2013年職稱計算機考點輔導(dǎo):Word中文件操作技巧

　　1、讓W(xué)ord認(rèn)識WPS2000/WPS Office文件

　　目前PC機上最為流行的字處理軟件除了Word外，還有中國金山公司的WPS2000和WPS Office，筆者發(fā)現(xiàn)在WPS2000/Office中不需要安裝任何轉(zhuǎn)換器，不通過中間轉(zhuǎn)換，就可以直接讀取由Word97/2000/XP產(chǎn)生的文檔。但是，在Word97/2000/XP中卻無法讀取WPS Office文檔!其實，以前我們曾記得在Office 2000安裝光盤上有一個WPS2WORD.EXE的程序，利用它可以使得Word 讀取WPS 2000文件，但是經(jīng)筆者試驗，發(fā)現(xiàn)安裝此轉(zhuǎn)換器無法使Word 讀取WPS Office文件。其實，筆者在金山公司的網(wǎng)站上發(fā)現(xiàn)他們已經(jīng)推出了WPS Office的轉(zhuǎn)換器，我們可以將其下載，雙擊它，會彈出所示的界面，點下“確定”鈕，該程序會自動地判斷出您有沒有安裝過轉(zhuǎn)換器，并會自動地為您安裝。以后打開Word后，在“打開”對話框中的“文件類型”框中選擇“WPS 文件(*.wps)”列表項，選擇需要編輯的WPS文件，點擊“打開”后即可直接打開WPSOffice文件了，當(dāng)然也能夠讀取WPS97/2000文件了。

　　2、在Word中批量轉(zhuǎn)換文檔

　　手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開\另存為”之間嗎?其實，在Word中出能夠批量轉(zhuǎn)換文檔!只要我們試著單擊“文件”\“建立新文件”命令，打開“新建”文件對話框(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會使用其默認(rèn)模板建立一個新文件，而不會打開“新建”文件對話框)，點擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表椖?如圖2，但如果您的機器中沒有安裝此模板，系統(tǒng)會自動啟動Office 2000或XP的安裝程序，并會提示您插入Office 2000光盤)，再順著向?qū)б徊揭徊讲僮?，利用該向?qū)Ъ瓤梢詫ord2000/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成Word 2000/XP格式，也可以將Word 2000/XP格式批量轉(zhuǎn)換至Word2000/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁文件、WPS文件、Lotus 1-2-3、microsoft 工作表、OutLook 工作薄等等，相信這個強大的功能會給您帶來很大的方便。

　　3、快速還原圖片文件

　　利用Word可以非常方便地制作出圖文并茂的作品，但是有時往往出于特殊需要(如出版、發(fā)行等)，要求把其中內(nèi)嵌的圖片還原出來。這時我們固然可以使用Word2000打開該文件，然后選中相應(yīng)圖像后復(fù)制，再啟動畫圖程序進(jìn)行粘貼，最后再存盤。這對于僅含有一個兩上圖片的文件尚可，如果您的文檔中已經(jīng)內(nèi)置了圖片文件而且比較多，那么一個一個地拷貝、粘貼則相對來說比較麻煩。其實，只要我們單擊“文件”\“另存為Web頁”命令，Word就會自動地把其中內(nèi)置的圖片以“image001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg”、“image004.jpg”等文件存放在以另存后的WEB頁為文件再加上“。files”的文件夾下(與在IE中保存的網(wǎng)頁一樣)，非常方便。

　　4、給Word文件減肥

　　現(xiàn)在PC機上是Microsoft Windows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料文件也不例外。如我們在Microsoft Word 中打一點兒字，動不動就幾十K字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來了不便(尤其是上網(wǎng)發(fā)附件)。其實，我們只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進(jìn)行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果您嫌每次都要“另存為”太麻煩的話?？梢源蜷_Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(如圖4)，以后Word就會在每次保存文件時自動進(jìn)行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word 的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入 TrueType 字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用到的TrueType字體一同“打包”，大大增加文件的大小。

　　5、實現(xiàn)Word個性模板

　　用Word 建立的文件的默認(rèn)頁面是A4大小 ，即寬210毫米、高297毫米，但是有時由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開“頁面設(shè)置”對話框進(jìn)行設(shè)置。同時，Word 中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動縮進(jìn)的，使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word 默認(rèn)的頁面大小和自動縮進(jìn)，從而實現(xiàn)個性模板。

　　(1)進(jìn)入Word XP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C：\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C：\Documents and Settings\用戶名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下(此文件夾為隱藏文件夾，您必須對文件夾選項進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見Windows手冊)，您會看到在此文件夾中有一個normal.dot文件，此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會自動調(diào)用Word XP打開它。