了解企業(yè)信息化人力資源管理方式

　　引言

　　信息化人力資源管理是當(dāng)今人力資源管理領(lǐng)域的熱點問題。信息化人力資源管理，即人力資源信息化，那么什么是人力資源信息化呢？這其中有狹義和廣義兩方面的定義，在狹義的意義上來看，信息化人力資源管理就是以現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)為基礎(chǔ)，來對傳統(tǒng)意義上的人力資源進(jìn)行管理。從廣義上說，人力資源信息化是基于電子商務(wù)理念的所有電子化人力資源管理工作。

　　人力資源管理信息化主要包括三個層面：一是數(shù)據(jù)電子化，二是流程的電子化，三是管理的電子化，即運用一些數(shù)學(xué)模型、信息管理模型和計算機(jī)仿真模型，對企業(yè)的人力資源管理進(jìn)行優(yōu)化控制和戰(zhàn)略分析，從而為企業(yè)管理和決策提供支持。

　　1、人力資源管理信息化的發(fā)展歷程

　　上世紀(jì)80年代初，隨著計算機(jī)在管理領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，國外一些先進(jìn)的應(yīng)用軟件企業(yè)開始將關(guān)注點聚焦于人力資源管理領(lǐng)域。首先利用應(yīng)用軟件進(jìn)行的是人力資源管理中最復(fù)雜最繁重的薪資管理，這大大降低了該項工作的繁冗程度并且提高了效率。

　　到了80年代的中后期，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和組織對信息化要求的普遍提高，很多企業(yè)已經(jīng)不再滿足于單一的、孤立的人力資源信息化狀態(tài)，管理者需要及時的掌握最新的人力資源狀況。因此網(wǎng)絡(luò)化逐步被運用到人力資源管理活動中，并且成為了人力資源信息化系統(tǒng)的關(guān)鍵應(yīng)用技術(shù)，這期間大量的網(wǎng)絡(luò)版的人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶給人力資源管理，或者說網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶給各種管理工作的不僅僅是一種簡單的技術(shù)更新，更是一種革命。

　　隨著組織管理思想的逐步成熟，人們開始認(rèn)識到，人力資源管理不僅僅是組織內(nèi)部的一種輔助的管理行為，而是組織生存和發(fā)展的關(guān)鍵。[1]這時，人們開始考慮如何改善企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理狀況。這種管理思想的變革，逐漸的延伸到人力資源信息化，于是出現(xiàn)了e-HR這種新的人力資源信息化模式。

　　2、加強人力資源管理信息化建設(shè)的必要性

　　隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展及其對社會經(jīng)濟(jì)各方面的強力滲透，無疑對人力資源及其管理也產(chǎn)生了深刻的影響。

　　首先，加強人力資源管理信息化建設(shè)，有利于整合管理資源，降低管理成本。通過開發(fā)或者引入人力資源管理系統(tǒng)，企業(yè)可以整合現(xiàn)有的管理資源，為其他管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)平臺。人力資源信息包括最為完善的員工背景信息，可以說是企業(yè)所有員工作為豐富的信息庫。[2]對人力資源進(jìn)行信息化管理可以方便企業(yè)在進(jìn)行其他管理時方便地調(diào)取各種信息。

　　其次，加強人力資源管理信息化建設(shè)是提高管理效率的需要?？记凇⒐べY發(fā)放、員工信息管理等工作作為人力資源管理日常性的事務(wù)，往往要持續(xù)占據(jù)人力資源管理人員的大量時間，手工操作不僅效率低下，而且容易出錯。同時，因為缺乏有效的技術(shù)手段，一些基礎(chǔ)性的人力資源信息收集和分析工作顯得十分繁雜，并且收集到的信息不能有效的共享。人力資源管理信息化可使上級的有關(guān)信息和資料直接傳遞到基層，有利于管理和政策的實施。另外，人力資源管理信息化有助于企業(yè)迅速、有效地收集各種信息，加強內(nèi)部溝通，加強對全系統(tǒng)人力資源管理的實時監(jiān)控，提高人力資源管理部門的工作效率。

　　最后，辦公室的自動化也和人力資源信息化管理的關(guān)系極為密切。因為人力資源管理從廣義上來講，也是屬于辦公系統(tǒng)的一部分，如果人力資源管理實現(xiàn)了信息化，也可以說是辦公系統(tǒng)實現(xiàn)了自動化。傳統(tǒng)的人力資源管理技術(shù)主要以紙和筆為主要工具，其效率較低，并且檢索性較差。再以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)已成為人力資源管理者的主要勞動工具，無論是人員培訓(xùn)、崗位分析、招聘和錄用資料的處理，還是面試、筆試、績效評估，都可以運用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成。

