2013年秘書三級資格考試實務(wù)題案例分析-2

　　場景：公司會議室、秘書辦公室、經(jīng)理辦公室

　　時間：某日上午

　　人物：

　　宏遠(yuǎn)公司總經(jīng)理辦公室秘書：鐘苗、初萌

　　行政經(jīng)理：蘇明

　　總經(jīng)理：王成

　　部門經(jīng)理：高經(jīng)理、崔經(jīng)理

　　物品：幾個裝計算機的大箱子、裝有空調(diào)的會議室、消防栓、辦文單(文件辦理單)、辦公用品的箱子、簡報的報頭、錄音機、人名臺簽

　　情景一(在公司會議室)

　　正準(zhǔn)備召開總經(jīng)現(xiàn)辦公會，提前10分鐘，秘書與初秘書檢各座位上的文件和茶水。

　　鐘：(對初萌)今天的總經(jīng)理辦公會將重點討論綜合樓項目的資金籌措問題，你幫助檢查一下，錄音機和磁帶準(zhǔn)備好了沒有。還有我來公司時間不長，認(rèn)識的人不多，請你把出席人員的座位圖給我出一份。

　　初：桌上不是有人名臺簽嗎?

　　鐘：(不悅)我坐在邊上，有的人名不是看不見嗎?讓你幫點忙怎么話這么多。(氣氛有點緊張)

　　鐘：(緩和了口氣)初秘書，你覺不覺得這屋子有點涼?

　　初：是挺涼的，空調(diào)溫度可能太低了。

　　鐘：(過去調(diào)空調(diào)溫度)我說這么涼呢，溫度在15度以下，以后設(shè)在20度左右就行了。(人們陸續(xù)進來入座，王總宣布會議開始，鐘秘書桌前有記錄本和錄音機、磁帶)

　　王總：下面我們開會，今天的會議內(nèi)容很重要，關(guān)系到我們綜合樓項目的建設(shè)問題。(畫面淡出 鐘秘書埋頭記錄)

　　情景二(鐘秘書辦公室)

　　鐘秘書正在起草《情況簡報》(電腦屏幕)：

　　宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司情況簡報

　　第8期

　　2006年6月5日

　　宏遠(yuǎn)信息有限責(zé)任公司辦公室

　　初：(推門進來)鐘秘書，蘇經(jīng)理讓我來問總經(jīng)理辦公會下發(fā)的文件都收回來了沒有。

　　鐘：(頭也不抬)我還沒顧上呢，等我把簡報打完再說吧。

　　初：鐘秘書，綜合樓項目高經(jīng)理后天要出差，急需這些文件資料，讓我過來取一下。

　　鐘：會議文件的清通不用那么著急。高經(jīng)理要帶相關(guān)文件我再給出一套。

　　初：這是總經(jīng)理辦公會定下的有關(guān)第三季度各位領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)的工作安排，蘇經(jīng)理請你制成一份第三季度的會議時間表。

　　第三季度領(lǐng)導(dǎo)主要工作安排

　　(2006年7月――9月)

　　1、王總：7月前兩周到上海參加客戶洽談會，8月的第二周到中國香港參加一周的產(chǎn)品訂貨會。

　　2、劉副總：在8月的每個星期三要參加公司內(nèi)部的銷售部門的工作會。

　　3、趙副總：每周的周一參加公司的辦公會，9月第三周要開一個全公司的分公司銷售會議，9月的最后一周安排休假。

　　情景三(蘇經(jīng)理辦公室)

　　蘇經(jīng)理：(拿起電話)是鐘秘書嗎，請到我辦公室來一下。

　　鐘：(推門而進)蘇經(jīng)理，你找我?

　　蘇：你這份第三季度會議計劃表編制得有問題，看不出是哪位領(lǐng)導(dǎo)去開會，第幾周去開會，你把7、8、9三個月份的會各放在一個欄目中，既看不出第幾周，也不知道是誰去開，領(lǐng)導(dǎo)怎么根據(jù)這個計劃表安排時間呢?

