物業(yè)管理師:物業(yè)管理投標的條件、程序與策略技巧

　　物業(yè)管理投標的條件、程序與策略技巧

　　(一)參加物業(yè)管理投標的條件

　　1.法律法規(guī)規(guī)定的要求

　　根據(jù)相關法律、法規(guī)的要求，參與物業(yè)管理投標應當是具有相應物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)和承擔招標項目能力的法人企業(yè)。物業(yè)管理企業(yè)在國內(nèi)參與投標業(yè)務的，必須取得《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》和政府行政主管部門頒發(fā)的《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)證書》。具體可參照建設部2004年3月頒布的中華人民共和國建設部令第125號《物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)管理辦法》的相關規(guī)定。

　　2.招標方規(guī)定的要求

　　在物業(yè)管理招標投標中，招標方在招標條件中除要求投標人具備相應的物業(yè)管理企業(yè)資質(zhì)，一般還會要求投標方具有管理與投標物業(yè)類似項目的經(jīng)驗與業(yè)績，并對投標人在資金、管理和技術實力，投標人的商業(yè)信譽，派駐項目的負責人、管理團隊的條件，物業(yè)管理服務內(nèi)容和服務標準，投標書的制作、技術規(guī)范和合同條款等方面作出明確具體的要求。

　　(二)物業(yè)管理投標的程序

　　1.獲取招標信息

　　根據(jù)招標方式的特點，投標人獲取招標信息一般來自兩個渠道：一是從公共媒介上采集公開招標信息，二是來自招標方的邀請。

　　2.項目評估與風險防范

　　在獲取招標信息后，投標人應首先組織經(jīng)營管理、專業(yè)技術和財務等方面的人員對招標物業(yè)進行項目評估，預測中標成功的可能性和存在的風險，對投標活動進行策劃，制訂相應的投標策略和風險控制措施，確保投標的成功或避免企業(yè)遭受損失。

　　(1)項目評估

　　項目評估一般分為兩個階段，即初選階段，準備和實施階段。初選階段的評估主要是在調(diào)查、研究資料的基礎上對項目進行分析、預測和評定，目的是確定是否參與投標;準備和實施階段的評估主要是對投標物業(yè)進行深入的調(diào)查和進行技術、經(jīng)濟論證，并在此基礎上確定最佳投標策略和管理方案。

　　項目評估主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

　　1)投標物業(yè)的基本情況

　　投標人在分析招標物業(yè)項目的基本情況時，主要是從物業(yè)的性質(zhì)、類型入手，著重了解物業(yè)的建筑面積和投資規(guī)模、使用周期、建筑設計規(guī)劃、配套設施設備等具體情況。屬于新建物業(yè)的，就要了解物業(yè)的建設周期和進度，分析物業(yè)現(xiàn)有條件對實施物業(yè)管理服務的利弊，如在早期介入和前期物業(yè)管理的項目中，要關注現(xiàn)有規(guī)劃設計及建筑施工中是否存在不符合物業(yè)管理要求的問題，以便在方案中提出相應的解決或建議方案;屬于已投入使用的物業(yè)的，則應收集物業(yè)使用過程中的具體資料，如歷年大中修計劃實施情況、配套設施功能改造方案等;屬于商業(yè)類型物業(yè)的，則應了解商業(yè)物業(yè)的使用功能和規(guī)模;對公用事業(yè)類型物業(yè)，除了解物業(yè)的基本情況外，還應該關注現(xiàn)有規(guī)劃或已配置的設施中是否具備預防及應對緊急事件的條件等。

　　物業(yè)管理企業(yè)可以通過招標文件、現(xiàn)場踏勘、標前會議等渠道獲取招標物業(yè)項目的基本資料，為項目的組織架構設計、人員及崗位的設置、費用測算等提供準確的依據(jù)。

　　2)招標物業(yè)項目的定位

　　分析招標物業(yè)項目的定位要從投標物業(yè)項目的內(nèi)部條件和外部環(huán)境人手，了解物業(yè)的功能定位、形象定位和市場定位，調(diào)查物業(yè)所在地域的人文環(huán)境、經(jīng)濟環(huán)境、政治及法律環(huán)境，具體包括物業(yè)所在地域的法規(guī)政策，政府管理，社會文化傳統(tǒng)與風俗習慣，居民收入與消費水平，物業(yè)所在區(qū)域的位置、交通條件、商業(yè)狀況、人口流動狀況，同類物業(yè)的服務費用標準等。

