2012年秘書資格證之案例分析題示例(1)

　　錄像

　　人物：

　　高葉 總經(jīng)理助理

　　王民 宏遠公司總經(jīng)理

　　譚平 總經(jīng)理辦公室文員

　　劉建 設(shè)備采購部經(jīng)理

　　孫悅 設(shè)備采購員

　　陳宏 財務總監(jiān)

　　物品：

　　采購方案、領(lǐng)導任務單、政府采購任務書、會議室一間、來訪者登記卡樣板、布告板一個、企業(yè)產(chǎn)品宣傳冊若干、小型會議條幅(公司辦公設(shè)備和家具采購方案協(xié)調(diào)會)

　　情景一(公司會議室)

　　(高葉主持一個協(xié)調(diào)會，后面掛著會標，到會者有譚、劉、孫、陳、蘇)

　　高：今天我們來開一個協(xié)調(diào)會，兩天前王總給我下達了一個任務單，我公司的接待區(qū)需要重新裝飾，為了適應公司的發(fā)展需要，我們首先碰一下接待區(qū)所需采購的各種物品，在此基礎(chǔ)上，寫出采購方案，做出采購預算。事先我已請行政部和總經(jīng)理辦公室廣泛征求公司各部門的意見，現(xiàn)在我們將情況匯總一下。我先提醒大家?guī)c，我們需要采購的物品要充分考慮實際的需求和與原來設(shè)備的匹配，同時要考慮到公司財務承受的能力，以及售后服務等問題。誰先談談?

　　蘇：公司要對接待區(qū)重新布置，我們盡可能讓它比較完善，現(xiàn)在需要增設(shè)歡迎來訪者的信息板，一般的布告板，如果可能應建立來訪者卡、證的登記系統(tǒng)，并要在合適的位置安裝錄像探頭等監(jiān)視系統(tǒng)，還有各種展示架和資料報刊架。

　　高：非常好，請你們將需要訂購的物品寫成書面報告提交上來，為制定整體的采購計劃提供資料。

　　孫：我們在制定采購預算之前需要對多家供貨商進行比較，要充分比較設(shè)備的性能、價格、付費方式。

　　高：還要考慮交貨時間和有關(guān)售后服務問題。公司考慮將公司的采購項目參與到由市政府采購中心主持的公開采購的活動中去。

　　蘇：昨天我已經(jīng)將準備提交采購中心的任務書上報給了總理經(jīng)辦公室。

　　高：我看了，但是中間還有一些問題，比如你沒有寫清招標文件發(fā)售的具體時間和地點，詢標的具體時間與地點。

　　蘇：是嗎，那可能是鐘秘書他們疏忽了。我讓他們重做一份盡快報總經(jīng)理辦公室。

　　高：請你們同時將政府采購的招、投標程序?qū)懗鲆环輬蠼o我。

　　陳：關(guān)于辦公設(shè)備和用品的采購經(jīng)費事先一定要做出詳細的預算，公司最近流動資金比較緊張，因此，接待區(qū)的重新裝飾和布局應該立求簡潔、實用，有些一時達不到的功能不必強求。

　　蘇：我們既然重新裝修一次還是應該力求功能齊全，跟上時代，要不還有什么意義。

　　陳：我的意思是說，要簡潔務實，像你們說的什么展式架、錄像探頭有必要嗎?

　　蘇：怎么沒有必要呀，你去別家公司看看，哪家不是這樣呀。

　　陳：反正花的不是你自己的錢，沒人知道心疼。

　　高：大家都是為了把公司的事情做得更好，并不是為個人的利益，所以簡樸務實和與時俱進都是很必要的，什么一定要買，什么可以量力而行過一段再買，等我們預算出來大家可以再協(xié)商討論。下面大家議一議財務預算的具體細節(jié)。(淡出)

　　情景二(在公司的倉庫房，高正在帶著采購人員對所購的設(shè)備和辦公用品逐一檢查驗貨)

　　高：小孫，你那邊檢查的進貨的型號、數(shù)量、規(guī)格都沒有什么問題吧?

　　孫：沒問題，我逐一清點，而且開包抽查了幾個箱子，質(zhì)量還不錯。

　　高：那好，你把這些發(fā)票、單據(jù)送到財務，把這個后續(xù)的貸款支票開出來交給廠家。

　　情景三(高葉辦公室，電話鈴響)

　　高：喂，你好，我是高葉。陳總監(jiān)嗎?你說前兩天采購的辦公設(shè)備用品的發(fā)票有問題。哪出問題了?是貨物的單價和原來的不一樣，我審的時候沒太注意。那怎么辦呀?好吧，我讓采購部盡快跟供應商聯(lián)系一下。

　　(重新拿起電話給鐘秘書打電話)

　　高：鐘秘書，請你幫我找出前幾天設(shè)備購買的相關(guān)檔案資料，特別是將其中的訂貨單、交貨單和發(fā)票的復印件盡快給我送過來。什么?你沒有將這些東西復印，我沒告訴你?難道你不知道這些東西都是要必須復印存檔的嗎?連這么點基本常識都沒有還做什么秘書?(扔下電話淡出)

　　參考答案：

　　1、能夠主持好協(xié)調(diào)會，啟發(fā)和引導大家積極地發(fā)展意見。對

　　2、在商討重要會議議題前，能夠提前通知有關(guān)部門根據(jù)會議議題廣泛收集意見，做好會前的相關(guān)準備。對

　　3、在會議組織中，能夠引導會議，先提出上些建設(shè)性的意見，供大家參考。對

　　4、對于下屬提供的有用信息注意及時的確認和形成書面文字。對

　　5、知道在辦公用品的采購計劃和預算中考慮交貨的時間和售后服務有關(guān)的細節(jié)問題。對

　　6、能夠檢查出政府采購的招標文書中所存在的問題(如沒有寫清招標文件的發(fā)售時間和地點、詢標的時間和地點)。對

　　7、能夠在開展參與政府采購項目之前，主動了解政府采購招、投標的主要內(nèi)容。對

　　8、在與會人員發(fā)生矛盾沖突時，能夠限制影響會議決議的行為，盡量消除交流的障礙，以保證團隊成員的交流，盡可能的有效和諧。對

　　9、在會議主持中以問題為導向，不斷引導與會者形成討論的結(jié)論。對

　　10、在辦公設(shè)備和用品進貨時，能夠帶領(lǐng)下屬認真核查數(shù)量，但未能認真地檢查相關(guān)的票據(jù)錯誤。錯

　　11、沒有事先提醒下屬將設(shè)備采購的相關(guān)票據(jù)復印存檔。錯

　　12、在下屬工作出現(xiàn)漏洞和問題時，不能耐心地指導下屬，態(tài)度比較簡單粗暴。錯