2013年自考辦公自動化原理及應用筆記第六章
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第六章文檔一體化系統(tǒng)
(一)文檔一體化-辦公自動化系統(tǒng)中進行信息控制和管理的主要形式
1、識記：(1)公文與檔案的關系;
公文種類拓展(一般公文、常用公文、專業(yè)公文、電子郵件)、公文載體上的擴展
檔案-過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄
①檔案來源于文件。一般來說，檔案是在文件使用或辦理完畢后，經(jīng)過鑒定歸檔轉(zhuǎn)化形成的。
②公文是檔案的前身。公文是為處理事務而制作的，當事務處理完畢時有關該事務的一系列公文的內(nèi)容也就自然地成為該事務過程和結(jié)果的原始記錄，經(jīng)過選擇后保存下來便轉(zhuǎn)化為檔案。
?、酃牡闹饕饔檬窃谕瓿珊吞幚硎挛镏邪l(fā)揮規(guī)劃、指導、修正等現(xiàn)行效用，具有明顯的時效性。檔案的主要作用便是在研究、稽核該事務時發(fā)揮憑證和查考作用，在研究該事務的發(fā)展及其與其他社會活動的關系中發(fā)揮參考作用，具有明顯的回溯性。
(2)文化生命周期理論-研究文件產(chǎn)生、運動、變化的過程和規(guī)律的理論。
生命周期劃分為四個階段-制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段、永久保存階段。
(3)文檔一體化的作用
①使檔案收集完整、系統(tǒng)、便捷、準確、安全;②文檔超前控制;③提高信息檢索效率;
?、芸茖W決策的需要;⑤提高行政效率;⑥有利于人、財、物的合理利用
2、領會：(1)文檔一體化的含義-從文書和檔案工作全局出發(fā)，實現(xiàn)從文件生成制發(fā)到歸檔管理的全過程控制。包括文檔實體生成一體化、文檔管理一體化、文檔信息利用一體化、文檔規(guī)范一體化。
(2)實行文檔一體化的條件：
?、倮眄樄芾眢w制，完善組織機構;②進行標準化建設;③改變陳舊觀念，培養(yǎng)與一體化相適應的人才;
(3)文檔一體化模式①機關內(nèi)部文件、檔案管理一體化;②機關之間從機構和職能上進行一體化;③建立有人、財、物和管理自主權的文件中心
(二)文檔一體化計算機系統(tǒng)的組成
1、領會：文檔一體化系統(tǒng)維護的主要內(nèi)容-一般項目維護、主題詞維護、分類維護、代碼維護、數(shù)據(jù)維護
系統(tǒng)維護-在系統(tǒng)運行過程中，為使其能正常運轉(zhuǎn)而進行的保養(yǎng)、維修及改善工作。
一般項目維護-文件類型、檔案類型、著錄項目設置、用戶管理
主題詞標引-公文和檔案在加工存儲檢索過程中，將其內(nèi)容主題的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化主題詞法語言過程
主題詞維護-詞表建立和詞表管理
分類維護-把的檔案按其來源、內(nèi)容、時間或其他形式特征，劃分為若干類別，使其進一步條理化、秩序化。
中國檔案分類法-規(guī)范化了的檔案分類語言，進行檔案分類標引的依據(jù)和工具
檔案分類表的類目是一種標志，代表一組具有共同屬性的檔案。
從屬關系-通過設置下位類實現(xiàn)，并列關系-同位類關系
代碼是系統(tǒng)為常用錄入項提供的簡短符號，使用代碼有助于減少錄入量，提高系統(tǒng)效率
數(shù)據(jù)維護-數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復、整理數(shù)據(jù)(重建數(shù)據(jù)庫索引文件，將邏輯刪除數(shù)據(jù)物理刪除，刪除臨時文件)
2、應用：文檔一體化系統(tǒng)的組成(公文子系統(tǒng);歸卷子系統(tǒng);檔案管理子系統(tǒng))。
文檔一體化計算機系統(tǒng)是采用計算機技術來實現(xiàn)的文書、檔案一體化管理的系統(tǒng)。
公文子系統(tǒng)記錄了文書處理過程中文件信息的流動和處理狀況
歸卷子系統(tǒng)進行公文信息向檔案信息的轉(zhuǎn)化過程。
作用：①它是公文子系統(tǒng)和檔案管理子系統(tǒng)的銜接部分，控制著公文數(shù)據(jù)向檔案數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化過程。轉(zhuǎn)化的條件可由該子系統(tǒng)自動控制。
?、谌绻臄?shù)據(jù)格式標準與檔案數(shù)據(jù)格式標準需要統(tǒng)一，那么在進行歸卷的同時，還應進行數(shù)據(jù)格式和標準的轉(zhuǎn)化工作，這就為檔案數(shù)據(jù)與公文數(shù)據(jù)相互交換、數(shù)據(jù)共享掃除了障礙。
③在歸卷子系統(tǒng)中進行的案卷定義和歸卷工作為檔案管理子系統(tǒng)提供了操作對象和數(shù)據(jù)內(nèi)容。
邏輯組卷的主要方式有自動組卷和手工組卷。
自動組卷：系統(tǒng)提示用戶輸入組卷條件-計算機自動將符合條件的文件增添到卷內(nèi)
手工組卷-手戶直接在計算機屏幕上通過鍵盤或鼠標進行文件的移動，手工將文件添入案卷內(nèi)
邏輯組卷向?qū)嶓w組卷轉(zhuǎn)化情況：①邏輯組卷的結(jié)果直接作為實體組卷的依據(jù);②借助邏輯組卷簡化立卷工作，實體組卷并不與邏輯組卷結(jié)果完全吻合;③不進行傳統(tǒng)意義上的立卷，按流水號歸卷，依照邏輯組卷查詢。
檔案管理子系統(tǒng)負責檔案信息的管理活動-檔案檢索、檔案借閱、檔案統(tǒng)計、檔案編研
檔案檢索-案卷檢索(按主題詞檢索、按檔號查詢、按年度查詢、按案卷題名查詢)、文件檢索
檔案借閱-檔案借閱、檔案歸還
(三)文檔一體化系統(tǒng)的實現(xiàn)-系統(tǒng)工程理論(運用系統(tǒng)思想和系統(tǒng)方法指導工程實踐活動)指導下進行。
1、識記：文檔一體化系統(tǒng)需求分析-在對傳統(tǒng)文檔工作操作流程、工作環(huán)境、人員狀況等進行分析的基礎上，明確計算機文檔一體化系統(tǒng)開發(fā)的目標、系統(tǒng)應具有的功能，并寫出書面的系統(tǒng)需求說明書。
需求分析內(nèi)容
?、僦攸c解決好在文書、檔案獨立管理體制下由于脫節(jié)嚴重造成的問題②文檔材料的基本情況③管理質(zhì)量要求
2、應用：系統(tǒng)設計是根據(jù)在系統(tǒng)分析階段商定的系統(tǒng)邏輯功能，結(jié)合實際條件，具體設計系統(tǒng)實施方案
結(jié)構化設計方法-將整個系統(tǒng)按不同的功能和層次劃分為一個個功能簡單明確且相對獨立的部分-模塊
(1)歸檔子系統(tǒng)的設計;P182、189(2)檔案管理子系統(tǒng)設計;P184、190(3)檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構設計P187
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