　　3)業(yè)主的需求

　　招標物業(yè)項目的業(yè)主對物業(yè)管理服務的需求包括業(yè)主需求的內(nèi)容、物業(yè)管理消費的承受能力等。目前設計得較為規(guī)范的物業(yè)管理招標文件中對物業(yè)管理服務需求都有明確具體的規(guī)定，物業(yè)管理企業(yè)應認真分析招標文件的相關內(nèi)容。對于非單一業(yè)主性質(zhì)的招標項目，物業(yè)管理企業(yè)還應通過市場調(diào)研的方式了解招標物業(yè)業(yè)主(包括預售或現(xiàn)售性質(zhì)物業(yè)的潛在客戶)的文化層次、生活需求、對物業(yè)管理服務的期望與要求，從而為制訂物業(yè)管理方案中的服務重點和管理措施提供決策依據(jù)。

　　4)建設單位、物業(yè)產(chǎn)權人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況

　　建設單位、物業(yè)產(chǎn)權人(含業(yè)主)、物業(yè)使用人的基本情況包括其背景資料以及是否具有誠意合作并具備履行合同的實力。屬于新建物業(yè)的，要詳細調(diào)查了解建設單位的資金實力、技術力量和商業(yè)信譽等，并通過對建設單位以往所承建的物業(yè)質(zhì)量，以及有關物業(yè)管理公司與之合作情況的調(diào)查，分析判斷招標物業(yè)建設單位的可靠性;屬于重新選聘物業(yè)管理企業(yè)的招標項目，應調(diào)查解聘原管理方的原因、物業(yè)產(chǎn)權人是否與原建設單位或管理方存在法律糾紛;對于已投入使用一定年限的招標物業(yè)，需詳細了解物業(yè)的使用情況、產(chǎn)權人的背景、資金實力和信譽，物業(yè)是否存在重大隱患;屬于要求投標人參與物業(yè)合作經(jīng)營的招標項目，應另作具體的投資可行性分析論證。

　　5)招標條件和招標過程

　　對招標方要求的條件要進行深入分析，預測中標的可能性。對在招標文件和招標過程中出現(xiàn)的異常要求和情況要進行分析判斷，調(diào)整招標策略，避免因招標方或競爭對手使用違規(guī)手段操縱招標活動，使企業(yè)蒙受不必要的損失。如有的招標文件會由于招標者的利益趨向而呈現(xiàn)出某種明顯偏向。在閱讀標書時，物業(yè)管理公司應特別注意招標公告中的特殊要求，以便作出正確判斷，還應對招標方增加的合同特殊條款作出其是否符合《物業(yè)管理條例》規(guī)定的判斷，從而評估企業(yè)若承擔特殊條款可能存在的風險。

　　6)競爭對手

　　對競爭對手的分析評估包括了解競爭對手的規(guī)模、數(shù)量和企業(yè)綜合實力;競爭對手現(xiàn)接管物業(yè)的社會影響程度;競爭對手與招標方是否存在背景聯(lián)系，在物業(yè)招標前雙方是否存在關聯(lián)交易;競爭對手對招標項目是否具有絕對優(yōu)勢;競爭對手可能采取的投標策略等。

　　7)企業(yè)自身條件的分析

　　對企業(yè)自身條件的分析內(nèi)容包括：招標項目的性質(zhì)，所在區(qū)域、規(guī)模是否符合企業(yè)發(fā)展規(guī)劃;項目類型是否符合企業(yè)確定的目標客戶;常規(guī)預測的盈利;項目風險控制是否在企業(yè)可以承受的范圍內(nèi);投標企業(yè)現(xiàn)有的人、財、物等資源條件滿足項目需求的能力。

　　物業(yè)管理企業(yè)只有通過對項目進行合理的分析和正確的評估，并結合物業(yè)管理企業(yè)自身的優(yōu)勢條件，才能確定招標項目的選擇和招標活動的具體實施。

　　(2)投標風險的防范與控制

　　物業(yè)管理投標的主要風險來自于招標人和招標物業(yè)、投標人、競爭對手等三個方面。

　　1)來自于招標人和招標物業(yè)的風險有：招標方提出顯失公平的特殊條件，招標方未告知可能會直接影響投標結果的信息，建設單位可能出現(xiàn)資金等方面的困難而造成項目無法正常進行，因物業(yè)延遲交付使用而造成早期介入期限延長，招標方與其他投標人存在關聯(lián)交易等。

