2014年事業(yè)單位考試公文寫作輔導二

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　　第二節(jié)常用公文寫作

　　一、通告

　　(一)通告的分類

　　1.周知性通告突出周知性，政府機關、團體、企事業(yè)單位均可使用。

　　2.規(guī)定性通告突出規(guī)定性，只限行政領導機關或者機關單位領導部門使用。

　　(二)通告的寫作

　　1.規(guī)定性通告的標題通常要寫明事由、文種，重要的通告還要寫明發(fā)文機關。

　　2.通告的正文通常由通告緣由、通告事項、通告結語組成。

　　――通告緣由通常用“為了……，根據(jù)……，特通告如下”的句式寫明發(fā)布通告的目的、依據(jù)和原因;也有些針對存在問題作出相應規(guī)定的通告，開頭簡要說明存在問題的情況、嚴重性和緊迫感，再引出下文。

　　――通告事項是正文的主體，寫明需要大家知道或者遵守的事項，要寫得具體明確，簡潔明白。周知性通告的事項通常比較單一，篇幅很簡短;規(guī)定性通告一般都分條寫明應當遵守的有關事項。

　　――通告常用“特此通告”作結語。有的通告事項寫完即結束全文，也可不再寫結語。有的也以提出希望或執(zhí)行要求作結。

　　3.無論是張貼的或者登報的通告，落款處都應寫明發(fā)文單位和成文日期。

　　4.內(nèi)容簡單的通告常采用篇段合一式結構，內(nèi)容稍多的通告則常用總分條文式結構。

　　5.注意通告與公告的區(qū)別。

　　二、通知

　　(一)通知的特點和用途

　　1.應用廣泛，使用頻率高。一切機關、單位、團體都可以用通知來告知、傳達某種意向或事項。

　　2.有一定的權威性。大多數(shù)通知對受文對象總是有所要求，總是提出了需要執(zhí)行或辦理的事項，有一定的指揮、指導作用。

　　3.有明顯的時效性。

　　通知可用來處理以下事項：批轉(zhuǎn)下級機關、單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級機關的公文：轉(zhuǎn)發(fā)同級機關的公文;轉(zhuǎn)發(fā)不相隸屬機關、單位的公文;發(fā)布行政規(guī)章和管理規(guī)章：傳達要求下級辦理或執(zhí)行的事項;傳達需要有關單位周知的事項。任免和聘用有關人員。

　　(二)通知的分類

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召開會議的通知即會議通知。

　　3.批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)有關文件和發(fā)布規(guī)章、管理規(guī)章的通知上級機關轉(zhuǎn)發(fā)下級的文件，可用批轉(zhuǎn)性通知;下級機關照轉(zhuǎn)上級文件、同級或不相隸屬的機關之間照轉(zhuǎn)文件，均可用轉(zhuǎn)發(fā)性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有關人員。

　　5.公布某些專門事項的通知即事項通知。這類通知主要起知照性作用，設置機構、啟用印章、更正文件、遷址辦公等等專門事項，均用這類通知。

　　(三)通知的基本結構和寫法

　　各類通知均可按以下結構來組織全文。

　　1.標題除極簡單的事情，標題可只寫“XX通知”(如會議通知、停電通知)外，一般說來，應在“通知”前加上發(fā)文機關名稱和事由。

　　2.主送機關指受文單位名稱和個人稱謂。該寫的受文單位和個人不要遺漏，以免誤事。

　　3.正文是通知的主要內(nèi)容。起草時要交代清楚發(fā)文的原因、意圖和目的，通知的什么事情，有哪些具體要求和意見，受文單位應如何辦理。

　　正文的結構大體說來，可以有三種寫法：

　　總分條文式 引言之后將通知事項分為幾點，用順序號分條擬寫，這樣寫的好處是條理清楚，一目了然。

　　歸納式按接性質(zhì)將正文分為幾大部分，如原因、要求、具體措施等等，每一部分集中說明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照辦理。

　　篇段合一式有些內(nèi)容簡單的通知，正文不再分條分部分，通篇就是一段話甚至一句話。

　　4.落款在正文右下方注明發(fā)文機關和成文日期。

　　(四)撰寫各類通知的注意事項

　　1.工作通知這類通知的正文包括通知緣由、通知事項、通知要求。它通常采用總分條文式結構。

　　例如：

　　四川省人民政府關于深入開展農(nóng)田水利基本區(qū)設的通知各市、州、縣人民政府，各地區(qū)行署，省政府各部門：

　　9月18日，國務院召開了全國農(nóng)田水利基本建設電視電話會議;9月上旬，省委、省政府在巴中地區(qū)通江縣召開了全省農(nóng)田水利基本建設工作會議。為了認真貫徹落實好這兩次會議的精神，在今冬明春更大規(guī)模地掀起農(nóng)田水利基本建設的高潮，為明年抗災奪豐收打下堅實的基礎，特作如下通知。

