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全國版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第5章第4節(jié)：電子表格軟件

更新時(shí)間：2013-06-14 13:43:53 來源：|0 瀏覽0收藏0
摘要 全國版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第5章第4節(jié)電子表格軟件講義。

　　第四節(jié)　電子表格軟件

　　本節(jié)要點(diǎn)

　　(1)Excel2003概述

　　(2)Excel的啟動(dòng)與退出與窗口組成

　　(3)工作表的基本操作

　　(4)編輯工作表

　　(5)公式與函數(shù)

　　(6)格式化工作表

　　(7)EXCEL的數(shù)據(jù)管理(排序、篩選與匯總)

　　主要內(nèi)容

　　一、Excel概述

　　(一)Excel簡介

　　Excel是一種功能強(qiáng)大、使用方便、并且以“表格”形式進(jìn)行數(shù)據(jù)綜合管理與分析的

　　電子表格軟件，可廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、金融、貿(mào)易、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、行政等領(lǐng)域。

　　Excel是運(yùn)行于Windows環(huán)境下的電子表格軟件。

　　1.功能：

　　(1)電子表格處理

　　(2)圖表處理

　　(3)數(shù)據(jù)管理

　　(4)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

　　2.說明：

　　本教材重點(diǎn)介紹的是Excel的電子表格處理功能。

　　二、Excel的啟動(dòng)、退出與窗口組成

　　1.Excel的啟動(dòng)

　　(1)從“開始”菜單啟動(dòng)Excel。

　　(2)從桌面啟動(dòng)Excel。

　　說明：桌面上事先建立好了啟動(dòng)Excel的快捷方式。

　　(3)從資源管理器啟動(dòng)Excel。

　　說明：從資源管理器啟動(dòng)Excel，必須要知道Excel應(yīng)用程序的存儲(chǔ)位置。

　　2.Excel的退出

　　可以通過多種方法退出Excel應(yīng)用程序。

　　方法：

　　說明：在退出Excel應(yīng)用程序時(shí)，如果有未保存的文件，系統(tǒng)會(huì)提示“是否保存文件。

　　3.Excel的窗口簡介

　　兩種窗口：應(yīng)用程序窗口和文檔窗口

　　窗口布局：

　　(1)標(biāo)題欄

　　(2)菜單欄

　　(3)工具欄

　　(4)編輯欄

　　編輯欄用于顯示當(dāng)前單元格的內(nèi)容，對當(dāng)前單元格的內(nèi)容進(jìn)行輸入和編輯修改。

　　(5)工作表編輯區(qū)

　　(6)狀態(tài)欄

　　4.三個(gè)相關(guān)概念

　　(1)工作簿：

　　工作簿是運(yùn)算和儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的文件，新建的第一個(gè)工作的名字為BOOK1.XLS。它由若

　　干張工作表組成。

　　(2)工作表：

　　工作表也稱電子表格，一個(gè)Excel工作薄中可以包含1-255個(gè)工作表。在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個(gè)Excel工作薄含有3個(gè)工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，這些工作表名出現(xiàn)在工作簿底部的工作表標(biāo)簽上?？梢詫ぷ鞅磉M(jìn)行插入、刪除、移動(dòng)、復(fù)制和重命名等操作。

　　工作表由若干單元格組成，是Excel存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的最主要的形式。

　　(3)單元格：

　　單元格：工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲(chǔ)單位。工作表中的每個(gè)單元格由惟一的單元地址標(biāo)識(shí)。單元地址由單元格所在列的列號(hào)和單元格所在行的行號(hào)共同組成，且列號(hào)在前，行號(hào)在后。

　　行號(hào)：用1、2、3……等阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　列號(hào)：以A、B、C……等字母形式表示。

　　如“B5”表示的單元格處于工作表B列與第5行交叉的位置。

　　5.區(qū)域的概念及基本操作

　　(1)區(qū)域的概念及表示方法

　　概念：區(qū)域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。

　　使用目的：需對區(qū)域整體進(jìn)行操作(求和或平均值等)。

　　表示方法：用區(qū)域符(冒號(hào))將區(qū)域的兩個(gè)對角的單元地址隔開，它表示的是兩個(gè)對角單元之間所有的單元格。

　　例：A1：C3　C3：A1　A3：C1　C1：A3

　　(2)選擇區(qū)域：

　　a.選定一個(gè)矩形區(qū)域：

　　方法一：拖動(dòng)

