會計證《會計基礎》第九章知識點：會計檔案保管
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第二節(jié) 會計檔案保管
一、會計檔案歸檔
各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
(1)當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管。
(2)未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。
(3)個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
二、會計檔案的保管期限
各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。
《會計檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)會計檔案的保管期限，辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，見表9―1。
表9―1 企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表
其中：
(1)保管期限為3年的會計檔案有1個：月、季度財務報告
(2)保管期限為5年的會計檔案有3個：銀行存款調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)卡片(固定資產(chǎn)清理報廢后5年)
(3)保管期限為25年的會計檔案有2個：現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬
(4)保管期限為永久的會計檔案有3個：年度財務報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊
其余均為15年
表9-2 財政總預算、行政單位和事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
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保管期限 |
具體內(nèi)容 |
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3年的 |
財政總預算會計旬報 |
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5年的 |
財政總預算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。 |
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10年的 |
國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關編送的報表；財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設、撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。 |
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15年的 |
行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財政總預算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結算憑證。明細分類、分戶賬和登記簿 |
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25年的 |
稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬 |
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永久保存 |
財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。 |
三、會計檔案的查閱、復制和交接
(一)會計檔案的查閱、復制(重點)
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
(二)會計檔案的交接
1.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
2.單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。
3.單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。
4.單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
5.單位因業(yè)務移交其他單位所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
6.單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
7.建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
8.單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
9.交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、會計檔案的銷毀
會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定和審查，編造會計檔案銷毀清冊。單位負責人應當在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
(1)對于保管期滿但未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。
(2)各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和會計部門共同派員監(jiān)銷。
(3)國家機關銷毀會計檔案時，還應由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。
(4)各級財政部門銷毀會計檔案時，由同級審計機關派員參加監(jiān)銷。
(5)正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀
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