　　3、中國企業(yè)人力資源管理信息化過程中的障礙

　　得益于計算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化人力資源管理從80年代初開始興起于國外，隨著90年代以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人力資源管理信息化的趨勢更是愈來愈明顯。而我國在80年代初才剛剛實現(xiàn)改革開放，引進(jìn)人力資源管理信息化理念更是90年代以后的事，受困于我國落后的計算機(jī)信息技術(shù)和計劃經(jīng)濟(jì)體制殘留的保守僵化思想，我國的人力資源管理信息化的發(fā)展并不順利，一般來說，主要有以下幾個方面的問題：

　　3.1 企業(yè)管理人員的觀念落后

　　人力資源的管理較為復(fù)雜，牽扯到企業(yè)內(nèi)部的每個人，信息化人力資源管理更是如此，所以企業(yè)各方的配合支持是極為重要的，尤其是高層人員，更是需要對此給予足夠的重視。當(dāng)前有不少企業(yè)的高層管理人員對人力資源管理信息化的理解不夠，沒有認(rèn)識到其重要性，存在著各種各樣的誤區(qū)。[3]很多的管理者認(rèn)識不到人力資源信息化管理的重要性，目光短淺，只關(guān)注能直接創(chuàng)造效益的項目和工作，將其視為可有可無甚至是負(fù)擔(dān)。

　　3.2 企業(yè)信息化的硬件水平較低

　　所謂企業(yè)信息化的硬件，主要是指的企業(yè)人力資源信息化的操作水平、建立信息化企業(yè)人力資源庫所需的設(shè)備等等，這與被稱為企業(yè)軟件的信息化管理觀念正相對。信息化人力資源管理人才，不光是需要專業(yè)技術(shù)人員，同時這些管理人員還需具備傳統(tǒng)人力資源管理人員所具備的對企業(yè)未來規(guī)劃的理解，對企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的熟悉，還要具備做企業(yè)員工思想工作的能力。因此，當(dāng)前的人力資源管理人員，不但是IT人才，還是人力資源和IT的混合人才。

　　3.3 追求一步到位，造成停滯不前

　　很多單位在進(jìn)行人力資源信息化的過程中，出于長遠(yuǎn)的考慮，往往趨向于選擇完美的軟件系統(tǒng)。事實上，成功的人力資源信息化是一個循序漸進(jìn)的過程，不可能一蹴而就，盲目追求完美解決方案可能導(dǎo)致企業(yè)為適應(yīng)先進(jìn)的管理模式和業(yè)務(wù)流程，而對現(xiàn)在的管理模式進(jìn)行大規(guī)模的再造，引起一場“管理革命”。[4]中國企業(yè)近70%沒有實現(xiàn)完全的市場化運作，因此采用漸進(jìn)式改革更為合適。

　　4、信息化人力資源系統(tǒng)方法

　　企業(yè)信息化人力資源系統(tǒng)的建立，在技術(shù)上需要注意以下幾個方面：

　　4.1 協(xié)同辦公

　　將辦公收發(fā)文件的處理與其他各項業(yè)務(wù)活動尤其是人力資源管理活動協(xié)同，達(dá)到業(yè)務(wù)信息處理和辦公自動化相結(jié)合，辦公和業(yè)務(wù)協(xié)同，利用辦公自動化協(xié)同并推動業(yè)務(wù)信息化尤其是人力資源管理信息化處理。

　　4.2 協(xié)同檔案管理

　　將員工的檔案管理與日常業(yè)績考核的相關(guān)信息進(jìn)行協(xié)同，利用信息系統(tǒng)完成檔案的自動歸檔，提高檔案管理的功能，方便信息的檢索，使得業(yè)務(wù)管理與檔案管理進(jìn)行互動，提高檔案管理的管理效率，同時提高業(yè)務(wù)的處理能力。

　　4.3 人機(jī)協(xié)調(diào)

　　通過業(yè)務(wù)技術(shù)的處理，實現(xiàn)人機(jī)的協(xié)調(diào)工作，包括時間的協(xié)調(diào)，業(yè)務(wù)處理的協(xié)調(diào)，從業(yè)務(wù)處理的各個角度通過信息系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)輔助，能夠提供即時的信息幫助；并通過操作人員的合適處理、簡單操作進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理，達(dá)到人與機(jī)器的充分協(xié)調(diào)。

　　4.4 數(shù)據(jù)信息自動匹配，輔助業(yè)務(wù)決策

　　在員工管理的過程中，考核人員經(jīng)常要對多種考核標(biāo)準(zhǔn)、管理要求、法規(guī)依據(jù)等因素進(jìn)行檢查然后再做出合適的處理結(jié)果。在系統(tǒng)中利用計算機(jī)查找各類供參考的規(guī)則或事實，并自動對數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，提示信息提出處理建議，讓管理人員可以從容地根據(jù)這些信息做出最恰當(dāng)?shù)奶幚怼?/P>