　　例：選擇A1：C4

　　方法二：Shift

　　例：選擇A1：C4

　　方法三：擴(kuò)展選取模式(F8)

　　例：選擇A1：C4

　　b.選擇整行、整列或全表。

　　選擇整行(整列)：單擊行號(hào)(列號(hào))

　　例：選擇第一行，選擇第C 列。

　　選擇若干行(若干列)：在行號(hào)(列號(hào))上拖動(dòng)鼠標(biāo)。

　　例：選擇第一行到第四行，選擇第A列到第C列。

　　選擇整個(gè)工作表：單擊全選框或Ctrl+A

　　例：選擇整個(gè)工作表

　　c.選擇不連續(xù)區(qū)域：Ctrl

　　例：選擇A1，B2，C3，D4

　　d.釋放選擇區(qū)域：指向任一單元，單擊。

　　(3) 區(qū)域命名：

　　意義：

　　對于重復(fù)使用率比較高的單元區(qū)域或者比較復(fù)雜的區(qū)域，可以對其命名。以后使用時(shí)，不必重新選擇，只需引用它的名字即可。

　　方法：

　　選取區(qū)域

　　單擊名字框

　　輸入?yún)^(qū)域名字，回車

　　例：選擇A1，B2，C3，D4區(qū)域，并將其命名為ABCD區(qū)域。

　　6.Excel的操作：

　　(1)對Excel文檔的相關(guān)操作都是通過命令方式來實(shí)現(xiàn)的。

　　(2)使用命令的方法：

　　利用菜單欄

　　利用工具欄

　　利用快捷菜單(右鍵菜單)

　　利用快捷鍵

　　(3)說明：并不是所有的操作四種方式都可實(shí)現(xiàn)。本教材在介紹操作命令時(shí)，主要以前兩種方法為主。有時(shí)某些操作，不需使用命令，用鼠標(biāo)可以直接完成。

　　模擬練習(xí)

　　【例5-37】

　　判斷：Excel的工作簿中，最多可包含3個(gè)工作表。(　)

　　【答案】錯(cuò)

　　【例5-38】

　　判斷：在Excel中，使用Ctrl+Home鍵可以使活動(dòng)單元格快速移動(dòng)到當(dāng)前行的最左側(cè)單元。(　)

　　【答案】錯(cuò)

　　【例5-39】

　　單選：在缺省方式下，Excel工作簿中的第一張工作表命名為(　)。

　　A.表1

　　B.sheet1

　　C.book1

　　D.任意的表名

　　【答案】B

　　【例5-40】

　　單選：在Excel中，選擇不連續(xù)的幾個(gè)單元格，需按住(　)鍵。

　　A.ctrl

　　B.shift

　　C.alt

　　D.tab

　　【答案】A

　　【例5-41】

　　多選：在Excel中，通過(　)可將整個(gè)工作表全部選中。

　　A.單擊全選框

　　B.Ctrl+A

　　C.“編輯”菜單中的“全選”命令

　　D.“視圖”菜單中的“全選”命令

　　【答案】AB

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　　三、工作表的基本操作

　　(一)新建工作簿

　　創(chuàng)建工作簿的方法有以下幾種：

　　說明：

　　工作簿文件的擴(kuò)展名是xls。每次啟動(dòng)Excel時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新工作簿，

　　文件名為Book1.xls。用戶在保存工作簿時(shí)可以將其另存為其他的文件名。

　　(二)工作表基本操作

　　在新建工作簿時(shí)，會(huì)自動(dòng)創(chuàng)建三個(gè)工作表，分別為sheet1，sheet2，sheet3。

　　1.插入工作表

　　2.刪除工作表

　　3.復(fù)制工作表

　　4.移動(dòng)工作表

　　5.重命名工作表

　　(三)保存工作簿

　　(四)打開工作簿

　　模擬練習(xí)

