現(xiàn)代秘書必須樹立科學(xué)公關(guān)意識

　　現(xiàn)代秘書是社會組織中重要而特殊的成員，他們是組織領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，以協(xié)調(diào)關(guān)系，處理信息，辦理事務(wù)和輔助決策為主要職責(zé)。他們職責(zé)履行的狀況如何將在一定程度上影響社會組織的發(fā)展，他們在實現(xiàn)自身組織與公眾，包括內(nèi)部公眾和外部公眾的和諧發(fā)展中起著重要的作用。因此，現(xiàn)代秘書必須樹立科學(xué)的公關(guān)意識。

　　科學(xué)的公關(guān)意識是社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展對現(xiàn)代秘書的客觀要求

　　公共關(guān)系同資金、設(shè)備、人才一起被人們稱之為現(xiàn)代企業(yè)的四大支柱。人們已越來越多地開始認(rèn)識到公共關(guān)系在協(xié)調(diào)現(xiàn)代組織，尤其是企業(yè)組織與公眾之間各種關(guān)系，樹立組織形象，擴大組織影響中的重要作用。它是組織謀求生存與發(fā)展不可缺少的重要條件。而科學(xué)的公關(guān)意識是組織成員或公共關(guān)系工作人員自覺致力于塑造組織形象，傳播溝通，爭取公眾理解與支持的觀念和指導(dǎo)思想。它包括“塑造形象意識”、“服務(wù)公眾意識”、“真誠互惠意識”、“溝通交流意識”、“創(chuàng)新審美意識”及“立足長遠意識”等。改革開放以來，尤其是我國社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立，社會經(jīng)濟活動開始以市場和價值規(guī)律為判斷依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，市場成為社會資源的主要配置者。社會通過市場優(yōu)化配置資源實現(xiàn)技術(shù)進步，促進社會生產(chǎn)力的提高和經(jīng)濟的發(fā)展。市場經(jīng)濟勢必形成一種優(yōu)勝劣汰的社會競爭機制，它要求人們具有獨立自主，開拓創(chuàng)新，敢冒風(fēng)險，社會協(xié)作的思想觀念和作風(fēng)。作為市場經(jīng)濟主體的社會組織，很難擺脫那種優(yōu)勝劣汰的市場法則，注重樹立組織形象，真誠互惠。服務(wù)公眾，加強組織與社會公眾的交流溝通，力求組織的創(chuàng)新和實現(xiàn)組織的長遠發(fā)展?，F(xiàn)代秘書處于社會組織中的中樞機構(gòu)，是這一中樞機構(gòu)的重要成員，是組織領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，秘書工作的職能就是處理信息，協(xié)調(diào)關(guān)系，辦理事務(wù)。上傳下達，聯(lián)系內(nèi)外左右，輔助決策等。秘書工作的職能及其活動的根本對象是組織領(lǐng)導(dǎo)者和組織內(nèi)外公眾，輔助領(lǐng)導(dǎo)者進行管理，目的是實現(xiàn)對組織的管理和推動組織的發(fā)展。外部環(huán)境的變化，市場經(jīng)濟對社會組織提出的新要求，客觀上必然地反映到秘書工作的職能中和秘書活動中，要求現(xiàn)代秘書人員自始至終把處理好本組織內(nèi)部關(guān)系及組織與外部公眾的關(guān)系放在本職工作的重要位置。公共關(guān)系已直接關(guān)系到社會組織的生存和發(fā)展。其一，現(xiàn)代組織內(nèi)部公眾的關(guān)系沒有處理好、協(xié)調(diào)好，就會削弱甚至喪失其內(nèi)在的發(fā)展動力，其競爭力和實力就會大大減弱;其二，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要一個良好的外部環(huán)境，外部公眾對自身組織的了解、理解、認(rèn)同和支持是組織發(fā)展的重要外在力量;其三，現(xiàn)代組織的發(fā)展需要擴大自身的影響，需要一定的知名度和美譽度，需要樹立自身的良好形象，這必然需要秘書人員在公共關(guān)系方面的努力和培養(yǎng)科學(xué)的公關(guān)意識。

　　科學(xué)的公關(guān)意識和公關(guān)能力是現(xiàn)代秘書的重要素質(zhì)要求

　　社會主義市場經(jīng)濟條件下，社會組織面臨著來自各方面新的強大的生存壓力?，F(xiàn)代秘書在組織中發(fā)揮著信息的匯總和傳播作用，上傳下達，聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，這無不與組織公共關(guān)系密切相關(guān)。首先，現(xiàn)代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。在工作實踐中，一旦組織的形象和聲譽由于外部或內(nèi)部因素受到損害時，秘書人員必須及時向領(lǐng)導(dǎo)報告并協(xié)同有關(guān)人員在消除破壞因素的前提下，通過一系列行之有效的各種形式的有關(guān)活動，取得社會公眾的了解、理解和支持，設(shè)法改善形象，挽回信譽，重塑組織的良好形象，變“危機”為實現(xiàn)組織進一步發(fā)展的“良機”。