　　4.5 數(shù)據(jù)的輸入與輸出

　　數(shù)據(jù)的輸入輸出是系統(tǒng)使用及性能的重要體現(xiàn)，達(dá)到合理簡便的數(shù)據(jù)輸入，系統(tǒng)采集足夠的信息資源，有效的數(shù)據(jù)輸出，展現(xiàn)系統(tǒng)的處理結(jié)果，以實現(xiàn)系統(tǒng)的信息化目標(biāo)。這要求系統(tǒng)必須能夠?qū)崿F(xiàn)輸入的正確性、規(guī)范性、合法性和便利性，也保證輸出的數(shù)據(jù)豐富、靈活便捷、具有人性化。

　　4.6 數(shù)據(jù)保護(hù)

　　為了更好地保護(hù)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全，首先需要認(rèn)識數(shù)據(jù)庫安全的重要性，搞清楚受到哪些主要威脅，正確理解數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全要求，才能確定合理的安全策略。數(shù)據(jù)庫主要的安全要求是數(shù)據(jù)庫的完整性、可靠性、保密性、可用性和可靠性。其中完整性包括物理完整性、邏輯完整性和元素完整性；保密性要求包括訪問控制、用戶認(rèn)證、審計跟蹤、數(shù)據(jù)加密等內(nèi)容。

　　5、企業(yè)進(jìn)行人力資源管理信息化的過程中應(yīng)該注意的方面

　　5.1系統(tǒng)規(guī)劃對于人力資源管理信息化的實現(xiàn)具有重要作用

　　從系統(tǒng)的觀點出發(fā)對人力資源管理的信息化過程進(jìn)行統(tǒng)籌考慮。人力資源管理信息化建設(shè)不是一朝一夕的事，也不是一次開發(fā)就能完成的事，需要企業(yè)結(jié)合行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、逐步完善、不斷提升。對人力資源管理信息系統(tǒng)工程的建設(shè)難度有足夠的估計，對建設(shè)過程和模式的認(rèn)識要統(tǒng)一。不僅要從整體上考察人力資源管理信息化的重要作用和實施步驟，同時系統(tǒng)科學(xué)的細(xì)分到人力資源管理信息化實現(xiàn)過程中的每一步，對各項實施工作加以規(guī)劃，也對各項任務(wù)的責(zé)任人有明確的規(guī)劃。[5]

　　5.2 人力資源管理信息系統(tǒng)運行的內(nèi)外環(huán)境要充分融合

　　e-HR系統(tǒng)解決方案實施過程必須同時考察系統(tǒng)運行的內(nèi)外部環(huán)境。實施一套新的程序系統(tǒng)需要考慮內(nèi)外部環(huán)境的諸多因素，諸如企業(yè)內(nèi)部原有的管理制度、企業(yè)員工的素質(zhì)、企業(yè)文化等內(nèi)部因素和外部環(huán)境的很多因素都可能影響到人力資源管理系統(tǒng)的運行。持續(xù)不斷的修正管理制度和管理流程，使得系統(tǒng)本身和運行的內(nèi)外部環(huán)境相匹配，這樣才能使新型的管理模式得以無障礙的推行。

　　5.3 充分利用各類資源

　　企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)外部資源。一方面企業(yè)應(yīng)當(dāng)向人力資源管理信息化水平高的企業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒他人成熟的經(jīng)驗，有效的實現(xiàn)信息共享。另一方面，需要加強對員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的學(xué)習(xí)意識和學(xué)習(xí)能力，特別是主動獲取知識的能力，形成學(xué)習(xí)型組織模式。

　　5.4 動態(tài)對待人力資源管理信息化的實現(xiàn)

　　在人力資源管理信息系統(tǒng)的實施過程和系統(tǒng)使用的過程中要前瞻性地考慮未來可能發(fā)生的各種情況，做到未雨綢繆，避免不利因素對未來工作造成干擾。人力資源管理信息化的過程中會遇到這樣那樣的困難，企業(yè)在實施過程中應(yīng)當(dāng)充分收集相關(guān)信息，預(yù)測可能出現(xiàn)的問題，做好應(yīng)急方案。以免問題出現(xiàn)時倉皇應(yīng)對，耽誤人力資源管理信息化的進(jìn)程。

　　5.5 實現(xiàn)人力資源管理信息化要及時準(zhǔn)確地進(jìn)行系統(tǒng)評價

　　任何管理活動都需要及時的進(jìn)行控制，在人力資源管理信息系統(tǒng)實施完成后需要及時進(jìn)行效果評價，科學(xué)評估項目實施存在的問題，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正偏差，保證實施的效果和計劃一致，使人力資源管理信息系統(tǒng)發(fā)揮最佳作用。

　　6、結(jié)語

　　目前很多企業(yè)都在實施信息化的過程中，我國的企業(yè)在硬件和軟件方面都存在很大的不足，所以實施人力資源管理信息化時會遇到很多問題。需要肯定的是人力資源管理信息化是企業(yè)人力資源管理活動的必然趨勢，因此企業(yè)需要堅定決心，多動腦筋，克服遇到的困難，實現(xiàn)人力資源管理的信息化。