2013年會計從業(yè)資格考試《會計電算化》復(fù)習(xí)：UFO報表

　　第五節(jié) 編制會計報表

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求理解并掌握UFO報表的相關(guān)概念，掌握會計報表設(shè)計的相關(guān)操作。

　　一、概述

　　(一)UFO報表的功能概述

　　1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠被轉(zhuǎn)換成不同的文件格式。

　　2.格式設(shè)計功能。通過此功能，可以設(shè)置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等。

　　3.公式設(shè)計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數(shù)，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數(shù)據(jù)，生成財務(wù)報表。

　　4.數(shù)據(jù)處理功能?？梢怨潭ǜ袷焦芾泶罅繑?shù)據(jù)不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機(jī)的聯(lián)系。

　　5.圖表功能。UFO可以很方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出等。

　　(二)UFO報表的相關(guān)概念

　　1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　(1)格式狀態(tài)。在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　2.單元。單元是組成報表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。

　　3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。

　　4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個完整的長方形矩陣。

　　5.表頁。一個UFO報表最多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。

　　6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關(guān)鍵字。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

　　7.函數(shù)。UFO報表中，取數(shù)是通過函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。

　　(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：

　　函數(shù)名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])

　　帳務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：期初額函數(shù)、期末額函數(shù)、發(fā)生額函數(shù)、累計發(fā)生額函數(shù)、條件發(fā)生額函數(shù)、對方科目發(fā)生額函數(shù)、凈額函數(shù)、匯率函數(shù)。

　　期初額函數(shù)：QC(　) sQC(　)wQC(　)

　　期末額函數(shù)：QM(　) sQM(　)wQM(　)

　　發(fā)生額函數(shù)：FS(　) sFS(　)wFS(　)

　　累計發(fā)生額函數(shù)：LFS(　) sLFS(　)wLFS(　)

　　條件發(fā)生額函數(shù)：TFS(　)sTFS(　)wTFS(　)

　　對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS(　)sDFS(　)wDFS(　)

　　凈額函數(shù)：JE(　)sJE(　)wJE(　)

　　匯率函數(shù)：HL(　)

　　(2)自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有：數(shù)據(jù)合計函數(shù)、平均值函數(shù)、最大值函數(shù)、最小值函數(shù)。

　　(3)自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個關(guān)鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標(biāo)號作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT( )函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。

　　(4)自其他報表取數(shù)的函數(shù)。對于取自其他報表的數(shù)據(jù)可以用“報表[.REP]”- >單元的格式指定要取數(shù)的某炸果報表的單元。

　　【例題5-32】單選題： 用友報表系統(tǒng)中，當(dāng)建立一個新表時，所有的單元均為( )型。

　　A.數(shù)值 B.表樣 C.字符 D.空類型

　　正確答案：A

　　解析：數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數(shù)值型。

　　【例題5-33】單選題：用友報表系統(tǒng)中，公式QC(“101”年)的含義是( )。

　　A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額

　　C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額

　　正確答案：A

　　解析：賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數(shù)表示取某科目的期初余額。

　　二、啟動UFO表

　　(一)啟動UFO表

　　具體操作步驟：

　　1. 執(zhí)行菜單中的“UFO”命令，打開“賬套及時間初始”對話框;

　　2. 輸入數(shù)據(jù);

　　3. 單擊“確定”按鈕;

　　4. 單擊“確定”按鈕，進(jìn)入“UFO報表窗口”

　　5. 單擊“日記月累”對話框中的“關(guān)閉”按鈕;

　　6. 單擊工具欄中的“新建”按鈕，建立一張空白報表，報表名默認(rèn)為“report1”。

　　(二)賬套初始

　　若在啟動UFO時未進(jìn)行賬套初始，則應(yīng)通過執(zhí)行命令“數(shù)據(jù)→賬套初始”來進(jìn)行賬套初始操作。

　　三、報表格式定義

　　報表格式定義主要包括設(shè)計報表的表格、輸入報表的表間項(xiàng)目及定義項(xiàng)目的顯示風(fēng)格、定義單元屬性等。報表格式定義需要在“格式”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　報表格式設(shè)置的具體內(nèi)容主要包括：

　　1.設(shè)置報表尺寸。設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。具體操作：格式→表尺寸。

　　2.定義組合單元。有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，為了實(shí)現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。具體操作：格式→組合單元。

　　3.畫表格線。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，報表是沒有表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要劃上表格線。具體操作：格式→區(qū)域畫線。

