工程項(xiàng)目管理中的合同交底

　　合同是平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。建議項(xiàng)目合同管理就是為保證參與工程建設(shè)的合同雙方(業(yè)主與承包商、業(yè)主與監(jiān)理)全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)，行使合同賦予的合法權(quán)利所進(jìn)行的一系列的管理活動(dòng)。近年來(lái)，由于參與工程建設(shè)的各方缺乏合同管理人才，合同管理工作薄弱，技術(shù)管理人員合同管理意識(shí)不強(qiáng)，致使合同履行過(guò)程中的糾紛和違約現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，給合同當(dāng)事人造成了許多可避免或減少的經(jīng)濟(jì)損失。筆者在從事監(jiān)理工作中接觸了不少國(guó)內(nèi)一級(jí)、二級(jí)施工企業(yè)，以及同行監(jiān)理單位，發(fā)現(xiàn)很多單位在簽訂合同時(shí)，公司總部一級(jí)都很重視，但一旦合同簽訂后，對(duì)合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項(xiàng)工作，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對(duì)合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛目下的隱患。如中建某公司在福建某項(xiàng)目部的材料員因不熟悉合同，發(fā)生安裝材料采購(gòu)不符合合同規(guī)定導(dǎo)致重大損失的事故，就是因?yàn)轫?xiàng)目部缺乏合同管理人員并且項(xiàng)目負(fù)責(zé)人事先未進(jìn)行嚴(yán)格的合同交底所造成。本文根據(jù)近年來(lái)從事合同管理的實(shí)踐和體會(huì)，闡述合同管理中合同交底的重要性、基本內(nèi)容和程序，以引起企業(yè)的重視，供合同管理人員參考。

　　一、合同交底的必要性

　　1.合同交底是項(xiàng)目部技術(shù)和管理人員了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。因此，項(xiàng)目部全體成員必須首先熟悉合同的全部?jī)?nèi)容，并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨?lái)工作上的失誤。由于項(xiàng)目部成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，條款之間的聯(lián)系復(fù)雜，合同語(yǔ)言難以理解，因此難于保證每個(gè)成員都能吃透整個(gè)合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢(shì)必影響其在遇到實(shí)際問(wèn)題時(shí)處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實(shí)施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對(duì)項(xiàng)目部全體成員進(jìn)行合同交底是必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)。

　　2.合同交底是規(guī)范項(xiàng)目部全體成員工作的需要。界定合同雙方當(dāng)事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商)的權(quán)利義務(wù)界限，規(guī)范各項(xiàng)工程活動(dòng)，提醒項(xiàng)目部全體成員注意執(zhí)行各項(xiàng)工程活動(dòng)的依據(jù)和法律后果，以使在工程實(shí)施中進(jìn)行有效的控制和處理，是合同交底的基本內(nèi)容之一，也是規(guī)范項(xiàng)目部工作所必須的。由于不同的公司對(duì)其所屬項(xiàng)目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致，工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同，但面對(duì)特定的項(xiàng)目，其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求，必須用合同規(guī)范自己的工作。要達(dá)到這一點(diǎn)，合同交底也是必不可少的工作。通過(guò)交底，可以讓內(nèi)部成員進(jìn)一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)的范圍、工作的程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權(quán)利義務(wù)的界限不清引起的內(nèi)部職責(zé)爭(zhēng)議和外部合同責(zé)任爭(zhēng)議的發(fā)生，提高合同管理的效率。

　　3.合同交底有利于發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題，并利于合同風(fēng)險(xiǎn)的事前控制。合同交底就是合同管理人員向項(xiàng)目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作的合同約定和要求等內(nèi)容。它包括合同分析、合同交底、交底的對(duì)象提出問(wèn)題、再分析、再交底的過(guò)程。因此，它有利于項(xiàng)目部成員領(lǐng)會(huì)意圖，集思廣益，思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問(wèn)題，如合同中可能隱藏著的各類風(fēng)險(xiǎn)、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免因在工作過(guò)程中才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題帶來(lái)的措手不及和失控，同時(shí)也有利于調(diào)動(dòng)全體項(xiàng)目成員完善合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施，提高他們合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。

