全國版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第3章第4節(jié)：計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本要求
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第四節(jié) 計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本要求
一、替代手工賬的定義
替代手工賬(俗稱甩賬)是指將各種基本的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī)，采用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理(計(jì)算、分類、匯總、轉(zhuǎn)存等)，生成會(huì)計(jì)信息并存儲(chǔ)在磁性或光盤等介質(zhì)上，根據(jù)需要輸出各種會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過程。
替代手工賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一(首要目標(biāo))。
二、替代手工賬的條件
1.配備了計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和會(huì)計(jì)軟件。
2.進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)，配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。
3.建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度。
三、替代手工賬前的工作
根據(jù)相關(guān)規(guī)定，計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上，計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠，還要接受有關(guān)部門的監(jiān)督。
四、如何替代手工賬
1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符。
(2)整理各賬戶余額。
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼。
編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼。
原則：
(1)符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。
(3)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
(4)要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒有上級(jí)科目。
(5)要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。
(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
五、規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程
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六、會(huì)計(jì)軟件初始化
七、計(jì)算機(jī)與手工并行
計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
在試運(yùn)行階段，人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)比時(shí)，要進(jìn)行如下工作：
1.檢驗(yàn)各種核算方法。
2.檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性。
3.考查操作熟練程度。
4.糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。
此外，并行期間還要注意以下問題：
1.適當(dāng)安排好實(shí)施進(jìn)度，試運(yùn)行期間及時(shí)總結(jié)、定期檢查。
2.實(shí)施復(fù)雜大系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)向有關(guān)方面的老師咨詢，或向有經(jīng)驗(yàn)的單位學(xué)習(xí)，盡量少走彎路。
3.做好申請(qǐng)?zhí)娲止び涃~前的準(zhǔn)備工作，爭(zhēng)取一次通過審查。
八、替代手工記賬的基本要求
(一)替代手工記賬方式下記賬憑證的要求
記賬憑證分類：
一種：記賬憑證
三種：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
五種：現(xiàn)金收款憑證、銀行收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
(二)計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)打印輸出和保存的要求
1.采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對(duì)照，字跡清晰，作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊(cè)的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
(三)存儲(chǔ)介質(zhì)要求
1.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。
2.作為會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)，其保存期限應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會(huì)計(jì)財(cái)簿、報(bào)表)相一致。
3.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
4.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
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