會計(jì)必備-財(cái)務(wù)人員基本功

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　　眾所周知，財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)事無巨細(xì)的工作，是具體瑣碎的活，所有事務(wù)都與個、十、百、千……或1、2、3、4……等數(shù)字相關(guān)，即所謂的和數(shù)字打交道，用數(shù)據(jù)說話。筆者認(rèn)為，作為一名合格的財(cái)務(wù)人員，手頭離不開單據(jù)，以下是環(huán)球網(wǎng)校整理的財(cái)務(wù)人員必備的會計(jì)基本功：

　　一、有序整理會計(jì)憑證

　　財(cái)務(wù)的記賬過程，就是一個對單據(jù)進(jìn)行整理、歸納、分類、定性的過程。每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，在財(cái)務(wù)上反映為單據(jù)的書面記載。單據(jù)的填寫和單位的各個部門有關(guān)，財(cái)務(wù)部門需要根據(jù)單位制定的財(cái)務(wù)制度，對單據(jù)的使用、填開等做出詳盡的要求。而對單據(jù)的整理等工作，則是財(cái)務(wù)人員必須諳熟的基本功之一。

　　1.會計(jì)憑證的分類

　　會計(jì)憑證主要分為原始憑證和記賬憑證，常用原始憑證有因具體業(yè)務(wù)發(fā)生所開具或收到的發(fā)票、各單位自制的入(出)庫單、工資表以及印制填寫的費(fèi)用報(bào)銷單、支出憑單、借款單等。記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類并確定會計(jì)分錄而填制的憑證，是財(cái)務(wù)人員進(jìn)行會計(jì)處理的有效憑證。

　　2.原始憑證的粘貼要求

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人應(yīng)制定并規(guī)范單位財(cái)務(wù)制度，事先派專業(yè)人員指導(dǎo)各部門對各類票據(jù)正確填開。原始票據(jù)的粘貼是一項(xiàng)日常化的工作，所有票據(jù)一般使用液體膠水粘牢左方的票頭，把發(fā)票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起，多張紙張小的先粘貼到印制的報(bào)銷單據(jù)粘貼單上，從右至左，兩張票據(jù)不完全重合，便于財(cái)務(wù)人員翻找核對金額。

　　3.記賬憑證的整理要求

　　一筆款項(xiàng)在支付或一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，票據(jù)傳遞到財(cái)務(wù)記賬人員手中，出納據(jù)以記賬并做到日清月結(jié)，負(fù)責(zé)編制記賬憑證的財(cái)務(wù)人員檢查單據(jù)是否保持完好、整齊，對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的歸放在一張記賬憑證里，并予以編號。

　　每個單位從管理角度出發(fā)，在核算各項(xiàng)支出時一般會分部門核算，在填制記賬憑證前，可以將同一部門的相關(guān)單據(jù)擱放在一起，簡化工作量。

　　記賬憑證編制完成后，負(fù)責(zé)憑證審核崗位的財(cái)務(wù)人員對每張憑證逐一審核。記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后，連續(xù)打印，使用專用配套紙張。打印后與對應(yīng)的原始憑證粘貼在一起，注意一般是將左上角粘牢即可，不必將紙張左側(cè)全部粘緊，對于原始憑證較多的，可以不進(jìn)行粘貼，折疊整齊，順序放置，然后用回形針別緊，裝訂時再一并裝訂。

　　二、熟練操作應(yīng)用計(jì)算機(jī)

　　當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)運(yùn)用的普及發(fā)展，會計(jì)電算化的推行，一些傳統(tǒng)的計(jì)算工具已逐步被淘汰，計(jì)算機(jī)已廣泛運(yùn)用在財(cái)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)。因此，辦公軟件特別是財(cái)務(wù)軟件的熟練操作，是財(cái)務(wù)人員應(yīng)掌握的基本功之二。

　　(一)辦公軟件是財(cái)務(wù)人員需要掌握的基本技能。

　　在實(shí)務(wù)操作中，Word 、Excel 、PowerPoint成為工作的主要手段，Word 是現(xiàn)代辦公中使用最多的字處理軟件，滿足對各種文檔的處理要求。Excel電子表格發(fā)揮著極大的計(jì)算、排序、匯總等功能，給會計(jì)的核算職能帶來極大方便。利用PowerPoint可以創(chuàng)建展示演示文稿。