　　一、深化認識?！?/P>

　　二、明確任務?！?/P>

　　三、突出重點。……

　　四、發(fā)動群眾?！?/P>

　　五、增加投入?！?/P>

　　六、確保質(zhì)量?！?/P>

　　七、加強領導。各地要切實加強對農(nóng)田水利基本建設的領導，政府主要領導要親自抓，分管領導要具體抓，“一班人”要共同抓。要精心組織，周密部署，明確任務，制定措施，落實責任。各級領導要改進工作作風，深入第一線，帶頭參加義務勞動，開展調(diào)查研究，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。要繼續(xù)在全省范圍內(nèi)開展“李冰杯”農(nóng)田水利基本建設競賽活動，實行以獎代補的激勵機制。各級各部門要主動配合，積極參與，搞好服務，打好總體戰(zhàn)。

　　一九九六年九月二十四日

　　(印章)

　　(1)通知緣由這部分組成了通知的引言部分。或介紹背景，概述情況，分析形勢;或肯定成績，指出問題;或說明依據(jù)，闡明發(fā)通知的目的、意義或指導思想：或上述內(nèi)容綜合說明、闡述。

　　總之，要盡可能在這部分顯示文章的主旨，表明通知的思路。

　　多數(shù)工作通知采用了總分思路，常常開門見山地在通知緣由部分揭示全文主旨。如上文。

　　少數(shù)工作通知也采用了遞進思路。一種是針對存在嚴重問題說明情況，分析存在問題的原因和嚴重危害性，進而在此基礎上提出解決問題的辦法的通知。這種通知引言部分一般較長，至少循提出問題―分析問題―解決問題的遞進思路將引言分為了三個層次。如下面例文。

　　國務院辦公廳關于繼續(xù)深入開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯(lián)合行動的通知各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部門：

　　《國務院關于開展嚴厲打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動聯(lián)合行動的通知》(國發(fā)[2000]32號)下發(fā)以后，各地區(qū)各部門高度重視，廣大人民群眾積極參與，新聞單位密切配合，集中力量開展了打擊制售假冒偽劣商品違法犯罪活動的聯(lián)合行動(以下簡稱打假聯(lián)合行動)，有力地打擊了制假售假違法犯罪分子的囂張氣焰，一些危害性大、群眾反映強烈的制假售假現(xiàn)象在一定程度上得到遏制，取得了階段性成果。

　　但是，由于歷史和社會的諸多因素，假冒偽劣商品泛濫的局面還沒有從根本上扭轉(zhuǎn)，加之少數(shù)地區(qū)的領導干部對打假工作的重要性認識不足，地方保護主義嚴重，打假工作面臨的形勢仍然十分嚴峻。

　　國務院決定，把打假工作作為整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的重要內(nèi)容，在前一階段打假聯(lián)合行動的基礎上，以食品、藥品、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料、棉花、拼裝汽車為重點，繼續(xù)深入開展聲勢浩大、專群結合、扎實有效的打假專項斗爭，通過對重點商品、重點市場、重點地區(qū)的專項整治，力爭在年內(nèi)使假冒偽劣商品泛濫的局面進一步得到扭轉(zhuǎn)。各地區(qū)各部門要認真貫徹落實全國整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序工作會議精神，進一步提高認識，統(tǒng)一思想，再接再厲，把打假聯(lián)合行動引向深入。

　　為了切實做好當前的打假工作，經(jīng)國務院同意，現(xiàn)將有關事項通知如下：

　　一、明確分工，聯(lián)合行動……

　　二、地方負責，落實責任制……

　　三、依法行政，嚴格執(zhí)法……

　　四、打防結合，綜合治理……

　　五、查處大案要素，抓好督促檢查……

　　打擊制售假冒偽劣商品的違法犯罪活動，是整頓和規(guī)范市場經(jīng)濟秩序的重大舉措，各地區(qū)、各部門要進一步統(tǒng)一思想，振奮精神，克服畏難和厭戰(zhàn)情緒，齊心協(xié)力，重拳打假，為維護我國正常的市場經(jīng)濟秩序作出更大的貢獻。

　　國務院辦公廳

　　二○○一年五月七日

　　這種結構的主旨就不是在開頭段即提出問題的層次擺出來，而是在解決問題的部分提出主旨(下面加點的語句)。這既是在提出問題、分析問題的基礎上水到渠成地得出結論，又起到承上啟下的作用，引出了下文通知事項的具體措施。

　　(2)通知事項這是工作通知的主要部分，要寫明做什么、怎么做，即寫明工作任務、原則規(guī)定、執(zhí)行要求、具體措施、注意事項等。這部分通常采用條文式，大體有三種方法擬寫條文。

