2013年職稱計算機考試:excel使用技巧5

　　一、基本方法

　　1.快速選中全部工作表

　　右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇"選定全部工作表"命令即可()。

　　2.快速啟動Excel

　　如果想在啟動系統(tǒng)自動運行Excel，可以這樣操作: 1.雙擊"我的電腦"圖標，進入Windows目錄，依次打開"Start Menu\Programs\啟動"文件夾; 2.打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到"啟動"文件夾，這時Excel的快捷方式就被復制到"啟動"文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。 如果Windows系統(tǒng)已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel: 方法一:單擊"開始→文檔"命令里的任一Excel工作簿即可。 方法二:用鼠標從"我的電腦"中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇"在當前位置創(chuàng)建快捷方式"，以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。

　　3.快速刪除選定區(qū)域數(shù)據(jù)

　　如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區(qū)域的填充柄時，沒有將其拖出選定區(qū)域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選定區(qū)域中的部分或全部數(shù)據(jù)(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區(qū)域，在釋放了鼠標右鍵后其內(nèi)容將被刪除)。

　　4.給單元格重新命名

　　Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規(guī)則是列標加橫標，例如D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面兩種方法: 1.只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，再用鼠標選中名字，就可以輸入一個新的名字了。 2.選中要命名的單元格，單擊"插入→名稱→定義"命令，顯示"定義名稱"對話框，在"在當前工作簿中的名稱"框里輸入名字，單擊"確定"按鈕即可()。 注意:在給單元格命名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含255個字符，可以包含大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

　　5.在Excel中選擇整個單元格范圍

　　在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下"Ctrl+Shift+ *"。 注意:該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周圍的空白單元格--你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。

　　6.快速移動/復制單元格

　　先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下Ctrl即可。

　　7.快速修改單元格式次序

　　在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內(nèi)容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平"工"狀標志，左右拖拉時會變成垂直"工"狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。

　　8.徹底清除單元格內(nèi)容

　　先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內(nèi)容，它的格式和批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單元格范圍，單擊"編輯→清除"命令，這時顯示"清除"菜單()，選擇"全部"命令即可，當然你也可以選擇刪除"格式"、"內(nèi)容"或"批注"中的任一個。

　　9.選擇單元格

　　選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可; 選擇一個單元格區(qū)域，可選中左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠標左鍵即可; 若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區(qū)域，在選擇一個單元格區(qū)域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另一個區(qū)域即可; 若要選擇整行或整列，只需單擊行號或列標，這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格; 若單擊左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。

　　10.為工作表命名

　　為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊"格式→工作表→重命名"命令，這時工作表的標簽上名字將被反白顯示，然后在標簽上輸入新的表名即可。 2.雙擊當前工作表下部的名稱，如"Sheet1"，再輸入新的名稱。

　　11.一次性打開多個工作簿

　　利用下面的方法可以快速打開多個工作簿: 方法一 打開工作簿(*.xls)所在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，將它們?nèi)窟x中，然后按右鍵單擊，選擇"打開"命令，系統(tǒng)則啟動Excel 2002，并將上述選中的工作簿全部打開。 方法二 將需要一次打開的多個工作簿文件復制到C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART文件夾中，以后啟動Excel 2002時，上述工作簿也同時被全部打開。 方法三 啟動Excel 2002，單擊"工具→選項"命令，打開"選項"對話框，點擊"常規(guī)"標簽，在"啟動時打開此項中的所有文件"后面的方框中輸入一個文件夾的完整路徑(如d:\Excel)，單擊"確定"退出。然后將需要同時打開的工作簿復制到上述文件夾中，以后當啟動Excel 2002時，上述文件夾中的所有文件(包括非Excel格式的文檔)被全部打開。 方法四 在Excel 2002中，單擊"文件→打開"命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按"打開"按鈕，就可以一次打開多個工作簿。 方法五 用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊"文件→保存工作區(qū)"命令，打開"保存工作區(qū)"對話框，取名保存。以后只要用Excel 2002打開該工作區(qū)文件，則包含在該工作區(qū)中的所有工作簿即被同時打開。

　　12.快速切換工作簿

　　對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多個工作簿進行切換，可以使用"窗口"菜單。"窗口"菜單的底部列出了已打開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從"窗口"菜單選擇它的名字。"窗口"菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，"窗口"菜單則包含一個名為"其他窗口"的命令，選用該命令，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。

　　13.選定超級鏈接文本(微軟Office技巧大賽獲獎作品)

