會計證考試 初級電算化基礎(chǔ)知識：系統(tǒng)初始化(3)
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四、設(shè)置憑證類別
(一)通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
1. 記賬憑證
2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
5. 自定義憑證類別
提示：憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類別。
(二)某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：
1. 借方必有
2. 貸方必有
3. 憑證必有
4. 憑證必無
5. 無限制
(三)限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復(fù)錄入。可以不設(shè)置限制科目。
(四)在錄入憑證之前，應(yīng)進行憑證類別的設(shè)置;已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
五、輸入期初余額
在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機。若企業(yè)是在年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。若企業(yè)是在年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及1-3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額;若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機的過程之一。余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負號。
期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入、輔助核算科目期初余額錄入。
(一)總賬期初余額錄入
對于沒有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入期初余額。
(二)輔助科目期初余額錄入
在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對應(yīng)，在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。
(三)試算平衡
期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
【例題5-13】判斷題：輸入期初余額時，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。( )
正確答案：×
解析：輸入期初余額時，余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動計算出來的，不需要手工輸入。
【例題5-14】多選題：下列關(guān)于期初余額的描述中，正確的有( )。
A.所有科目都必須輸入期初余額
B.紅字余額應(yīng)輸入負號
C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證
D.如果已經(jīng)記過賬，則還可修改期初余額。
正確答案：BC
解析：并不是所有的科目都輸入期初余額，對于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
【例題5-15】單選題：若會計科目的編碼方案為4-2-2，則下列正確的編碼為( )。
A.1010101 B.102002 C.10210102 D.102021
正確答案：C
解析：若會計科目的編碼方案為4-2-2，此編碼長為8位。