　　一種是條文內(nèi)容較為豐富的，常在每一條開頭用一句話概括本條主要精神形成條旨句，然后圍繞條旨句展開條文內(nèi)容。這樣寫提綱挈領，觀點鮮明，易于把握全文重點，理解通知精神。如上面例文就是這種寫法。

　　一種是在第一條開頭用一個名詞性偏正短語(詞組)提示本條內(nèi)容范圍。有人稱其為條首句，其實它還沒有形成句子而是短語(詞組)。如《國務院關于進行第三次全國工業(yè)普查的通知》中，通知事項5條條文的首句分別是“普查的目的、普查的對象和主要內(nèi)容、普查的進度安排、普查的費用、普查的組織與實施”。這樣寫條文清晰，易于把握全文內(nèi)容的范圍。

　　有的在印制通知時，常將條旨句、條首句印為黑體字，以使其更醒目。

　　第三種是有些條文內(nèi)容比較簡單的，也可不要條旨句、條首句，而是直接陳述條文內(nèi)容。

　　(3)通知要求即通知的結語部分。以要求、希望來結束全文，是工作通知寫法上的一個特點。也有的通知不寫這部分，通知事項言盡文止。

　　2.會議通知

　　這類通知寫法比較簡單、靈活。

　　一種是通過文件傳遞渠道發(fā)出的會議通知，這種通知一般應寫明召開會議的原因、目的、會議名稱、主要議題、到會人員、會議及報到時間、地點、需要準備的材料等。有些通知還應寫明赴會的交通路線及交通工具運營班次或接待安排，以方便遠方赴會的人。應做到內(nèi)容周密、語言清楚、表述準確。他也常采用總分條文式或條文式，有的在條首標明“會議議題、會議時間、會議地點、出席人員”之類。

　　一種是供機關、單位內(nèi)部張貼或廣播的周知性會議通知，這種通知正文開頭可不寫受文對象，在通知事項中說明出席人員。語言力求簡短、明白。例如：

　　會議通知

　　經(jīng)局長辦公會商定，于5月20日(星期一)下午2至4時在本局第一會議室召開全局職工大會，傳達市政府整頓機關作風工作會議精神，布置我局整改工作。請準時出席。

　　x x市人事局辦公室

　　二○○二年五月十六日

　　一種是傳閱式會議通知，受文對象不在正文開頭，常在正文之后用“此致”引出受文對象，或在通知后面附表列出出席會議人員名單，供簽“知”用。這種通知也可事先印成表格式，將有關內(nèi)容填入就行了。

　　3.批轉(zhuǎn)、發(fā)布性通知這類通知應注意行文的完整性。這類通知是針對被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件或發(fā)布的行政規(guī)章而發(fā)的，通知成了正件，原文件或規(guī)章成了附件。正件、附件一起，組成了完整的通知。

　　例如：

　　成都市人民政府批轉(zhuǎn)市計委、外經(jīng)委關于鼓勵外商投資我市服務貿(mào)易領域意見的通知各區(qū)(市)縣人民政府

　　市計委、市外經(jīng)委《關于鼓勵外商投資我市服務貿(mào)易領域的意見》已經(jīng)市政府同意，現(xiàn)批轉(zhuǎn)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　二○○一年三月二十一日(印章)

　　《關于鼓勵外商投資我市服務貿(mào)易領域的意見》(略)

　　批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的正文包括兩個部分：轉(zhuǎn)發(fā)對象和批注意見。轉(zhuǎn)發(fā)對象要寫明文件名稱及原發(fā)文單位;批注意見要寫明對所轉(zhuǎn)發(fā)文件的態(tài)度、意見和執(zhí)行要求。

　　發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫祛比較簡單，一般寫上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認真貫徹執(zhí)行”即可。有的還要寫明批準、通過的依據(jù)、時間、形式或生效日期，有的簡要寫明規(guī)章或規(guī)章制度的基術精神和貫徹執(zhí)行的原則意見。

　　基層機關單位層層轉(zhuǎn)發(fā)上級有關文件的通知，在標題中往往會出現(xiàn)兩個以上的“關于”和“通知”，結構顯得累贅?？珊喕@種標題，省略掉中間轉(zhuǎn)發(fā)的層層過橋，直轉(zhuǎn)最上級領導機關發(fā)文標題，而正文中說明轉(zhuǎn)發(fā)情況。例如：

　　××縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)<省糧食局轉(zhuǎn)發(fā)[國內(nèi)貿(mào)易部關于報送來信來訪工作統(tǒng)計的通知〕的通知)的通知》的通知

　　可改寫為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國內(nèi)貿(mào)易部關于報送來信來訪工作統(tǒng)計的通知的通知》，就簡明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)的《xx通知》”，這樣，有利于上下級關系的協(xié)調(diào)。

　　4.任免通知其正文寫法極為規(guī)范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據(jù)和內(nèi)容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。

　　5.事項通知這類通知涉及的內(nèi)容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數(shù)內(nèi)容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結構形式。

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