　　[例5-42]

　　判斷：在Excel中，插入工作表時(shí)會(huì)在當(dāng)前工作表的后面插入。(　)

　　【答案】錯(cuò)

　　[例5-43]

　　單選：系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個(gè)Excel工作簿含有(　)個(gè)工作表。

　　A.1　B.2　C.3　D.4

　　【答案】C

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　　四、編輯工作表

　　(一)輸入數(shù)據(jù)

　　1.選中單元格：

　　2.輸入與取消操作：

　　輸入方式：單元格中直接輸入和編輯欄中輸入

　　確認(rèn)輸入：單擊編輯欄中的“輸入”按鈕或回車

　　取消輸入：單擊編輯欄中的“取消”按鈕或按Esc鍵

　　3.數(shù)據(jù)類型：

　　字符型、數(shù)值型、日期型

　　4.輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)：

　　(1)說明：

　　(2)輸入注意問題：

　　對齊方式：輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動(dòng)右對齊。

　　超長處理：當(dāng)輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)超過它所保存單元的寬度時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式。

　　5.輸入字符型數(shù)據(jù)：

　　(1)說明：

　　(2)輸入注意問題：

　　對齊方式：左對齊

　　超長處理：

　　單元格的寬度是有限的，當(dāng)輸入的字符型數(shù)據(jù)超過它所保存單元的寬度時(shí)，如果其右側(cè)相鄰的單元為空，則超出的內(nèi)容自動(dòng)延伸至右側(cè)單元格內(nèi)顯示;如果其右側(cè)相鄰的單元不為空，則超出的內(nèi)容自動(dòng)隱藏，不再顯示出來，當(dāng)用命令將該單元所在列的列寬調(diào)整到足夠?qū)挄r(shí)，被隱藏的內(nèi)容將自動(dòng)顯示出來。

　　數(shù)字字符串的輸入：

　　對于一些毋需計(jì)算的數(shù)字代碼(如電話號(hào)碼、職工編號(hào)等)，通常的處理方法是將它們保存為由數(shù)字字符組成的數(shù)字字符串。數(shù)字字符串不參加數(shù)學(xué)運(yùn)算。為了與數(shù)值進(jìn)行區(qū)別，輸入時(shí)要在數(shù)字字符串的左側(cè)加入一個(gè)引導(dǎo)輸入符號(hào)，即單引號(hào)“’”，這個(gè)引導(dǎo)符號(hào)僅在編輯欄中顯示，不出現(xiàn)在單元格中。也就是說，引導(dǎo)輸入符號(hào)“’”僅為控制符號(hào)，它不是字符串的組成部分。

　　數(shù)字字符串：以’開頭

　　6.輸入日期型數(shù)據(jù)：

　　(1)說明：

　　當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合日期格式時(shí)，Excel將以日期格式存儲(chǔ)數(shù)據(jù)。日期格式的分隔符為“-”或“/”。

　　而且各個(gè)數(shù)字必須符合年、月、日的規(guī)則。

　　(二)快捷輸入

　　1.同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù)

　　2.同時(shí)在多個(gè)工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)

　　3.在其他工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)

　　(三)自動(dòng)填充：

　　1.概述

　　(1)填充柄

　　在當(dāng)前單元格或選中區(qū)域的右下角有一個(gè)很小的實(shí)心方塊，被稱為填充柄。

　　(2)自動(dòng)填充

　　2.自動(dòng)填充有規(guī)律的數(shù)值

　　(1)自動(dòng)填充等差數(shù)列

　　(2)自動(dòng)填充等比數(shù)列

　　3.自動(dòng)填充文字序列

　　(1)標(biāo)準(zhǔn)文字序列

　　(2)添加新文字序列

　　(四)修改單元格內(nèi)容

　　1.重新輸入

　　2.在編輯欄中進(jìn)行修改

　　3.在單元格中進(jìn)行修改

　　(五)復(fù)制數(shù)據(jù)

　　1.概述：

　　(1)Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)復(fù)制到其他位置。

　　位置：同一工作表、同一工作簿的其他工作表、不同工作簿的工作表

　　(2)復(fù)制后內(nèi)容的變化

　　2.方法：

　　(1)利用工具欄

　　(2)利用菜單

　　(3)利用鼠標(biāo)