　　4.輸入報表項(xiàng)目。報表的表間項(xiàng)目是指報表的文字內(nèi)容，主要包括表頭內(nèi)容、表體項(xiàng)目和表尾項(xiàng)目等。具體操作：輸入報表項(xiàng)目。

　　5.定義報表行高和列寬。如果報表中某些單元的行和列要求比較特殊，則需要調(diào)整該行的高度和寬度。具體操作：定義所有行高和列寬。

　　6.設(shè)置單元風(fēng)格。單元風(fēng)格指的是單元內(nèi)容的字體、字號、字型、對齊方式、顏色圖案等。具體操作：設(shè)置單元風(fēng)格。

　　7.設(shè)置關(guān)鍵字。關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還可以自定義關(guān)鍵字。用戶可以根據(jù)自己的需要設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。具體操作：設(shè)置關(guān)鍵字。

　　8.調(diào)整關(guān)鍵字位置。如果關(guān)鍵字的位置不合適，可通過調(diào)整偏移量的方式來調(diào)整關(guān)鍵字的位置。關(guān)鍵字的位置可以用偏移量來表示，負(fù)數(shù)表示向左移，正數(shù)表示向右移。關(guān)鍵字偏移量單位為象素。具體操作：調(diào)整關(guān)鍵字位置。

　　【例題5-34】單選題：會計報表系統(tǒng)中，定義報表格式時，比較方便的編輯方式最好采用( )。

　　A.行編輯 B.列編輯 C.全屏幕編輯 D.固定填列

　　正確答案：C

　　解析：會計報表系統(tǒng)中，定義報表格式時，比較方便的編輯方式最好采用全屏幕編輯。

　　四、報表公式定義

　　報表中主要有以下三種公式：

　　1.計算公式：定義了報表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。所以必須定義計算公式。

　　2.審核公式：用于審核報表內(nèi)和報表之間的勾稽關(guān)系是否正確。審核公式不是必須定義的。

　　3.舍位平衡公式：用于報表數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)。舍位平衡公式不是必須定義的。

　　報表公式的定義方法有直接輸入法和引導(dǎo)輸入法。

　　具體操作：

　　1. 設(shè)置報表計算公式

　　2. 保存報表格式

　　提示：單元公式中涉及到的符號均為英文半角字符。

　　單擊“fx”按鈕或雙擊某公式單元或按“=”鍵，都可打開“定義公式”對話框。

　　報表格式設(shè)置完以后，切記要及時將這張報表的格式保存下來，以便隨時調(diào)用。

　　“.REP”為用友報表文件的專用擴(kuò)展名。

　　【例題5-35】會計報表系統(tǒng)中，定義賬務(wù)取數(shù)公式時，如果不能確定某科目余額一定在借方或貸方時，余額采用( )。

　　A.借方余額 B.貸方余額 C.借方余額減貸方余額 D.借貸方余額的代數(shù)和

　　正確答案：D

　　解析：會計報表系統(tǒng)中，定義賬務(wù)取數(shù)公式時，如果不能確定某科目余額一定在借方或貸方時，余額采用借貸方余額的代數(shù)和。

　　五、報表數(shù)據(jù)處理

　　報表數(shù)據(jù)處理主要包括生成報表數(shù)據(jù)、審核報表數(shù)據(jù)和舍位平衡操作等。處理時，計算機(jī)將根據(jù)已定義的單元公式、審核公式和舍位平衡公式自動進(jìn)行取數(shù)、審核及舍位等操作。報表數(shù)據(jù)處理時還涉及到表頁的操作，如增加、刪除、插入、追加表頁等。報表數(shù)據(jù)處理工作必須在“數(shù)據(jù)”狀態(tài)下進(jìn)行。

　　1.錄入關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)識，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字以后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對齊實(shí)際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表與表間的取數(shù)提供依據(jù)。具體操作：數(shù)據(jù)→關(guān)鍵字→錄入(2005年1月31日)。

　　2.整表重算。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進(jìn)行的，既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。具體操作：數(shù)據(jù)→表頁重算。

　　【例題5-36】判斷題：用友報表系統(tǒng)中，設(shè)置關(guān)鍵字是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行的。( )

　　正確答案：×

　　解析：設(shè)置關(guān)鍵字是在格式狀態(tài)下進(jìn)行的，而關(guān)鍵字的值則是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入的。

　　【例題5-37】多選題：企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)的來源有( )。

　　A.總賬系統(tǒng) B.本報表本表頁 C. 本報表其他表頁 D.其他報表的表頁

　　正確答案：ABCD

　　解析：企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表表頁或其他表頁取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。

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