全國會計證《會計電算化》第五章第三節(jié)其他會計核算軟件講義

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　　第三節(jié)其他會計核算軟件功能模塊的操作要求

　　一、應收/應付賬款核算模塊基本操作

　　應收/應付賬款核算模塊主要是對往來款項進行核算與管理，其日常業(yè)務的基本處理流程是：輸入賒購、賒銷業(yè)務的有關單據，記錄收付的往來款項，核銷往來款項，進行賬齡分析，生成與往來賬款核算和管理有關的賬表。

　　(一)初始設置

　　1.設置往來單位檔案

　　首先，必須把往來單位基本信息輸入系統，主要是客戶/供應商代碼和名稱，此外，銀行賬號、聯系電話、地址等資料也可以根據需要輸入。一般來說，往來單位代碼一經設置并使用既不允許刪除也不允許修改，只能增加。

　　2.收付款條件設置

　　為處理有現金折扣條件的采購與銷售業(yè)務，需要進行收付款條件的定義。一般用“2/10，1/20，n/30”的形式表示。收付款條件主要包括設置折扣有效期限、對應折扣率和應收應付賬款的到期天數。

　　3.賬齡區(qū)間設置

　　為了對應收應付賬款進行賬齡分析，應設置賬齡區(qū)間，主要設置各賬齡區(qū)間的天數。

　　4.期初數據錄入

　　使用應收賬款核算模塊前，要將啟用時未結算完的所有往來單位的應收/應付/預收/預付款等數據錄入計算機，以便于以后使用中進行核銷處理。應收系統初始數據錄入包括期初發(fā)票和應收單據的錄入。應付系統初始數據錄入包括錄入期初暫估入庫的存貨(貨已到票未到的存貨、期初在途存貨)、票已到貨未到的存貨、期初受托代銷的存貨。

　　(二)日常業(yè)務

　　1.收款、付款單據的錄入

　　銷售發(fā)票是給客戶開具的增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票及其所附清單等原始銷售票據。銷售發(fā)票可以由銷售部門參照發(fā)貨單生成，也可以參照銷售訂單生成或直接填制。

　　采購發(fā)票是從供貨單位取得的進項發(fā)票及發(fā)票清單。在收到供貨單位的發(fā)票后，如果沒有收到供貨單位的貨物，可以對發(fā)票壓單處理，待貨物到達后，再輸入計算機做報賬結算處理。也可以先將發(fā)票輸入計算機，以便實時統計在途貨物。采購發(fā)票可分為專用發(fā)票和普通發(fā)票。

　　收款單是收到款項而輸入的單據。付款單是付出貨款而填制的單據。

　　2.應收/應付賬款核銷

　　應收賬款核銷就是指確定收款單與銷售發(fā)票之間的對應關系的操作。即需要指明每一次收款是收的哪幾筆銷售業(yè)務的款項。

　　應付賬款核銷就是指確定付款單與采購發(fā)票之間的對應關系的操作。即需要指明每一次付款是付的哪幾筆采購業(yè)務的款項。

　　3.賬齡分析

　　應收/應付賬款的賬齡分析是往來管理的重要內容之一。從企業(yè)財務管理角度來看，應收賬款的賬齡分析更加重要。通過應收賬款賬齡分析表對應收賬款拖欠時間的整理歸類和分析，了解企業(yè)管理人員收款工作的效率，以便正確確定今后的銷售策略，并能夠根據各種應收賬款過期的時間和歷史資料，估計壞賬損失。

　　4.應收/應付賬款查詢打印

　　應收/應付賬款查詢包括單據查詢和賬表查詢兩個方面。單據的查詢包括銷售發(fā)票和采購發(fā)票、收款單和付款單等單據的查詢。賬表查詢可以進行往來總賬、往來明細賬、往來余額表的查詢，并可以實現總賬、明細賬、單據之間的聯查。 二、工資核算模塊基本操作

　　工資核算是每個單位財會部門最基本的業(yè)務之一，是一項重要的經常性工作，它關系到每個職工的切身利益。在手工方式下，為了搞好工資核算，占據了財務人員大量的精力和時間，并且容易出錯。采用計算機處理，保證了工資核算的準確性和及時性。

　　工資核算系統的任務是以職工個人的工資原始數據為基礎，計算應發(fā)工資、扣款小計和實發(fā)工資等，編制工資結算單;按部門和人員類別進行匯總，進行個人所得稅計算;提供多種方式的查詢，打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個人工資條;進行工資費用分配與計提，并實現自動轉賬處理。

　　(一)初始設置

　　1.建立工資賬套

　　工資賬套與系統管理中的賬套是不同的概念，系統管理中的賬套是針對整個核算系統，而工資賬套是針對工資子系統。要建立工資賬套，前提是在系統管理中首先建立本單位的核算賬套。建立工資賬套時可以根據建賬向導分四步進行：參數設置、扣稅設置、扣零設置、人員編碼。