　　第三季度會議時間表

　　(2006年7月――9月)

　　(蘇經(jīng)理指著表，會議時間表的大特寫，鐘秘書不好意思)

　　鐘：我就是太忙了，沒太仔細(xì)設(shè)計，我回去重新編一下。(轉(zhuǎn)身欲走)

　　蘇：你先等一下，上次關(guān)于綜合樓項目的會議下發(fā)文件為什么到現(xiàn)在還沒有收齊?

　　鐘：我收的晚了點，有幾個經(jīng)理不知道文件放在哪兒了，一時半會兒找不到。

　　蘇：文件清退必須要及時，否則很容易造成丟失，這些文件中涉及到項目投標(biāo)內(nèi)容，一旦泄露會給公司帶來嚴(yán)重的后果。

　　鐘：(一臉不高興)我明天一定收齊，要是沒別的事，我回去馬上編制會議計劃表。

　　蘇：那就這樣吧!

　　情景四(鐘打電話)

　　鐘：崔經(jīng)理嗎?你前兩天跟我說讓我提供一份發(fā)文處理的流程圖，我做了一份，現(xiàn)在傳真給你，你們可以根據(jù)這個流程圖建立你們相關(guān)的文件處理的規(guī)定。

　　發(fā)文

　　登記

　　用印

　　審核

　　撰寫

　　議擬

　　交擬

　　(流程表特寫，撥打傳真電話開始發(fā)傳真，傳真機卡紙，將原稿抽出重發(fā))

　　鐘：(重新拿起電話)崔經(jīng)理，傳真件收到了嗎?收到了，那再見。(推門走出辦公室看見樓道邊有幾個計算機的大箱子擋住了她的門口)

　　鐘：這是哪個部門的大箱子呀?趕快拿走，別擋在通道上，多礙事呀。(左右看看沒有人回應(yīng)，自言自語)這是誰干的好事，真缺德，放在別人門口怎么不放自己門口呀?(將箱子往前使勁推，推離了自己的門口，檔在了消防栓前)

　　1、能夠提前10分鐘到會議地點檢查會議的準(zhǔn)備情況。對

　　2、能夠事先準(zhǔn)備好與會人員的文件和茶水。對

　　3、能夠做好會議記錄前的準(zhǔn)備工作，準(zhǔn)備好了記錄本和錄音機、錄音磁帶。對

　　4、知道在會議桌上擺放人名臺簽，以便與會者正確落座和做好記錄。對

　　5、在對公司情況不熟的前提下，能夠為會議事先備好座次表。對

　　6、在指導(dǎo)下屬工作中，態(tài)度比較生硬，不注意語言溝通的技巧。錯

　　7、在檢查會議地點時注意了溫度的控制，能夠指導(dǎo)下屬將室溫控制在適度的范圍內(nèi)。對

　　8、在進行會議記錄時，為了保證記錄的準(zhǔn)確性，能夠同時運用手工記錄和錄音機記錄。對

　　9、情況簡報的文頭不正確，情況簡報四字應(yīng)在單位名稱下居中。錯

　　10、簡報的印發(fā)日期應(yīng)寫在間隔線的右側(cè)，編印單位應(yīng)寫在與印發(fā)日期平行的左側(cè)。錯

　　11、保密會議下發(fā)的文件應(yīng)及時清退。錯

　　12、編制領(lǐng)導(dǎo)會議時間表時，應(yīng)注明不同月份的周次。錯

　　13、注明參加會議的領(lǐng)導(dǎo)人名。錯

　　14、缺乏保密意識，在重要的會議文件出現(xiàn)丟失的情況下，不及時加以追回，也未及時匯報。錯

　　15、發(fā)文工作處理的流程圖不準(zhǔn)確、不完整、缺少簽發(fā)、印制等重要環(huán)節(jié)。錯

　　16、在傳真文件時，不能正確地使用傳真機，出現(xiàn)卡紙，違反操作規(guī)定，硬往外抽。錯

　　17、注意到辦公環(huán)境的管理，能夠及時將擋在通道上的箱子移開。對

　　18、在移動箱子時，忘記了安全隱患的管理規(guī)定，將箱子擋了消防栓前造成了隱患。錯

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