秘書必須掌握的職業(yè)技能
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在許多人眼里，秘書就是打字員和辦事員。但在國外，秘書早已被劃分到行政管理的范圍之內(nèi)。從我國勞動(dòng)部門最近幾年出臺(tái)的秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來看，與國際標(biāo)準(zhǔn)尚有距離。那么，在新的時(shí)代，秘書的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是什么呢?最近，英國倫敦工商會(huì)考試局負(fù)責(zé)行政管理方面的主考官Shirley-Taylor女士發(fā)表了自己的看法。
ShirleyTaylor女士認(rèn)為，在過去的幾十年中，秘書的角色變化得很快，她們不再是打 字員或是辦事員。這個(gè)變化表明了秘書開始被歸入行政管理工作范疇，秘書的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書人才職業(yè)技能的需要也開始發(fā)生轉(zhuǎn)變。Shirley介紹說，在21世紀(jì)，秘書需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘書應(yīng)用懂得兩國甚至三國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。二、組織能力。秘書應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書需要和老板、同事以及客戶打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。四、獲取新知識(shí)的能力。秘書必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。五、團(tuán)隊(duì)合作能力。秘書要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
對(duì)中國想從事秘書的年輕人，Shirley提出建議：“要成為一名好秘書，最關(guān)鍵的是對(duì)這份工作真正感興趣，并以此為動(dòng)力抓住每個(gè)機(jī)會(huì)，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場(chǎng)的需求。”
據(jù)了解，最近英國倫敦工商會(huì)考試局(LCCIEB)為有志于從事秘書工作的中國年輕人開設(shè)了專門的秘書職業(yè)資格證書考試，有行政管理、簿記學(xué)、文字處理等各種級(jí)別的考試。對(duì)于想成為新一代秘書者，不妨通過參加國際性的專業(yè)培訓(xùn)，來提高自己的競(jìng)爭力。
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