　　如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單元格時，單擊并按住可選定單元格。

　　14.快速查找

　　在執(zhí)行查找操作之前，可以將查找區(qū)域確定在某個單元格區(qū)域、整個工作表(可選定此工作表內(nèi)的任意一個單元格)或者工作簿里的多個工作表范圍內(nèi)。在輸入查找內(nèi)容時，可以使用問號(?)和星號(*)作為通配符，以方便查找操作。問號(?)代表一個字符，星號(*)代表一個或多個字符。需要注意的問題是，既然問號(?)和星號(*)作為通配符使用，那么如何查找問號(?)和星號(*)呢?只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可以了。

　　15.修改默認文件保存路徑

　　啟動Excel 2002，單擊"工具→選項"命令，打開"選項"對話框，在"常規(guī)"標簽中，將"默認文件位置"方框中的內(nèi)容修改為你需要定位的文件夾完整路徑()。以后新建Excel工作簿，進行"保存"操作時，系統(tǒng)打開"另存為"對話框后直接定位到你指定的文件夾中。

　　16.指定打開的文件夾

　　我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下: 單擊"開始→運行"，輸入regedit命令，打開"注冊表編輯器"，展開HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\ Office\10.0\Common\Open Find\Places\UserDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為"mydoc"，然后在該主鍵中新建兩個"字符串值"，名稱分別是"Name"和"Path"，值分別為"我的文件"(可以隨意命名)和"d:\mypath"(定位文件夾的完整路徑)，關閉"注冊表編輯器"，重啟電腦。以后在Excel 2002中進行"打開"操作時，打開對話框左側新添了"我的文件"這一項目，點擊該項目，即可進入"d:\mypath"文件夾。

　　17.在多個Excel工作簿間快速切換

　　按下"Ctrl+Tab"可在打開的工作簿間切換。

　　18.快速獲取幫助

　　對于工具欄或屏幕區(qū)，按組合鍵"Shift+F1"，鼠標變成帶問號的箭頭，用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū)，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細幫助信息。

　　19.創(chuàng)建幫助文件的快捷方式

　　Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件Xlmain10.chm，存放在安裝目錄\Office10\2052目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此后，不管Excel是否在運行，而且也不用調用Office助手，單擊Windows快速啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫助。

　　20.雙擊單元格某邊移動選定單元格

　　在工作表內(nèi)移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠標指針放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依此類推。這時鼠標指針變?yōu)榘咨^的形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標指針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元格，則將移動到連續(xù)最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格為非空白單元格，則將移動到連續(xù)最遠的非空白單元格中。

　　21.雙擊單元格某邊選取單元格區(qū)域

　　與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據(jù)此方向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元格或非空白單元格的區(qū)域。

　　22.快速選定不連續(xù)單元格

　　按下組合鍵"Shift+F8"，激活"添加選定"模式，此時工作簿下方的狀態(tài)欄中會顯示出"添加"字樣，以后分別單擊不連續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

　　23.根據(jù)條件選擇單元格

　　單擊"編輯→定位"命令，在打開的"定位"對話框中單擊"定位條件"按鈕，根據(jù)你要選中區(qū)域的類型，在"定位條件"對話框中選擇需要選中的單元格類型()，例如"常量"、"公式"等，此時還可以復選"數(shù)字"、"文本"等項目，單擊"確定"按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。

　　24.復制或移動單元格

　　把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單擊"編輯"菜單中的"剪切"或"復制"命令，選定目標單元格，從"編輯"菜單中選擇"粘貼"命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。

　　25.完全刪除Excel中的單元格

　　想將某單元格(包括該單元格的格式和注釋)從工作表中完全刪除嗎?只要選擇需要刪除的單元格，然后按下"Ctrl+ -(減號)"，在彈出的對話框中選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。

　　26.快速刪除空行

　　有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現(xiàn)，方法是:先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單擊"數(shù)據(jù)→篩選→自動篩選"命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇"空白"。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊"編輯→刪除行"，然后按"確定"，所有的空行將被刪去。 注意:插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

　　27.回車鍵的粘貼功能

　　回車鍵也有粘貼功能，當復制的區(qū)域還有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，按下回車鍵可以實現(xiàn)粘貼功能。 注意:不要在有閃動的復制邊框標記時使用回車鍵在選定區(qū)域內(nèi)的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行單元格切換。

　　28.快速關閉多個文件

　　按住Shift鍵，打開"文件"菜單，單擊"全部關閉"命令，可將當前打開的所有文件快速關閉。

　　29.選定多個工作表

　　若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再單擊最后一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個表的標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇"選定全部工作表"命令。

　　30.對多個工作表快速編輯

　　如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘貼操作，可采用以下方法。 按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，進行的操作主要有如下幾種: 1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁面。 2.輸入相同的數(shù)據(jù)，可快速在多個工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)。 3.快速操作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設置字號、字體、顏色，進行單元格的合并撤銷等。 4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。