　　2)來自于投標人的風險主要有：未對項目實施必要的可行性分析、評估、論證，從而造成投標決策和投標策略的失誤;盲目作出服務承諾;價格測算失誤造成未中標或中標后虧損經(jīng)營;項目負責人現(xiàn)場答辯出現(xiàn)失誤;接受資格審查時出現(xiàn)不可預見或可預見但未作相應防范補救措施的失誤;投標資料(如物業(yè)管理方案、報價等)泄露;投標人采取不正當?shù)氖侄螀⑴c競爭，被招標方或評標委員會取消投標資格;未按要求制作投標文件或送達投標文件造成廢標等。

　　3)來自競爭對手的風險主要有：采取低于成本競爭、欺詐、行賄等不正當?shù)母偁幨侄?具備相關背景或綜合競爭的絕對優(yōu)勢;竊取他人的投標資料和商業(yè)秘密等。

　　對上述風險的防范與控制的具體措施有：嚴格按照相關法律法規(guī)的要求參與投標活動;對項目進行科學合理的分析、評估，周密策劃、組織、實施投標活動;完善企業(yè)自身的管理;選擇信譽良好的招標方和手續(xù)完備盈利優(yōu)勢明顯的物業(yè);充分考慮企業(yè)的承受能力，制訂可行的物業(yè)管理方案，選擇經(jīng)驗豐富的項目負責人;慎重對待合同的附加條款和招標方的特殊要求等。

　　3.登記并取得招標文件

　　物業(yè)管理企業(yè)在確定參加投標后，按招標公告和投標邀請書指定的地點和方式登記并取得招標文件。

　　4.準備投標文件

　　投標人應嚴格按照招標文件的要求編制投標文件，并對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應。投標文件又稱標書，一般由投標函、投標報價表、資格證明文件、物業(yè)管理方案、招標文件要求提供的其他材料等幾部分組成。常見的做法是將投標文件根據(jù)性質(zhì)分為商務文件和技術文件兩大類。

　　(1)商務文件(或稱物業(yè)基本情況)

　　商務文件又稱商務標，主要包括：

　　1)公司簡介。包括投標公司的資質(zhì)條件、以往業(yè)績、人員等情況。

　　2)公司法人地位及法定代表人證明。包括資格證明文件(營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、企業(yè)代碼以及行業(yè)主管部門頒發(fā)的資質(zhì)等級證書、授權書、代理協(xié)議書等)、資信證明文件(保函、已履行的合同及商戶意見書、中介機構出具的財務狀況書等)。

　　3)投標報價單及招標文件要求提供的其他資料。

　　商務文件要求投標人按招標要求和行業(yè)標準真實反映企業(yè)的情況和詳細的報價。

　　(2)技術文件

　　技術文件又稱技術標，主要是物業(yè)管理方案和招標方要求提供的其他技術性資料。

　　應注意，有的招標條件要求在技術文件中禁止透露可以反映企業(yè)情況的數(shù)據(jù)、文字、報價等，在準備材料時應按招標要求準備相關資料。

　　5.送交投標文件

　　全部投標文件編制好以后，投標人應按招標文件要求進行封裝，并按時送達招標單位。

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　　6.接受招標方的資格審查

　　投標人應按招標文件規(guī)定的要求準備相應資料，接受招標方的資格審查。

　　7.參加開標、現(xiàn)場答辯和評標

　　投標人在接到開標通知后，應在規(guī)定的時間到達開標地點參加開標會議和現(xiàn)場答辯，并接受評標委員會的審核。

　　8.簽約并執(zhí)行合同

　　投標人在收到中標通知書后，應在規(guī)定的時間內(nèi)及時與招標人簽訂物業(yè)管理服務合同。同時，投標人還要同招標單位協(xié)商解決進駐物業(yè)區(qū)域、實施前期物業(yè)管理的有關問題。

　　投標結束后，要對投標活動進行分析總結，結算投標有關費用，對招標投標資料進行整理、歸檔。

　　(三)投標的策略及技巧

　　1.投標的組織策劃

　　物業(yè)管理企業(yè)在獲取招標信息后應組織相關人員組成投標小組，對投標活動進行策劃實施，其主要任務是項目分析評估、標書編制、投標策略的制訂、參與現(xiàn)場踏勘、開標、評標、現(xiàn)場答辯、簽約談判等。

