、評估變更、審批變更、執(zhí)行變更的步驟嚴格管理，否則隨意變更需求將使項目陷于泥潭之中。

　　系統(tǒng)測試

　　系統(tǒng)測試包括功能測試和性能測試。功能測試的目的是關鍵用戶通過模擬實際的業(yè)務操作方式、操作步驟來驗證實施設置是否滿足管理業(yè)務要求;性能測試的目的是通過自動化的測試工具模擬多種正常、峰值以及異常負載條件，以確定當負載逐漸增加時，系統(tǒng)各項性能指標的變化情況是否正常。

　　培訓交付

　　系統(tǒng)測試通過后，項目組和關鍵用戶開始對終端用戶進行系統(tǒng)操作培訓，培訓后系統(tǒng)進入上線運行階段。在運行過程中我們建立項目問題跟蹤表，記錄系統(tǒng)運行的問題、進行問題分類以及問題的解決方案，以確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。

　　項目實施原則

　　為了保證項目實施成功，我們在項目實施過程中要遵循如下原則:

　　質量第一，重點突出

　　項目質量是衡量項目成敗的決定性要素。在項目實施過程中我們遵循質量第一、重點突出的原則。質量管理可分成如下三步：

　　首先根據(jù)項目的總體目標、項目范圍以及項目進度計劃，雙方確定有效的項目質量標準。其次，在項目執(zhí)行過程中采取有效措施監(jiān)控項目的實際運行,為了達到有效監(jiān)控的目的，我們通常采取的監(jiān)控和溝通渠道包括項目進度報告、項目例會、里程碑會議、各種會議紀要等。再次，把項目實施過程中的實際表現(xiàn)與項目質量衡量標準進行比較，分析出差異。最后，根據(jù)具體情況采取合理的糾正措施。經(jīng)過比較與分析，如果發(fā)現(xiàn)偏差，就要采取適當?shù)拇胧┻M行糾正，讓項目實施回到正軌。

　　按圖索驥，逐步細化

　　實施管理不當最容易造成進度失控。因為項目進度的延遲總是在計劃即將結束的時刻才暴露出來，結果誰也不知道項目到底何時才能結束，最終導致項目的失敗。

　　我們在項目進度管理中采取按圖索驥、逐步細化的策略。項目初期，由于項目中的不確定性因素太多，雙方要根據(jù)項目的總體目標、項目的范圍制定里程碑式的工作計劃，每個里程碑有明確的完成時間及完成標準。隨著實施工作的深入，結合實際情況雙方又會對里程碑計劃進行細化：將里程碑劃分若干個子項目，每個子項目又被劃分為具體的任務，每個具體的任務又明確了負責人及完成標準。

　　當然，項目實施過程中的工作計劃并不是一成不變的，在項目進度管理過程中我們要對進度計劃進行監(jiān)控，修正以保證計劃的有效性和可執(zhí)行性。

　　有效溝通，多點落實

　　項目中溝通的作用很難衡量，但失敗的項目都存在著溝通的問題。我們在項目實施中，采用有效溝通、多點落實的溝通原則：首先，識別項目的各個干系人，關注各個干系人的期望與需求;其次，在項目實施過程中采用項目總結、項目例會、項目周報、臨時會議等方式充分和項目相關人員進行溝通;最后，溝通的結果會形成書面記錄以便有效執(zhí)行。全過程、多層次的溝通確保了雙方目標一致、信息同步，從而有利于項目中各種問題的解決。

　　全程參與，知識轉移

　　項目實施的目的不僅是建設一套既滿足企業(yè)當前業(yè)務要求又滿足企業(yè)未來發(fā)展需求的人力資源系統(tǒng)，還需要為企業(yè)建立一支既懂信息化又懂人力資源業(yè)務的隊伍。

　　我們采用關鍵用戶全程參與的方式來達到知識轉移的目的。在項目實施過程中按照轉移方式不同將知識內(nèi)容分為顯性知識和隱性知識，其中，顯性知識包括系統(tǒng)客戶化方法、系統(tǒng)操作方法、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫結構及二次開發(fā)規(guī)范;隱性知識則是指難以用文字記錄和傳播的知識，是與人結合在一起的經(jīng)驗性的知識，難于通過常規(guī)方法收集，也難于通過常規(guī)的信息工具傳播，主要包括技術要素(主要指技術訣竅、技能和能力)、認知要素(主要指選擇和分析問題、判斷力、前瞻性)、經(jīng)驗要素(指經(jīng)驗、閱歷和文化要素)和價值要素 (包括文化和行為準則規(guī)范等)。顯性知識轉移通過培訓、項目實施文檔進行轉移，隱形知識需要關鍵用戶參與需求分析、方案編寫、客戶化設置等系統(tǒng)實施的全過程。

　　另外，結合眾多項目的實施經(jīng)驗我們建立了全程培訓方案。培訓對象包括系統(tǒng)管理員、關鍵用戶、部分終端用戶。培訓原則為分步培訓，階段進行;由內(nèi)及外，逐層推廣;區(qū)別對待，各有側重;按職責分類現(xiàn)場指導。培訓方式包括培訓課件、討論交流以及上機操作、現(xiàn)場指導等。

　　三、簡短總結

　　成功的人力資源信息化建設需要“明道”、“正法”。缺乏了道的指引，那么單純的實施方法則失去了方向，成了為實施而實施，難以支撐企業(yè)長期發(fā)展和戰(zhàn)略實現(xiàn);缺乏了法的支撐，那么道也就失去了落地的途徑，信息化規(guī)劃就成了浮在半空中，難以實現(xiàn)的一紙空文。因此，“明道”、“正法”不可偏廢。

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