2013年職稱計(jì)算機(jī)考試Excel:函數(shù)自動(dòng)判斷、填充信息
一、前提條件:了解學(xué)號(hào)的編排規(guī)律
利用這個(gè)方法的前提條件是學(xué)號(hào)是按一定規(guī)律編排的,在實(shí)際情況中幾乎都是如此。例如,圖1表格中學(xué)號(hào)的編排規(guī)律是:學(xué)號(hào)的第一位數(shù)代表生源地區(qū),如果是“5”就代表“外地生源”,如果是“4”就代表“本地生源”。第二至第三位代表年級(jí),第四至第六位代表學(xué)院,比如“110”代表“數(shù)科院”,“111”代表“信息學(xué)院”等。第七至第八位代表“系別”,比如“24”代表“數(shù)學(xué)系”,“27”代表“計(jì)算機(jī)系”等,最后三位代表所在班級(jí)的學(xué)號(hào)。
二、 使用IF函數(shù)建立公式從學(xué)號(hào)中提取信息
1.由于“學(xué)號(hào)”的數(shù)據(jù)類型為文本,因此設(shè)置A列的單元格格式的數(shù)據(jù)類型為“文本”。
2.選中C2單元格,建立根據(jù)學(xué)號(hào)得出學(xué)生生源信息數(shù)據(jù)的公式。在C2單元格中輸入的公式為:“=IF(A2="","",IF(LEFT(A2,1)="5","外地生源",IF(LEFT(A2,1)="4","本地生源","無效的生源代碼")))”。這個(gè)公式的含義是:如果在A2中還沒填入學(xué)號(hào),就返回一個(gè)空字符串,如果填入的學(xué)號(hào)的第一位字符為“5”,則返回字符“外地生源”,如果第一位字符為“4”,則返回“本地生源”,如果是其他字符,就返回“無效的生源代碼”。輸入公式后,利用公式填充柄復(fù)制公式到下方恰當(dāng)?shù)膯卧?。后面?qǐng)每次輸入公式后,都復(fù)制到恰當(dāng)?shù)膯卧瘛?(函數(shù)具體用法請(qǐng)參閱《Excel常用函數(shù)及實(shí)例剖析》)
小提示:由于學(xué)號(hào)的數(shù)據(jù)類型為文本,而不是數(shù)值,所以在條件“LEFT(A2,1)="5"”中,要對(duì)數(shù)字5加引號(hào)。下面的情況同理。
3.選中D2單元格,建立根據(jù)學(xué)號(hào)得出學(xué)生年級(jí)數(shù)據(jù)的公式。在D2單元格中輸入的公式為:“=IF(A2="","",MID(A2,2,2)&"級(jí)")”。其中MID(A2,2,2)的含義是,從A2學(xué)號(hào)中的第二位開始,提取二個(gè)字符。
4.選中E2單元格,建立根據(jù)學(xué)號(hào)得出學(xué)生學(xué)院的公式。在E2單元格中輸入的公式為:“=IF(MID(A2,4,3)="110","數(shù)科院",IF(MID(A2,4,3)="111","信息學(xué)院",IF(MID(A2,4,3)="112","外語學(xué)院","無效的學(xué)院代碼")))”。這個(gè)公式的含義是:如果代表學(xué)院的字符串為“110”,則返回“數(shù)科院”;若是“111”,則返回“信息學(xué)院”;若是“112”則返回“外語學(xué)院”,若是其他情況,則返回“無效的學(xué)院代碼”。
小提示:這里嵌套使用了IF函數(shù),由于IF函數(shù)最多只能嵌套七層,因此最多可以根據(jù)代碼返回八個(gè)學(xué)院。如果實(shí)際情況中需要使用的學(xué)院數(shù)目超過了八個(gè),則可以使用自定義函數(shù)。
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