　　4.合同交底有利于提高項(xiàng)目部全體成員的合同意識(shí)，使合同管理的程序、制度及保證 體系落到實(shí)處。合同管理工作包括建立合同管理組織、保證體系、管理工作程序、工作制度等內(nèi)容，其中比較重要的是建立諸如合同文檔管理、合同跟蹤管理、合同變更管理、合同爭(zhēng) 議處理等工作制度，其執(zhí)行過(guò)程是一個(gè)隨實(shí)施情況變化的動(dòng)態(tài)過(guò)程，也是全體項(xiàng)目成員有序參與實(shí)施的過(guò)程。每個(gè)人的工作都與合同能否按計(jì)劃執(zhí)行完成密切相關(guān)，因此項(xiàng)目部管理人員都必須有較強(qiáng)的合同意識(shí)，在工作中自覺(jué)地執(zhí)行合同管理的程序和制度，并采取積極的措施防止和減少工作失誤和偏差。為達(dá)到這一目標(biāo)，在合同實(shí)施前進(jìn)行詳細(xì)的合同交底是必要的。

　　二、合同交底的程序

　　合同交底是公司合同簽訂人員和精通合同管理的老師向項(xiàng)目部成員陳述合同意圖、合同要點(diǎn)、合同執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程，通?？梢苑謱哟伟匆欢ǔ绦蜻M(jìn)行。層次一般可分為三級(jí)，即公司向項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人交底，項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人向項(xiàng)目職能部門(mén)負(fù)責(zé)人交底，職能部門(mén)負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員交底。這三個(gè)層次的交底內(nèi)容和重點(diǎn)可根據(jù)被交底人的職責(zé)有所不同。筆者根據(jù)多年的實(shí)踐和研究，認(rèn)為按以下程序交底是有效可行的。

　　1.公司合同管理人員向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目合同管理人員進(jìn)行合同交底，全面陳述合同背景、合同工作范圍、合同目標(biāo)、合同執(zhí)行要點(diǎn)及特殊情況處理，并解簽項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目合同管理人員提出的問(wèn)題，最后形成書(shū)面合同交底記錄。

　　2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或由其委派的合同管理人員向項(xiàng)目部職能部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、合同執(zhí)行計(jì)劃、各職能部門(mén)的執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，并解答各職能部門(mén)提出的問(wèn)題，最后形成書(shū)面交底記錄。

　　3.各職能部門(mén)負(fù)責(zé)人向其所屬執(zhí)行人員進(jìn)行合同交底，陳述合同基本情況、本部門(mén)的合同責(zé)任及執(zhí)行要點(diǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，并答所屬人員提出的問(wèn)題，最后形成書(shū)面交底記錄。

　　4.各部門(mén)將交底情況反饋給項(xiàng)目合同管理人員，由其對(duì)合同執(zhí)行計(jì)劃、合同管理程序、合同管理措施及風(fēng)險(xiǎn)防范措施進(jìn)行進(jìn)一步修改完善，最后形成合同管理文件，下發(fā)各執(zhí)行人員，指導(dǎo)其活動(dòng)。

　　合同交底是合同管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，需要各級(jí)管理和技術(shù)人員在合同交底前，認(rèn)真閱讀合同，進(jìn)行合同分析，發(fā)現(xiàn)合同問(wèn)題，提出合理建議。避免走形式，以使合同管理有一個(gè)良好的開(kāi)端。

　　三、合同交底的內(nèi)容

　　合同交底是以合同分析為基礎(chǔ)、以合同內(nèi)容為核心的交底工作，因此涉及到合同的全部?jī)?nèi)容，特別是關(guān)系到合同能否順利實(shí)施的核心條款。合同交底的目的是將合同目標(biāo)和責(zé)任具體落實(shí)到各級(jí)人員的工程活動(dòng)中，并指導(dǎo)管理及技術(shù)人員以合同作為行為準(zhǔn)則。合同交底一般包括以下主要內(nèi)容：

　　1.工程概況及合同工作范圍;

　　2.合同關(guān)系及合同涉及各方之間的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任;

　　3，合同工期控制總目標(biāo)及階段控制目標(biāo)，目標(biāo)控制的網(wǎng)絡(luò)表示及關(guān)鍵線路說(shuō)明;

　　4.合同質(zhì)量控制目標(biāo)及合同規(guī)定執(zhí)行的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序;

　　5.合同對(duì)本工程的材料、設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收的規(guī)定;

　　6.投資及成本控制目標(biāo)，特別是合同價(jià)款的支付及調(diào)整的條件、方式和程序;

　　7.合同雙方爭(zhēng)議問(wèn)題的處理方式、程序和要求;

　　8.合同雙方的違約責(zé)任;

　　9.索賠的機(jī)會(huì)和處理策略;

　　10.合同風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)容及防范措施;

　　11. 合同進(jìn)展文檔管理的要求。