　　(二)財(cái)務(wù)軟件是財(cái)務(wù)人員重要的工作工具。

　　財(cái)務(wù)軟件不僅提高了財(cái)務(wù)人員賬務(wù)處理速度，優(yōu)化了工作質(zhì)量，同時還滿足信息使用者查詢、輸出等需求，其信息量的擴(kuò)充也是不可比擬的。財(cái)務(wù)軟件的操作將計(jì)算機(jī)知識和財(cái)務(wù)專業(yè)知識融合在一起，財(cái)務(wù)人員必須了解和掌握財(cái)務(wù)軟件，熟悉總賬管理、庫存管理、往來款管理、報(bào)表、固定資產(chǎn)管理等各個模塊的具體操作。

　　1.總賬管理

　　總賬管理適應(yīng)于進(jìn)行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項(xiàng)目核算和出納管理等。

　　(1)在開始使用總賬系統(tǒng)前，先進(jìn)行初始設(shè)置，包括會計(jì)科目、外幣設(shè)置、期初余額、憑證類別、結(jié)算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容編制錄入記賬憑證，單位財(cái)務(wù)主管或指定人員進(jìn)行審核憑證，月末記賬，系統(tǒng)自動完成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。

　　(2)個人往來主要進(jìn)行個人借款、還款管理工作，通過個人借款明細(xì)賬及時了解個人借款情況，實(shí)施控制與清欠。

　　(3)部門核算做到會計(jì)業(yè)務(wù)以部門為單位歸集，通過各部門費(fèi)用收支情況，及時控制各部門費(fèi)用的支出，財(cái)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行部門收支分析，為部門考核提供依據(jù)。

　　(4)項(xiàng)目核算可以反映出現(xiàn)金流量的走勢，也是月末生成現(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)來源。

　　(5)出納管理詳細(xì)核算貨幣資金賬務(wù)情況，為出納人員提供了一個辦公環(huán)境，完成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，提供銀行對賬單的錄入、查詢等功能。

　　2.庫存管理

　　庫存管理適應(yīng)于對庫存商品、原材料等進(jìn)行供銷存核算與管理。許多企業(yè)如商品零售業(yè)、制造業(yè)存貨的數(shù)量與品種繁多，對存貨實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理是財(cái)務(wù)部門和倉庫部門的重要工作目標(biāo)，一方面對實(shí)物進(jìn)行分類管理，另一方面建立完整的供銷存管理體系，從賬面上進(jìn)行核算、控制、監(jiān)督，為實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符提供可信的依據(jù)。當(dāng)發(fā)生存貨的購入、領(lǐng)出、調(diào)撥、報(bào)廢、贈予等業(yè)務(wù)時，按原始入庫單、出庫單等記載的名稱、數(shù)量、單價等信息錄入到庫存模塊中，該模塊也具有強(qiáng)大的計(jì)算、查詢等功能，提供存貨的進(jìn)銷存完整信息。

　　依實(shí)際情況的不同，有的單位對于庫存管理不是由財(cái)務(wù)軟件來實(shí)現(xiàn)，而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統(tǒng)來完成，其職能和財(cái)務(wù)軟件是一致的。

　　3.往來款管理

　　往來款管理適應(yīng)于對與本公司有經(jīng)濟(jì)活動業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和供應(yīng)商之間的往來款項(xiàng)，主要通過預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款等會計(jì)科目來核算。初始設(shè)置時，將此類科目設(shè)置為客戶或供應(yīng)商往來輔助核算，建立客戶及供應(yīng)商檔案，每筆往來業(yè)務(wù)發(fā)生時，錄入相應(yīng)的輔助核算內(nèi)容，在實(shí)際工作中還應(yīng)定期與往來單位核對賬目，及時核實(shí)往來款項(xiàng)的最新情況。

　　4.報(bào)表管理

　　報(bào)表管理和上述的總賬管理相輔相成，總賬系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)報(bào)表。月末，完成憑證記賬、損益類結(jié)轉(zhuǎn)的月末處理后，進(jìn)入報(bào)表管理系統(tǒng)，打開報(bào)表表格，進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)鍵字錄入，系統(tǒng)經(jīng)過數(shù)據(jù)計(jì)算整理完畢即生成基本財(cái)務(wù)報(bào)表。注意報(bào)表需要在計(jì)算機(jī)硬盤形成電子表格，打開報(bào)表管理系統(tǒng)中查找出對應(yīng)的路徑。

