2013年北京會計從業(yè)考試《電算化》第3章第8節(jié):檔案管理的要求
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第八節(jié) 會計電算化檔案管理的基本要求
本節(jié)要點:
電算化會計檔案管理的主要任務(wù)
電算化會計檔案的內(nèi)容
記賬憑證的生成與管理
會計賬簿、報表的生成與管理
電算化會計檔案的保管
主要內(nèi)容:
采用磁帶保存會計檔案條件的,由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定,并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理的主要任務(wù)
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
1)電算化會計檔案包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù),以及計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
2)會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)
3)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)存儲的會計賬簿或報表,具有磁性化和不可見的特點
4)通用會計軟件、定點開發(fā)會計軟件、通用與定點開發(fā)相結(jié)合會計軟件的全套文檔資料,以及會計軟件程序等,均應(yīng)視同會計檔案進行保管,保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、記賬憑證的生成與管理
收付款憑證應(yīng)由出納人員簽名蓋章
手工事先做好記賬憑證,向計算機錄入記賬憑證,然后進行處理,在這種情況下,保存手工記賬憑證與機制憑證均可
四、會計賬簿、報表的生成與管理
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機條件的限制,可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁打印的,也可按旬打印輸出。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)存儲的會計賬簿或報表,并將其作為會計檔案保存的單位,如果不再定期打印輸出會計賬簿,必須征得同級財政部門的同意
8.各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用,在向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得外借
五、電算化會計檔案保管
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作,重要會計檔案應(yīng)準備雙份,存放在兩個不同的地點,最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的,要定期進行檢查、定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。一般來說,軟盤的存放環(huán)境,溫度4℃―5℃,相對溫度8%―83%,磁場強度50奧斯特。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存在會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來,為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存,直至其中的會計信息完全過時為止。
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