　　說明：

　　(六)移動(dòng)數(shù)據(jù)

　　1.概述：

　　(1)Excel可以將已輸入的數(shù)據(jù)移動(dòng)到其他位置。

　　(2)移動(dòng)后內(nèi)容的變化

　　2.方法：

　　(1)利用工具欄

　　(2)利用菜單

　　(3)利用鼠標(biāo)

　　(七)插入數(shù)據(jù)

　　1.插入整行或整列：

　　2.插入單元格：

　　(八)刪除或清除數(shù)據(jù)

　　1.刪除數(shù)據(jù)：

　　(1)含義：刪除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是選定區(qū)域中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)和存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)的單元格一起從工作表消失。

　　(2)步驟：

　　2.清除數(shù)據(jù)：

　　(1)含義：清除數(shù)據(jù)的最終結(jié)果是選定區(qū)域中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)或存儲(chǔ)這些數(shù)據(jù)的格式被取消，但單元格本身不會(huì)從工作表中消失。

　　(2)步驟：

　　模擬練習(xí)

　　[例5-44]

　　判斷：在Excel中，輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動(dòng)左對齊。(　)

　　【答案】錯(cuò)

　　[例5-45]

　　判斷：在Excel中，輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)超過它所保存單元的寬度時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)將其轉(zhuǎn)換為科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式。(　)

　　【答案】對

　　[例5-46]

　　單選：在Excel中，輸入的數(shù)值字符串時(shí)需要在其左側(cè)加一個(gè)(　)作為引導(dǎo)符號(hào)。

　　A.單引號(hào)

　　B.雙引號(hào)

　　C.逗號(hào)

　　D.句號(hào)

　　【答案】A

　　[例5-47]

　　單選：在Excel中，輸入字符串時(shí)，若該字符串的長度超過單元格的顯示寬度，則超過的部分最有可能(　)。

　　A.被截?cái)鄤h除

　　B.繼續(xù)超格顯示

　　C.給出錯(cuò)誤提示

　　D.作為另一個(gè)字符串存入右側(cè)的相鄰單元

　　【答案】B

　　[例5-48]

　　多選：Excel的數(shù)據(jù)有(　)等多種數(shù)據(jù)類型。

　　A.字符型

　　B.數(shù)值型

　　C.邏輯型

　　D.日期型

　　【答案】ABD

　　[例5-49]

　　多選：在Excel中，下列(　)為正確的日期型數(shù)據(jù)表示形式。

　　A.2003/11/21

　　B.2003\11\21

　　C.2003-11-21

　　D.2003:11:21

　　【答案】AC

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　　五、公式與函數(shù)

　　(一)輸入公式

　　1.公式：

　　Excel中的公式是由運(yùn)算符、常量、單元格地址、函數(shù)和括號(hào)等組成的。輸入公式時(shí)必須以“=”開頭。

　　2.運(yùn)算符：

　　(1)算術(shù)運(yùn)算符：

　　(　)(括號(hào))、+(加)、-(減)、*(乘)、/(除)、^(冪)。運(yùn)算的優(yōu)先級(jí)別依次為括號(hào)、冪、乘、除、加減，同級(jí)運(yùn)算時(shí)的順序?yàn)閺淖笙蛴乙来斡?jì)算。

　　(2)關(guān)系運(yùn)算符：

　　>(大于)、> =(大于等于)、<(小于)、< =(小于等于)、=(等于)、< >(不等于)。關(guān)系運(yùn)算符之間沒有優(yōu)先級(jí)別。

　　當(dāng)出現(xiàn)算術(shù)和關(guān)系的混和運(yùn)算時(shí)，算術(shù)運(yùn)算優(yōu)先于關(guān)系運(yùn)算。

　　(3)文本運(yùn)算符：&

　　(4)引用運(yùn)算符：’

　　3.輸入時(shí)注意問題：

　　(1)開始符號(hào)：=

　　(2)公式的組成：注意只有小括號(hào)