　　其次，現(xiàn)代秘書必須學(xué)會協(xié)調(diào)組織與公眾之間的利益，樹立以公眾利益為重的觀念。組織在運轉(zhuǎn)過程中有什么有益于社會公眾的決定行動，作為秘書人員應(yīng)及時地通過不同的渠道和媒介手段進行對外宣傳，廣泛傳播，讓社會公眾能充分獲取組織提供的利益。公眾有了利益，才會考慮組織的利益，實現(xiàn)組織與公眾間的互惠。另外，如果組織的某些行為或決策無意中損害了公眾利益，某一自然災(zāi)害的發(fā)生或重大事故給公眾造成損失時，秘書人員不能袖手旁觀，應(yīng)該能以科學(xué)的態(tài)度正確處理，深入調(diào)查，了解真相，通過傳媒道明原委，坦承過失和不足并勇于承擔(dān)責(zé)任，爭取公眾的諒解，挽回影響。所以，秘書工作必須以符合社會公眾利益為原則，任何損害公眾利益的行為都是不利于組織發(fā)展的。所以，現(xiàn)代秘書人員必須牢記公眾至上的原則，樹立起與社會公眾真誠互惠的意識，并將其落實到自身的工作實踐中去。在任何時候和任何情況下，秘書人員都應(yīng)該而且必須做到讓組織與公眾溝通交流，達到利益的相融，實現(xiàn)組織與社會的和諧發(fā)展。

　　再次，現(xiàn)代秘書必須具備創(chuàng)新審美的意識和能力。公共關(guān)系的目的就是通過各種媒介傳播交流，爭取公眾對組織的理解、信任和支持，擴大組織的知名度和美譽度?，F(xiàn)代秘書要時刻明白自己工作職責(zé)的新要求，工作中時刻不忘組織的發(fā)展目標(biāo)，為組織的發(fā)展和不斷變革創(chuàng)新作出自己的努力。此外，秘書人員還要有明辨是非和美丑的能力，哪些行為是對的，公眾認(rèn)可的，有利于樹立組織良好形象的;哪些行為是不對的，公眾反對的，損害組織形象的，秘書人員對于這些組織發(fā)展的行為規(guī)范應(yīng)有明確的認(rèn)識。否則，秘書工作人員就難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

　　最后，現(xiàn)代秘書人員必須具有長遠發(fā)展的眼光。秘書工作在某種意義上代表著一定的組織形象，具有“窗口”和“形象”作用。因此，他們的一舉一動、一言一行都必須從組織的長遠和全局出發(fā)，不能只顧眼前，搞短期行為。如果目光短淺，心胸狹隘，就不能從組織發(fā)展的角度去考慮問題和處理問題，就很難與組織內(nèi)外部公眾保持良好關(guān)系來實現(xiàn)組織新的新發(fā)展。

　　現(xiàn)代秘書必須強化科學(xué)的公關(guān)意識和增強公關(guān)能力

　　公共關(guān)系在社會組織中的地位和作用顯得尤為重要。那么，作為現(xiàn)代秘書應(yīng)認(rèn)清形勢，強化和樹立科學(xué)的公關(guān)意識并不斷提高自身的公關(guān)能力。現(xiàn)代秘書在科學(xué)的公關(guān)意識指導(dǎo)下，有意識地培養(yǎng)和提高公關(guān)能力。第一，提高對公共關(guān)系在社會組織中重要性的認(rèn)識。公共關(guān)系在某種程度上決定著社會組織的發(fā)展，公共關(guān)系體現(xiàn)著社會組織的一種實力，也反映出現(xiàn)代秘書的一種工作能力;第二，結(jié)合秘書工作的實踐，把秘書學(xué)、公共關(guān)系學(xué)和組織管理學(xué)結(jié)合起來進行學(xué)習(xí)，提高自身的理論修養(yǎng)，并在學(xué)習(xí)中逐步探索出幾門學(xué)科“共通”的規(guī)律性的東西，并將其作為自己工作中的指導(dǎo)思想，逐步形成自己的觀念意識;第三，積極主動并且廣泛地參與社會實踐活動，有意識地培養(yǎng)和鍛煉自己的社會交往能力和公關(guān)能力。只有廣泛地參與社會實踐，才能更廣泛地了解社會。了解社會公眾，了解公眾在不同時期的社會需要，才能做到和做好與社會公眾的溝通和交流，才能贏得公眾的認(rèn)同和支持，秘書的公關(guān)能力也才能不斷提高;第四，現(xiàn)代秘書人員應(yīng)學(xué)會借鑒歷史、借鑒他人和善于在實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，提高自己。無論是過去還是現(xiàn)代，也無論是國內(nèi)還是國外，都有許多成功的公共關(guān)系先例，他們成功的經(jīng)驗很值得我們學(xué)習(xí)和借鑒，有些可以直接運用于自己的工作實踐。此外，秘書應(yīng)善予總結(jié)自己工作中成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)，力求自己在公關(guān)工作方面立于不敗之地;第五，培養(yǎng)正確的思想觀念，樹立科學(xué)的世界觀、人生觀和價值觀?，F(xiàn)代秘書要消除把公關(guān)當(dāng)作“攻關(guān)”的錯誤思想觀念。 “攻關(guān)”在一定意義上是一種不正之風(fēng)，是一種短期行為，有時甚至是違法犯罪的行為。如果秘書對公共關(guān)系處理不好，將會危害組織。因此，現(xiàn)代秘書科學(xué)的公關(guān)意識無論是對個人還是組織都顯得十分重要。

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