2013年北京會計證《會計電算化》預習：會計電算化檔案的基本要求

更新時間：2012-11-08 08:47:26 來源：|0

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　　【本節(jié)要點】

　　紙質(zhì)會計檔案的打印及保存、電子會計檔案的保存、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管、制定與實施檔案管理制度、安全和保密措施。

　　【本節(jié)內(nèi)容】

　　會計檔案保管是重要的會計基礎(chǔ)工作，是保存單位歷史業(yè)務信息，檢查以前年度經(jīng)濟責任和績效考核的重要依據(jù)，單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，切實地把會計檔案管好。在實現(xiàn)會計電算化后，會計檔案增加了新的內(nèi)容，也具有與手工不同的特點。電算化方式下的會計檔案具有磁性化、電子化和隱性化的特點，而《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定沒有包括這方面的內(nèi)容，因此對會計電算化檔案的管理要根據(jù)《會計法》的基本要求，參照和借鑒《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，并結(jié)合會計電算化的特點來進行。

　　實行會計電算化后，會計檔案應包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)以其他磁性介質(zhì)或光盤(磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等)存儲的會計數(shù)據(jù)，以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。

　　電算化方式下的會計數(shù)據(jù)包括：(1)會計憑證、會計賬簿、會計報表(包括報表格式和計算公式)，記載會計業(yè)務的原始憑證等數(shù)據(jù);(2)會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程或會計電算化系統(tǒng)實施過程中的各種開發(fā)實施資料，如開發(fā)的需求分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、實施過程中的參數(shù)設(shè)置情況表等;(3)其他會計資料。這些檔案無論其是以紙質(zhì)形式還是以電子數(shù)據(jù)形式存儲在計算機內(nèi)或是存放在磁盤等介質(zhì)上，都屬于會計電算化檔案。嚴格來講，會計電算化檔案資料的內(nèi)容多于傳統(tǒng)手工會計核算會計檔案。

　　會計電算化檔案管理的主要任務，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，確保各種會計檔案的安全性與保密性，保證各種會計檔案得到合理有效利用。會計電算化檔案管理要求做到以下幾點：

　　一、紙質(zhì)會計檔案的打印及保存

　　會計電算化的大部分會計檔案以電子數(shù)據(jù)的形式存放在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，這些數(shù)據(jù)無法脫離計算機系統(tǒng)進行查看，機內(nèi)數(shù)據(jù)的修改一般不留痕跡，存在一定的安全隱患。所以，要求已經(jīng)實現(xiàn)會計電算化的單位，其會計檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)形式按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定進行保管。這樣一方面能夠保證會計檔案的長期安全保存，另一方面也能實現(xiàn)會計檔案的證據(jù)作用，便于追查和確定會計責任。

　　計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。采用采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　1.記賬憑證的打印和保存。實現(xiàn)會計電算化之后，記賬憑證的生成有兩種方式：一是手工填制記賬憑證，然后輸入計算機，這種方式與傳統(tǒng)會計核算對記賬憑證的保管沒有區(qū)別;二是機制記賬憑證，即根據(jù)原始憑證直接在計算機上編制記賬憑證。對于機制記賬憑證需要打印出來，將原始單據(jù)附在后面，按記賬憑證的裝訂要求進行裝訂后保管。記賬憑證上應有錄入員、審核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。要做到當天發(fā)生的業(yè)務，當天登記人賬，期末及時結(jié)賬并打印輸出賬表。

　　2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法進行保管;如果每天業(yè)務量較少，不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

　　3.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務較少的

　　賬簿，可滿頁打印。

　　4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般可用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次。

　　5.明細賬要求每年打印一次或在需要時打印。發(fā)生業(yè)務較少的賬簿，可滿頁打印，然后裝訂成冊進行保管。

　　6.各單位每年形成的會計檔案，都應由財務會計部門按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿后，原則上應由財會部門編造清冊并移交本單位檔案部門保管。

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　　二、電子會計檔案的保存

　　對于會計數(shù)據(jù)量大的特大型單位，考慮到實行會計電算化后賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案的條件下，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案后，可以采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案，而無須打印。但這些單位要定期對存放在上述存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)進行復制，防止由于各種原因造成數(shù)據(jù)讀取的困難。采用上述存儲介質(zhì)保存會計檔案的保存期限與打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表相同。

　　采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計賬簿、報表，作為會計檔案保存的單位，應滿足以下要求：

　　1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿，應征得同級財政部門的同意。

　　2.保存期限同打印輸出的書面形式的會計賬簿、報表。

　　3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款賬日記賬仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

　　4.大中型企業(yè)應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

　　三、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管

　　會計電算化系統(tǒng)開發(fā)過程中的資料一般有：系統(tǒng)分析書、系統(tǒng)設(shè)計書、軟件測試報告、各種編碼說明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應視同會計檔案保管。會計軟件系統(tǒng)也是會計電算化檔案，在保管過程中要特別注意版本的升級管理。

　　《會計電算化工作規(guī)范》要求“通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年?！?/p>

　　四、制定與實施檔案管理制度

　　檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：

　　1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的賬表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。

　　2.各種安全和保密措施。

　　3.檔案管理員的崗位責任制度。

　　4.檔案分類管理辦法。

　　5.檔案使用的各種審批手續(xù)。

　　6.各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)。

　　會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案保管期限應按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。

　　五、安全和保密措施

　　對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應有雙備份，存放在兩個不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。

　　采用磁盤、光盤等存儲介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查和復制，防止由于介質(zhì)損壞而是會計檔案丟失。采用軟盤保存會計檔案的，存放的濕度要求為8% --83%，溫度要求為4C --50℃，磁場強度要求應小于50奧斯特。

　　各種會計資料包括打印出的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)相應審批手續(xù)，不得外借和拿出單位。經(jīng)批準同意借閱的會計資料，應該履行相應的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在可擦寫介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染計算機病毒。

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