　　(1)根據(jù)招標物業(yè)項目的情況選擇企業(yè)骨干力量組成投標小組，投標小組成員的選擇、配備，尤其是項目負責人的選擇是確保投標活動的質(zhì)量和效率的基礎。

　　(2)對招標方、招標物業(yè)基本情況和競爭對手要進行深入細致的調(diào)查，正確評估，預測并降低投標的風險。

　　(3)正確編制標書。編制標書要根據(jù)招標文件的要求進行，在透徹掌握招標文件內(nèi)容和進行細致深入的市場調(diào)查基礎上，確定管理項目的整體思路(包括物業(yè)管理工作重點、服務特色、管理目標、管理方式及實施措施等)，制訂物業(yè)管理方案。

　　(4)在科學分析和準確計算的前提下測算管理服務成本并制訂合理報價。

　　(5)靈活運用公共關系，多渠道獲取相關信息，確保報價的合理性。

　　(6)選擇最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢的物業(yè)作為招標方考察的對象。

　　(7)加強與招標方的溝通，了解招標方的需求，及時掌握投標過程中出現(xiàn)的變化情況并采取相應的應對措施。

　　(8)周密安排招標方的資格預選和評標過程中的現(xiàn)場答辯活動。

　　2.項目的現(xiàn)場踏勘

　　在踏勘現(xiàn)場過程中，招標人還會就投標公司代表提出的問題作出口頭回答，但這種口頭答復并不具備法律效力，只有在投標者以書面形式提出問題并由招標人作出書面答復時，才能產(chǎn)生法律約束力。投標人應對現(xiàn)場物業(yè)進行詳細的踏勘，查勘現(xiàn)場物業(yè)與投標報價是否存在外在風險條件。具體包括以下方面：

　　(1)物業(yè)建筑及安裝施工進度(新建物業(yè))，物業(yè)當前使用情況及陳舊老化程度(舊有物業(yè));物業(yè)配套設施設備及其分布情況;周邊道路交通及停車場情況;園林綠化及環(huán)境標識情況;內(nèi)部公共使用區(qū)域及通道分布情況;物業(yè)管理用房等。

　　(2)主要業(yè)主情況，包括客戶定位、主要服務要求與所需特殊服務、物業(yè)服務費的承受能力等。這些情況可由投標人自行安排人員與時間進行調(diào)查。

　　(3)物業(yè)所在地的氣候條件、經(jīng)濟環(huán)境、人文環(huán)境、消費需求和市場變化情況以及與物業(yè)管理相關的政策法規(guī)等。

　　3.投標文件的編寫

　　物業(yè)管理投標文件除了按規(guī)定格式要求響應招標文件外，最主要的內(nèi)容是介紹物業(yè)管理要點和物業(yè)管理服務內(nèi)容、服務形式和費用。

　　(1)投標文件編寫的基本要求。

　　作為評標的基本依據(jù)，投標文件必須具備統(tǒng)一的編寫基礎，以便于評標工作的順利進行。

　　1)使用國家統(tǒng)一的行業(yè)標準計量單位，避免在定標和履約中出現(xiàn)混亂。

　　2)使用統(tǒng)一的貨幣。國內(nèi)物業(yè)管理投標書規(guī)定使用的貨幣應為“人民幣”，而國際投標中所使用貨幣則應按招標文件的規(guī)定執(zhí)行。

　　3)使用國家統(tǒng)一頒布的行業(yè)標準與規(guī)范。如果某些業(yè)主由于特定需要要求提供特殊服務，也應按照國家正式批準的統(tǒng)一的服務行業(yè)標準規(guī)范。若招標文件要求采用國外的服務標準與規(guī)范，應將所使用的標準規(guī)范譯成中文，并在投標文件中說明。

　　4)使用準確的表述方式。投標書的文字與圖紙是投標者借以表達其意圖的語言，必須能準確表達投標公司的投標方案。投標文件要使用簡潔、明確、文法通暢、條理清楚、言簡意賅的表述方式，最大限度地減少招標單位的誤解和可能出現(xiàn)的爭議。

