事業(yè)單位辦公室主任談秘書工作
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最近，我們在鹽城市對部分事業(yè)單位的秘書工作進(jìn)行調(diào)研，請這些單位辦公室主任座談秘書工作。會上，大家興致勃勃，暢所欲言。許多事情過去聞所未聞，很感新鮮，對我們改進(jìn)工作、深化教學(xué)很有幫助。
一、事業(yè)單位秘書工作十分重要。一致反映：事業(yè)單的秘書工作的重要性不比黨政機(jī)關(guān)差，辦公室在單位里處于重要的地位，除了發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手作用外，還要承擔(dān)文稿撰寫、文件處理、行政管理、機(jī)要保密、信息收集、公關(guān)接待、綜合協(xié)調(diào)等方面的任務(wù)。很多單位還要求辦公室行使本行業(yè)的知識宣傳、樹立形象的職能，這在黨政機(jī)關(guān)是沒有的。鹽城市公路管理處辦公室主任××說：“我們辦公室每年編寫公路宣傳知識材料的任務(wù)就很重，并要將公路知識宣傳到家喻戶曉，不是一件易事?！丙}城市中醫(yī)院辦公室主任胡××說：“我院有21個(gè)業(yè)務(wù)科室，我們要做好綜合協(xié)調(diào)工作，要幫助他們修改文稿，實(shí)際是重寫;院內(nèi)外的各種形式宣傳，打造醫(yī)院的形象也是我們的事，真是太難太忙了。但領(lǐng)導(dǎo)交給我們的重要任務(wù)是對辦公室的信任，不得不完成，還要做好?！辈簧偈聵I(yè)單位只設(shè)立一個(gè)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、一個(gè)辦公室，辦公室除專業(yè)技術(shù)不管外，人事、后勤、保衛(wèi)、工資等樣樣要管，包羅萬象。秘書人員反映，看起來我們權(quán)力很大，領(lǐng)導(dǎo)對我們既放手又放權(quán)，可我們忙“死”了，從未有過完整的休息日和節(jié)假日。所以，事業(yè)單位辦公室的任務(wù)多、擔(dān)子重，別的部門代替不了，在單位里起著極為重要、舉足輕重的作用。一般說，辦公室工作是單位一把手直接抓，或者常務(wù)副職抓。
二、事業(yè)單位秘書工作的特點(diǎn)。事業(yè)單位秘書工作除具有秘書工作政治性、服務(wù)性、從屬性等共同的特性外，還有其自身的特點(diǎn)。座談會認(rèn)為有四個(gè)特點(diǎn)：一是專業(yè)性。因?yàn)槭聵I(yè)單位本身都有自己的行業(yè)，如醫(yī)院的治療疾病，農(nóng)科院的農(nóng)業(yè)科學(xué)實(shí)驗(yàn)，律師事務(wù)所、會計(jì)事務(wù)所、審計(jì)事務(wù)所等，這些行業(yè)的專業(yè)性很強(qiáng)，尤其是高科技時(shí)代，更需要引進(jìn)和推廣高新技術(shù)。而辦公室必須介入為它們服務(wù)，就要了解和懂得本單位的專業(yè)和技術(shù)，否則服務(wù)就不能到位、不能適應(yīng)。二是兼容性。事業(yè)單位特別是中小單位受人員編制限制，不可能多設(shè)職能部門，有些事務(wù)就并入辦公室處理。因此，辦公室還要處理秘書工作以外的事務(wù)，如人員招聘、考試、考核，專業(yè)技術(shù)人員評定職稱和聘用，迎接突擊性的行業(yè)檢查，學(xué)校有每年的招生工作，等等。這些工作一般不設(shè)專職機(jī)構(gòu)，統(tǒng)歸辦公室具體負(fù)責(zé)，使辦公室兼容其他工作。三是直接性。所謂直接性，就是事業(yè)單位一般沒有下屬獨(dú)立的單位，辦公室直接面對員工，學(xué)校要接觸師生，醫(yī)院要接觸醫(yī)工和患者;不象黨政機(jī)關(guān)分層次，省、市級下有地、市級，地、市級下有縣、市(區(qū))，縣、市(區(qū))下有鄉(xiāng)鎮(zhèn)，辦公室有事按級下達(dá)，不會直接同平民百姓打交道。直接辦理事務(wù)、處理問題，難度較大，沒有回旋的余地。四是繁瑣性。事業(yè)單位秘書日常處理的事務(wù)，既繁雜又瑣碎，而且都是具體又實(shí)實(shí)在在的，往往牽制很多精力，有的事情非常棘手，甚至反反復(fù)復(fù)地磨合。別人看來，成天忙忙碌碌，見不到成績。大家體會到，事業(yè)單位的辦公室主任和秘書人員，只有認(rèn)識和掌握這些特點(diǎn)，才能卓有成效做好工作。
三、事業(yè)單位秘書人才比較匱乏。目前，不少事業(yè)單位反映，缺乏理想的秘書人員。座談中鹽城市農(nóng)科院辦公室主任吳×說，我們辦公室雖有7個(gè)人，至今沒有專職寫材料的秘書，想從農(nóng)業(yè)科技人員中選，他們又不是學(xué)文的。鹽城市公路管理處主任 也說，他們單位寫文稿的秘書，是借用一個(gè)工人擔(dān)任的。原因是，事業(yè)單位秘書人才比較難選，因?yàn)榧纫?，又要懂本單位的專業(yè)，兩者缺一不行，難就難在這里。有些能干這行的人，怕搞行政丟了技術(shù)，不合算。中醫(yī)院能干秘書的醫(yī)生，寧愿搞臨床，不肯做秘書，說今后晉升職稱怎么辦?鹽城高職師范學(xué)校辦公室的秘書工作，一直由教師兼著，說什么也不愿離開教育崗位，認(rèn)為擔(dān)任秘書職務(wù)，以后在職稱、待遇上會吃虧。當(dāng)然，也有想當(dāng)秘書的人，條件又不夠，既不能文又不能“武”，工作難勝任。他們之所以要當(dāng)秘書，無非是想借助秘書職務(wù)這個(gè)階梯，達(dá)到某種目的。因此，如何解決事業(yè)單位秘書(指寫作)人才，確是一個(gè)問題。
四、事業(yè)單位秘書工作應(yīng)加重視。目前，有許多人還不了解事業(yè)單位的秘書工作，認(rèn)為既不是黨政機(jī)關(guān)，又不是大企業(yè)，能有多少秘書事務(wù)，往往不夠重視。因此，在人員編制、招聘人才方面容易疏忽，甚至漏掉。這就要求勞動(dòng)人事部門能注意事業(yè)單位的需求，幫助挑選合適的秘書人才。單位領(lǐng)導(dǎo)既要使用秘書，又要培養(yǎng)秘書，特別要留得住好的秘書人才。當(dāng)?shù)攸h政秘書部門、秘書學(xué)會也要經(jīng)常關(guān)心事業(yè)單位的秘書工作，在業(yè)務(wù)上加強(qiáng)指導(dǎo)，或者舉辦一些培訓(xùn)，使他們不斷提高，適應(yīng)越來越高的工作要求。
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