　　5.固定資產(chǎn)管理

　　固定資產(chǎn)管理進(jìn)行固定資產(chǎn)凈值、累計(jì)折舊等數(shù)據(jù)的核算與管理，反映固定資產(chǎn)增減、原值變化、使用部門變化等。系統(tǒng)啟用前，對資產(chǎn)類別、增減方式、使用狀況、折舊方法等進(jìn)行初始設(shè)置。購置固定資產(chǎn)時，以每一項(xiàng)資產(chǎn)名稱錄入固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)錄入其類別、名稱型號、原值、使用部門、折舊年限等信息，這一步驟的作用非常重要，它是這一模塊的數(shù)據(jù)來源和基礎(chǔ)，錄入的原始卡片應(yīng)準(zhǔn)確無誤。系統(tǒng)具有自動計(jì)提折舊的功能，生成折舊分配憑證，它可以通過記賬憑證的形式傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)。

　　三、做賬踏實(shí)及時

　　做賬，通俗的說，就是把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄下來，會計(jì)電算化的做賬過程，即為錄入記賬憑證的過程。在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，記賬憑證成為電子賬薄的來源和生成賬薄的依據(jù)。

　　在實(shí)務(wù)操作時，財(cái)務(wù)人員直接在計(jì)算機(jī)上使用財(cái)務(wù)軟件，填制記賬憑證的基點(diǎn)是根據(jù)審核無誤的原始憑證，每一張?jiān)紤{證應(yīng)該做到手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)，數(shù)字準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)人員對不真實(shí)、不合法的原始憑證，不予受理;對記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正補(bǔ)充。

　　記賬憑證是總賬系統(tǒng)的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個來源。在錄入憑證時，需要根據(jù)每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)來確定對應(yīng)的會計(jì)科目，這就是理論基礎(chǔ)知識的運(yùn)用了。各單位還會根據(jù)管理需要，在財(cái)務(wù)軟件初始化過程中，設(shè)置科目輔助或備查內(nèi)容，如果組成分錄的科目有輔助核算屬性，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提示輸入輔助明細(xì)內(nèi)容，如現(xiàn)金、銀行存款的現(xiàn)金流量的項(xiàng)目核算，經(jīng)營費(fèi)用、管理費(fèi)用等的部門核算，應(yīng)收(應(yīng)付)賬款的客戶及供應(yīng)商往來核算，這些內(nèi)容在錄入分錄時都需要輸入相關(guān)的信息。

　　做賬基本功，和前面提到的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的基本功，兩者密不可分，只有在熟練掌握計(jì)算機(jī)并且具備扎實(shí)的會計(jì)基礎(chǔ)理論的前提下，才能順利完成做賬工作。

　　四、查賬、找錯嚴(yán)謹(jǐn)審慎

　　財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎?cái)務(wù)體系、財(cái)務(wù)制度都具有嚴(yán)謹(jǐn)性，數(shù)字與數(shù)字之間存在許多勾稽關(guān)系，賬賬、賬表、賬實(shí)相符是對財(cái)務(wù)工作的基本要求。在做賬過程中，一處差錯往往會導(dǎo)致另一處差錯，財(cái)務(wù)人員必須具備查賬、找錯的基本功。

　　財(cái)務(wù)軟件可以通過查賬、匯總等方式將所需數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來，并將需要的發(fā)生項(xiàng)找出來。俗話說：“做賬容易查賬難”。避免賬務(wù)差錯的產(chǎn)生，可以先從做賬及時性著手，對現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等資金類賬戶，做到日清月結(jié)，每日核對賬款是否相符，發(fā)現(xiàn)問題及時查找。對于月末匯總的如原材料出庫單、庫存商品出庫單等，在輸入各管理軟件或表格時，記載日期、單據(jù)號等原始信息，便于日后查找，對單據(jù)數(shù)量較多的分次分批輸入和核對，減少初次錄入時產(chǎn)生的差錯。出現(xiàn)差錯當(dāng)月及時查找，縮小范圍， 找出重點(diǎn)，并在實(shí)際工作中注意不斷的總結(jié)，收集和積累經(jīng)驗(yàn)。

　　五、編報(bào)報(bào)表

　　完整及時報(bào)表是數(shù)字的最后輸出工具，報(bào)表使用者通過閱讀報(bào)表了解整個經(jīng)營狀況、經(jīng)營成果。財(cái)務(wù)軟件的報(bào)表模塊已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)大的制作表格、數(shù)據(jù)運(yùn)算、圖形制作、打印等功能。在總賬模塊中通過編制憑證、審核憑證、記賬、月末結(jié)賬等環(huán)節(jié)后生成基本財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表。除通用財(cái)經(jīng)報(bào)表之外，各單位根據(jù)經(jīng)營管理需要制定內(nèi)部報(bào)表體系，具體核算考核資金、費(fèi)用、成本等各指標(biāo)的執(zhí)行及績效情況，財(cái)務(wù)人員必須有敏感的數(shù)字概念，具備編制報(bào)表的能力，并且真正的理解其含義，為單位高層管理人員經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。