　　圖紙、表格的編寫要做到前后一致、風格統(tǒng)一、符合招標文件的要求。最好能以索引查閱方式將圖紙表格裝訂成冊，并和投標文件中的文字表述保持一致。

　　5)確保資料的真實性。投標文件的內(nèi)容應符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定，且無重大偏離與保留。投標人應按招標文件的要求提供投標文件，并保證所提供全部資料的真實性。

　　(2)投標文件編寫中應注意的問題。

　　1)確保填寫無遺漏，無空缺。投標文件中的每一空白都需填寫，如有空缺，則被認為放棄意見;重要數(shù)據(jù)未填寫，可能被作為廢標處理。

　　2)不可任意修改填寫內(nèi)容。投標人所遞交的全部文件均應由投標方法人代表或委托代理人簽字;若填寫中有錯誤而不得不修改，則應由投標方負責人在修改處簽字。

　　3)填寫方式規(guī)范。除投標方對錯處作必要修改外，投標文件中不允許出現(xiàn)加行、涂抹或改寫痕跡。

　　4)不得改變標書格式。若投標人認為原有招標文件規(guī)定的格式不能表達投標意圖，可另附補充說明，但不得任意修改原招標文件規(guī)定的格式。

　　5)計算數(shù)字必須準確無誤。投標公司必須對單價、合計數(shù)、分步合計、總標價及其大寫數(shù)字進行仔細核對。

　　6)報價合理。投標人應對招標項目提出合理的報價。

　　7)包裝整潔美觀。投標文件應保證字跡清楚，文本整潔，紙張統(tǒng)一，裝幀美觀大方。

　　8)做好投標文件的保密措施。

　　4.投標報價的策略和技巧

　　投標報價是技術性、技巧性極強的工作，在投標的過程中，需要不斷調(diào)整策略，使報價更接近標底。投標報價的策略主要有：

　　(1)對項目運作的經(jīng)營管理成本進行準確測算，確定項目運作的盈虧平衡點和利潤空間，在此基礎上預測標底和競爭對手的報價范圍。

　　(2)密切關注、正確分析競爭對手的報價。

　　(3)補充一些投標人有能力承擔的優(yōu)惠條件作為報價的附加。

　　在投標過程中，投標人采取的報價技巧主要有：

　　1)多方案報價。在邀請招標或議標的方式中，由于招標文件不明確或項目本身有多方案存在，投標人對項目原方案提出在經(jīng)濟上、技術上更合理可行的方案，即準備兩個或兩個以上的報價，最后與招標方進行協(xié)商處理。

　　2)保本報價。即按成本報價，適用于規(guī)模大、遠景效益好的項目或業(yè)主大會委托業(yè)主委員會組織的招標項目。

　　5.現(xiàn)場答辯的技巧

　　(1)應選擇經(jīng)驗豐富、性格沉穩(wěn)、對項目情況熟悉的答辯人。在開標前應對答辯人員進行模擬演練，正確把握招標文件的要點、投標文件的重點內(nèi)容、對項目的熟悉程度等，對重點問題、難點問題、普遍性的問題一一準備答辯要點。

　　(2)開標前，答辯人員應該保持良好的精神狀態(tài)。

　　(3)在正式開標時，一般要求在規(guī)定的時間內(nèi)完整地將標書主要內(nèi)容、特點作一概要性介紹，答辯人員應當圍繞招標方和評委普遍關注的問題集中闡述，重點突出，難點講透，特色鮮明，從而體現(xiàn)投標企業(yè)的信心和實力，感染并打動招標方和評委。在現(xiàn)場發(fā)揮時要果斷、明確，避免匆忙回答或含糊其辭。

　　6.簽約談判的技巧

　　(1)在簽約談判時要準確把握對方的真實意圖，準確判斷對方履行合同的誠意和能力，對進駐物業(yè)和實施常規(guī)物業(yè)管理必備的條件應明確約定。

　　(2)慎重考慮物業(yè)管理目標、前期投入費用及獎罰條件等方面的任何承諾。如對管轄區(qū)域刑事案件、業(yè)主(或物業(yè)使用人)人身和財產(chǎn)安全損失等的承諾。

　　(3)預測承接物業(yè)后可能出現(xiàn)的各種風險，將其列入相應的合同條款中加以規(guī)避。

　　(四)招標文件示例

　　A省政府大樓的招標文件(部分內(nèi)容)：該項目位于G市T區(qū)，總建筑面積為84350m2，招標方式為邀請招標，由招標人委托代理機構于2004年4月組織具體的招標活動。

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