全國會計證《會計電算化》第三章第二節(jié)會計核算軟件講義

　　第二節(jié)會計核算軟件的基本要求

　　一、會計核算軟件的基本要求

　　根據(jù)《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件的設(shè)計、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：

　　(1)會計核算軟件設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的有關(guān)規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會計核算工作的效率。

　　(2)會計核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。

　　(3)會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。

　　(4)會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。

　　(5)會計核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T　19581―2004((信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　(6)會計核算軟件在設(shè)計性能允許的使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。

　　(7)會計核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　(8)單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，或者需要改變會計核算軟件的運行環(huán)境時，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。

　　(9)會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓(xùn)、會計核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。

　　二、會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求

　　數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。會計核算條件下，會計數(shù)據(jù)的輸入方式包括手工錄入、存儲介質(zhì)導(dǎo)人以及由其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳人等。輸入的數(shù)據(jù)主要有三大類：初始數(shù)據(jù)、記賬憑證數(shù)據(jù)和原始憑證數(shù)據(jù)。

　　1.會計核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式

　　會計核算軟件的會計數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。此外，會計核算軟件某個功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一功能模塊中取得，也可以根據(jù)其他功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。

　　2.對初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求

　　在會計賬套正式啟用之前，會計核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置。會計核算軟件必須具備以下初始化功能：

　　(1)輸入會計核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括各級會計科目的名稱、編號、年初數(shù)、期初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等。

　　(2)輸入需要在本期進(jìn)行對賬的未達(dá)賬項。

　　(3)選擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄。

　　(4)定義自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等。

　　(5)用戶設(shè)置，明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員的登錄名、密碼、姓名、操作權(quán)限等。

　　(6)必須提供必要的方法對輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗。

　　(7)會計核算軟件中采用的總分類會計科目的名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。

　　由于初始化工作是對會計數(shù)據(jù)的直接輸入和修改，因此，初始化工作結(jié)束并經(jīng)確認(rèn)后，有關(guān)功能應(yīng)當(dāng)關(guān)閉，以防用戶繞過正常的賬務(wù)處理程序直接對會計數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。

　　(三)對記賬憑證輸入的基本要求

　　會計核算軟件必須提供輸入記賬憑證的功能，輸入內(nèi)容包括填制憑證日期、憑證編號、業(yè)務(wù)摘要、會計科目名稱或編號、金額、附件張數(shù)等。記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計核算軟件自動產(chǎn)生。會計核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。

　　(四)對記賬憑證的控制功能要求

　　會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供以下控制功能，確保記賬憑證的編制和處理符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定：

　　(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的記賬憑證編號重復(fù)，如重復(fù)，予以提示并拒絕保存。

　　(2)以編號形式輸入會計科目的，自動顯示該編號所對應(yīng)的會計科目名稱。

　　(3)正在輸入的記賬憑證中的會計科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸人金額時，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計科目而無貸方會計科目或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(5)正在輸入的收款憑證的借方科目或付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”的，應(yīng)提示并拒絕保存。

　　(6)會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的記賬憑證(不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的記賬憑證)進(jìn)行修改的功能，在修改過程中，應(yīng)同樣給出與輸入記賬憑證時規(guī)定的各項提示。

　　(7)對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對記賬憑證進(jìn)行修改;對于已記賬的記賬憑證，應(yīng)當(dāng)不再允許撤銷審核。

　　(8)對同一張記賬憑證，應(yīng)分別對審核功能和輸入修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，防止同一用戶對同一張記賬憑證同時具有輸入、修改權(quán)和審核權(quán)。

　　(9)發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補充登記憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號“一”表示。

　　(10)采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式的記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。

　　(五)對原始憑證輸入的基本要求

　　會計核算軟件提供的原始憑證輸人項目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項目有填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。會計核算軟件對需要輸入的原始憑證，可以按照以下方法進(jìn)行處理：

　　(1)輸入記賬憑證的同時輸入相應(yīng)的原始憑證;輸入的有關(guān)原始憑證匯總金額與輸入的記賬憑證相應(yīng)金額不等時，軟件應(yīng)當(dāng)給予提示并拒絕通過;在對已經(jīng)輸入的記賬憑證進(jìn)行審核的同時，應(yīng)對輸入的所附原始憑證進(jìn)行審核;輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(2)記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會計核算軟件自動生成記賬憑證;會計核算軟件應(yīng)當(dāng)提供對已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，審核通過后，即可生成相應(yīng)的記賬憑證;記賬憑證審核通過或者登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改。

　　(3)在已經(jīng)輸入的原始憑證審核通過或者相應(yīng)記賬憑證審核通過或者登賬以后，如果原始憑證確需修改，則會計核算軟件應(yīng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對修改后的原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗的功能。

　　(六)對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求

　　(1)適用于外國貨幣核算業(yè)務(wù)的會計核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供能輸入外國貨幣憑證的功能。通用會計核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。

　　(2)采用統(tǒng)賬制核算外國貨幣的會計核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生的同時，輸入期初和發(fā)生時外匯牌價的功能。記賬憑證中，會計核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。

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