　　(3)顯示方式：編輯欄中顯示公式 單元格中顯示結(jié)果

　　(二)常用函數(shù)

　　1.概述：

　　Excel提供了11類函數(shù)，每一類有若干個(gè)不同的函數(shù)。函數(shù)可以單獨(dú)使用，也可以出現(xiàn)在公式中，合理地使用函數(shù)將大大提高表格計(jì)算的效率。

　　2.表示形式：

　　函數(shù)名(參數(shù))

　　函數(shù)名：表示操作 參數(shù)：給出計(jì)算范圍

　　例如，SUM(A2：A3，C4：D5)有兩個(gè)參數(shù)，表示求2個(gè)區(qū)域中共6個(gè)數(shù)據(jù)的和。

　　3.常用函數(shù)：

　　(1)求和函數(shù)SUM

　　例如，SUM(3，2)是求數(shù)值3和2的和。

　　SUM(A3，B2)是求A3和B2單元中數(shù)值的和。

　　SUM(A1：C5,E15)是求A1到C5區(qū)域中各單元與E15單元中的數(shù)值之和，也就是對16個(gè)單元求和。

　　(2)求平均函數(shù)AVERAGE

　　(3)求最大值函數(shù)MAX

　　(4)求最小值函數(shù)MIN

　　(5)條件函數(shù)IF

　　格式：IF(logical_test，value_if_true，value_if_false)。

　　例：IF(A1>60，”及格”，”不及格”)

　　(6)統(tǒng)計(jì)函數(shù)COUNT

　　(7) 條件統(tǒng)計(jì)函數(shù)COUNTIF

　　例：COUNTIF(A1:C3，”>60”)

　　(三)編輯操作中公式的變化

　　1.編輯操作中公式的變化

　　(1)相對地址：相對地址的表示形式為列號(hào)在前，行號(hào)在后的一般地址，如D6。

　　(2)絕對地址：絕對地址的表示形式為在列號(hào)與行號(hào)的前面同時(shí)加上一個(gè)“$”符號(hào)，如$D$6。

　　(3)混合地址：混合地址的表示形式為列號(hào)或行號(hào)的前面有一個(gè)“$”符號(hào)，如$D6、D$6等。

　　(4) 舉例：

　　C3=$A$1+$B$2　C3=A1+B2　C3=$A1+B$2

　　D5=$A$1+$B$2　D5=B3+C4　C3=$A3+C$2

　　E6=$A$1+$B$2　E6=C4+D5　E6=$A4+D$2

　　2.三維地址引用

　　(1)含義：

　　(2)表示方法：

　　三維地址的表示方法為：工作表名!單元格地址。如當(dāng)前工作表為“sheet1”，此時(shí)使用“sheet2”表中的F5單元時(shí)，就要用到地址“sheet2!F5”。

　　(3)舉例：

　　模擬練習(xí)

　　[例5-50]

　　判斷：在Excel中，利用鼠標(biāo)復(fù)制數(shù)據(jù)的方法僅適用于復(fù)制的源內(nèi)容與目標(biāo)位置在同一個(gè)工作表的情況。(　)

　　【答案】對

　　[例5-51]

　　判斷：在Excel中，復(fù)制操作完成后，若源區(qū)域的內(nèi)容為公式，則目標(biāo)位置的公式與源區(qū)域的公式一樣。(　)

　　【答案】錯(cuò)

　　[例5-52]

　　單選：在Excel中，若C5=A1*B2，將其復(fù)制到D7單元，則D7單元公式為(　)。

　　A.A1*B2　B.B2*C3　C.B3*C4　D.C3*E4

　　【答案】C

　　[例5-53]

　　多選：在Excel的公式中，地址的表示方式有(　)。

　　A.絕對地址　B.相對地址　C.一維地址　D.混合地址

　　【答案】ABD

　　[例5-54]

　　多選：在Excel中，若要對A3～D3之間的單元格中的數(shù)據(jù)求和，則下列正確的計(jì)算公式為(　)。

　　A.A3+B3+C3+D3　B.SUM(A3:D3)

　　C.SUM(A3,D3)　D.SUM(A3～D3)

　　【答案】AB

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