利用電算化軟件如何進行結賬

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　　(1)由于某月結完賬后將不能再輸入和修改該月的憑證，所以使用會計軟件時，結賬工作應由專人負責管理，以防止其他人員的誤操作。

　　(2)結賬前應檢查該月的所有憑證是否均已記賬、結賬日期是否正確、其他相關模塊的數據是否傳遞完畢，以及其他結賬條件是否完備。若結賬條件不滿足，則退出本模塊，檢查本月份輸入的會計憑證是否全部登記入賬，只有在本期輸入的會計憑證全部登記入賬后才允許結本月份的賬。與記賬不同的是，一個月可以記賬數次，而只能結一次賬。

　　(3)結賬必須逐月進行，上月未結賬也不允許結本月的賬。若結賬成功，則做月結標志，之后不能再輸入該月的憑證和記該月的賬;若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態(tài)，同時給出提示信息，要求用戶做相應的調整。

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　　(4)年底結賬，則系統(tǒng)自動產生下年度的空白數據文件(即數據結構文件。包括憑證臨時文件、憑證庫文件、科目余額發(fā)生額文件)，并結轉年度余額。同時自動對“固定資產”等會計文件做跨年度連續(xù)使用的處理。

　　(5)跨年度時因年終會計工作的需要，會計軟件允許在上年度未結賬的情況下輸入本年度一月份的憑證;單位可以根據具體情況，將結賬環(huán)境設置為：在上年未結賬的情況下不允許輸入本月的憑證。

　　(6)結賬前應做一次數據備份，如果結賬不正確可以恢復重做。

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