2013公路監(jiān)理師考點:企業(yè)合同的審核和管理

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　　企業(yè)合同的審核和管理

　　由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財務等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。那么，作為一個企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢?筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

　　第一，企業(yè)應成立一個合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務部門、各單位分口管理的模式。對企業(yè)合同的簽訂和履行負有監(jiān)督、檢查和指導的職責。具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業(yè)務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執(zhí)行情況。要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

　　其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國當前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業(yè)已經(jīng)認可了該合同的有關條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔責任?！蹲罡呷嗣穹ㄔ宏P于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業(yè)是否應承擔擔保責任問題的函》(1992年9月8日法函〔1992〕113號)對此有規(guī)定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當?shù)睦щy的。

　　其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個問題，由于市場經(jīng)濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會產(chǎn)生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來被動的局面。在實際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當?shù)臅r候簽訂合同。這其實就是企業(yè)的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業(yè)在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產(chǎn)生狹義無權代理或表見代理行為。因此，筆者建議，企業(yè)應在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業(yè)務往來的關系客戶。

　　其三，對企業(yè)的被解聘主要負責人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負責人比如說總經(jīng)理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。

　　第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理

　　一般地說，企業(yè)的重大合同主要有：合作發(fā)展合同、企業(yè)購并合同、聯(lián)營合同，獨家代理協(xié)議、重大技術改進或技術引進合同、涉及擔保的合同、房地產(chǎn)開發(fā)與交易合同、金額巨大的購銷合同等。由于這些合同涉及到企業(yè)的重要經(jīng)濟利益，對企業(yè)的發(fā)展有著至關重要的影響，因此，在簽訂合同過程中，一定要把這些合同挑出來，做為合同的重點審核和管理對象，從合同的項目論證、對方當事資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都應有法律顧問部門的主要人員的參與，嚴格管理和控制，預防合同糾紛的發(fā)生，有效維護企業(yè)合法權益。

　　第三，合同審核的主要內(nèi)容

　　合同內(nèi)容豐富多樣，合同的條款可以從幾條到上百甚至上千條。因此，對任何一個合同的審核，都應做到有的放矢，對主要的內(nèi)容和重要的條款作主要的審核。合同的主要內(nèi)容，根據(jù)合同法的規(guī)定，主要包括：當事人的名稱或者姓名和住所;合同要履行的標的物;標的物數(shù)量;標的物質(zhì)量;標的物價款或者需要支付的報酬;履行期限，履行的地點和履行的方式;違約責任;解決爭議的方法。筆者以為，重要的審核內(nèi)容主要包括以下幾方面：

　　一、對合同當事人身份和資格的審查。這是合同審核中首先要確認的問題，也是防止合同詐騙的最有力的防范措施。因為合同當事人的身份和資格直接關系到合同簽訂后是否有效是否能真正履行的先決條件。

　　首先，應要求對方出示企業(yè)營業(yè)執(zhí)照，本人的授權委托書及本人的身份證。還要對企業(yè)的生產(chǎn)資格進行審查。比如說，房地產(chǎn)項目的，則一方必須要有房地產(chǎn)資格;特種機電設備生產(chǎn)的，則需要特種機電設備生產(chǎn)許可證;如果是藥品的，則需要相應的國家藥品生產(chǎn)的許可證，否則，就算合同簽訂了也常常會無效。

　　其次，如果是重大的合同，那么，企業(yè)在簽訂合同之前，應派遣相關人員去對方所在地進行審查，考察團的人員應是企業(yè)高級管理人員+主管負責人+專業(yè)技術人員+法律人士+財務人員等的綜合組成。這種審查并不僅僅是對對方企業(yè)表面化的考察，而是應對對方提供的各類執(zhí)照、證件、資格證、許可證、財務報表等進行仔細的審查。

　　在對企業(yè)本身審查的同時，還應去法院調(diào)查核實該企業(yè)是否存在訴訟案件，去工商行政管理局調(diào)查核實該企業(yè)的年檢注冊和歷年的獎罰情況，去土地管理部門和房屋管理部門調(diào)查核實該企業(yè)是否存在不動產(chǎn)的抵押擔保，去稅務局調(diào)查核實該企業(yè)是否存在拖延繳納稅費或者是否還有稅費沒有及時上繳情況，去環(huán)保局調(diào)查核實是否存在嚴重污染環(huán)境的行為等。以上幾個方面的實地調(diào)查核實的信息，都是公開化，因此，企業(yè)只要稍微認真，就不難對此進行實地審查，但對企業(yè)銀行帳號的查詢則是不容易的。

　　當然，以上幾個方面的調(diào)查核實，因合同的內(nèi)容側(cè)重也就不同。比如說，如果是合作發(fā)展項目，那么對繳納稅費的情況調(diào)查是必要的;如果是引進生產(chǎn)線，那么對該生產(chǎn)線的環(huán)保限制調(diào)查必須要詳細化。如果是房地產(chǎn)項目合作開發(fā)，那么對該房地產(chǎn)項目的土地審批的相關手續(xù)是否齊全和是否設立過抵押擔保的調(diào)查則要盡可能詳細。

　　二、對合同標的物符合國家各項標準(產(chǎn)品質(zhì)量、衛(wèi)生防疫等)的審查。這種審查主要是幫助企業(yè)對對方產(chǎn)品質(zhì)量的一種表面化理解。企業(yè)不應該只相信對方提供的各類許可證和證件，而應根據(jù)對方提供的相關證件，通過電話咨詢、委托異地審查或者實地考察等方式予以實際審核。

　　三、價款的支付審查

　　對價款的如何有效的約定，會直接影響到對方履行合同的心態(tài)，直接關系到合同是否會順利履行。產(chǎn)品銷售方，則應審查對方是否有按時支付合同款的能力，應避免出現(xiàn)先供應產(chǎn)品后收款的情況，尤其應注意避免出現(xiàn)“貨到后付款”之類的低級錯誤。產(chǎn)品買受方，則應要求價款的支付應與產(chǎn)品的供應量和供應時間相配應，應盡可能避免出現(xiàn)價款先支付后提供產(chǎn)品的條款。

　　四、違約責任的約定

　　我們可以說，違約條款的如何約定，直接反映出該合同的質(zhì)量如何，也直接反映了該合同可以順利履行的可能性。根據(jù)筆者多年的法律服務實踐，合同對違約條款的約定越簡單，就越容易出現(xiàn)法律糾紛。我們經(jīng)常會看見合同中關于違約責任的這么約定：雙方應嚴格履行本合同，如一方有違約，則另一方根據(jù)法律規(guī)定追究其違約責任。稍微懂法律知識的人，都知道，這樣的約定，對于保障合同的履行是起不了任何積極意義的。合同法早就有規(guī)定，合同違約，違約方當然必須要承擔違約責任，賠償對方的經(jīng)濟損失。這是法定義務，無須要當事人在合同中約定。但如果賠償、如何計算經(jīng)濟損失等這些最重要的問題都沒有涉及，則會對守約方追究違約方的違約責任造成很大的障礙，而這也是違約責任的審核的核心所在。

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