　　六、數(shù)據(jù)分析

　　科學(xué)有效數(shù)據(jù)分析是以財(cái)務(wù)報(bào)表及其他相關(guān)資料為依據(jù)，采用一系列專門的分析技術(shù)和方法，對過去和現(xiàn)在有關(guān)經(jīng)營業(yè)績、分配、籌資、投資等進(jìn)行分析與評價，根據(jù)財(cái)務(wù)活動的歷史資料并考慮到現(xiàn)實(shí)狀況，對未來財(cái)務(wù)活動進(jìn)行預(yù)測。報(bào)表里的每一個數(shù)據(jù)，都反映出一個財(cái)務(wù)指標(biāo)。

　　財(cái)務(wù)分析的基本方法有比較分析法和因素分析法。指標(biāo)分析包含有償債能力、營運(yùn)能力、盈利能力、發(fā)展能力等多項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)的計(jì)算和分析。應(yīng)收賬款資產(chǎn)總額比、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、現(xiàn)金流動負(fù)債比、凈資產(chǎn)收益率等指標(biāo)綜合反映應(yīng)收賬款規(guī)模和周轉(zhuǎn)速度、短期償債能力和盈利發(fā)展能力。

　　財(cái)務(wù)指標(biāo)是數(shù)字化的一種方式，財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分了解其含義，理解其表達(dá)的動態(tài)過程或趨勢，并且注意其時效性。這既是提升財(cái)務(wù)人員自身業(yè)務(wù)能力的要求，也是發(fā)揮財(cái)務(wù)工作管理職能的要求。

　　七、裝訂保管會計(jì)檔案

　　裝訂保管會計(jì)檔案不容忽視以下幾點(diǎn)：

　　1.憑證的裝訂與保管會計(jì)憑證是單位會計(jì)檔案的重要組成部分，會計(jì)憑證一般以月為單位，財(cái)務(wù)人員需要對每月的會計(jì)憑證及時裝訂，以便于查找與保存。憑證裝訂的時間一般在當(dāng)月結(jié)賬工作完成后，不應(yīng)積攢甚至雜亂的堆放。

　　各單位應(yīng)配備財(cái)務(wù)裝訂用工具，如裝訂機(jī)、裝訂線、裝訂針等，也可以使用重型訂書機(jī)，使用比較簡單方便、省時。憑證的裝訂有配套的憑證封面、封底、包角，裝訂前的一些準(zhǔn)備性日常工作也不要忽視，日常保持憑證存放整齊有序，每月在編制憑證的同時，根據(jù)憑證編號大體分冊，用大鐵夾或長尾夾穩(wěn)固下來，便于裝訂成冊。

　　裝訂時，把當(dāng)月全部憑證做個估算，大約平均分成多少冊合適?將封面、記賬憑證、封底、包角放好，反復(fù)羅列檢查是否整齊有序，然后用重型訂書機(jī)將左上角訂牢，包好包角，完成裝訂。最后把封面憑證起止日期、冊數(shù)、憑證號數(shù)等等相關(guān)內(nèi)容填寫完整，加蓋公章。

　　2.賬簿的裝訂與保管日前，手工賬簿已越來越少的發(fā)揮其作用，財(cái)務(wù)軟件的功能使憑證在錄入后自動生成了賬薄。現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬可以根據(jù)管理需要每月打印，總分類賬、明細(xì)分類賬可以以年度為單位，打印成紙制賬簿，裝訂成冊保存。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告類的裝訂與保管月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告也是會計(jì)檔案重要的組成部分。各類報(bào)表在編制完成時應(yīng)做好電子文件存檔工作，同時根據(jù)需要打印紙制報(bào)表，按報(bào)表所屬期間、性質(zhì)做好分類保管。

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、合同文件等其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料。經(jīng)濟(jì)合同比如單位購銷合同等，是財(cái)務(wù)收付款的重要依據(jù)，歸屬財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)保管的，應(yīng)認(rèn)真保存，對履行完畢的合同分門別類做好保存。財(cái)務(wù)人員還應(yīng)做好單位財(cái)務(wù)文件的保管工作，明確保管人員及場所，定期整理立卷，裝訂成冊。

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