　　2.部門設置

　　設置部門檔案以便按部門進行工資費用分配。

　　3.人員類別設置

　　人員類別與工資費用的分配、分攤有關，以便于按人員類別進行工資匯總計算。

　　4.設置工資類別

　　工資系統是按工資類別來進行管理。每個工資類別下有職工檔案、工資變動、工資數據、報稅處理、銀行代發(fā)等。

　　5.工資項目設置

　　工資項目設置即定義工資項目的名稱、類型、長度、小數、增減項，是計算工資的基礎。

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　　6.設置工資項目計算公式

　　定義某些工資項目的計算公式及工資項目之間的運算關系。例如，缺勤扣款=基本工資/月工作日×缺勤天數。運用公式可直觀表達工資項目的實際運算過程，靈活地進行工資計算處理。定義公式可通過選擇工資項目、運算符、關系符、函數等組合完成。

　　系統固定的工資項目“應發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”等的計算公式，系統根據工資項目設置的“增減項”自動給出。用戶在此只能增加、修改、刪除其他工資項目的計算公式。

　　7.人員檔案

　　人員檔案的設置用于登記工資發(fā)放人員的姓名、職工編號、所在部門、人員類別等信息，此外，員工的增減變動也必須在本功能中處理。人員檔案的操作是針對某個工資類別的，即應先打開相應的工資類別。

　　人員檔案管理包括增加、修改、刪除人員檔案、人員調離與停發(fā)處理、查找人員等。

　　(二)日常業(yè)務處理

　　1.工資數據錄入計算

　　必須將所有人員的基本工資數據錄入計算機。工資數據輸入包括固定工資數據輸入和變動工資數據輸入。工資數據錄入完畢后，可執(zhí)行計算功能，將有計算公式的工資項目自動計算出相應的數據。

　　2.個人所得稅的計算與申報

　　鑒于許多企事業(yè)單位計算職工工資薪金所得稅工作量較大，本系統特提供個人所得稅自動計算功能，用戶只需自定義所得稅率，系統自動計算個人所得稅。

　　3.工資分攤

　　工資是費用中人工費最主要的部分，還需要對工資費用進行工資總額的計提計算、分配及各種經費的計提，并編制轉賬會計憑證，供登賬處理之用。

　　4.工資數據查詢統計

　　工資數據處理結果最終通過工資報表的形式反映，工資系統提供了各種工資表和工資分析表的查詢統計。

　　三、固定資產核算模塊基本操作

　　固定資產管理系統主要完成企業(yè)固定資產日常業(yè)務的核算和管理，生成固定資產卡片，按月反映固定資產的增加、減少、原值變化及其他變動，并輸出相應的增減變動明細賬，按月自動計提折舊，生成折舊分配憑證，同時，輸出一些同設備管理相關的報表和賬簿。

　　(一)初始設置

　　固定資產管理系統初始設置是根據用戶單位的具體情況，建立一個適合固定資產子賬套的過程。

　　1.建立固定資產賬套

　　建立固定資產賬套主要用來設定系統的控制參數。這些參數包括約定與說明、啟用月份、折舊信息、編碼方式以及財務接口等。

　　2.資產類別設置

　　固定資產的種類繁多，規(guī)格不一，要強化固定資產管理，及時準確作好固定資產核算，必須科學地搞好固定資產的分類，為核算和統計管理提供依據。

　　3.部門設置

　　在部門設置中，可對單位的各部門進行設置，以便確定資產的歸屬。

　　4.部門對應折舊科目設置

　　對應折舊科目是指折舊費用的入賬科目。資產計提折舊后必須把折舊歸入成本或費用，根據不同企業(yè)的具體情況，有按部門歸集的，也有按類別歸集的。部門對應折舊科目的設置就是給每個部門選擇一個折舊科目，這樣在輸入卡片時，該科目自動添人卡片中，不必一個一個地輸入。

　　5.增減方式設置

　　增減方式包括增加方式和減少方式兩類。

　　6.折舊萬法設置

　　折舊方法設置是系統自動計算折舊的基礎。系統提供了常用的六種折舊方法：不提折舊、平均年限法(一和二)、工作量法、年數總和法、雙倍余額遞減法，并列出了折舊計算公式。這幾種方法是系統缺省的折舊方法，只能選用，不能刪除和修改。

　　7.輸入期初固定資產卡片

　　固定資產卡片是固定資產核算和管理的基礎依據，為保持歷史資料的連續(xù)性，必須將建賬日期以前的數據錄入到系統中。原始卡片的錄入不限制于必須在第一個期間結賬前，任何時候都可以錄入原始卡片。

　　(二)日常業(yè)務處理

　　1.資產增減

　　資產增加需要輸入一張新的固定資產卡片，與固定資產期初輸入相對應。只有當賬套開始計提折舊后才可以使用資產減少功能，否則，減少資產只有通過刪除卡片來完成。對于誤減少的資產，可以使用系統提供的糾錯功能來恢復，只有當月減少的資產才可以恢復。如果資產減少操作已制作憑證，必須刪除憑證后才能恢復。

　　2.資產變動

　　資產的變動包括原值變動、部門轉移、使用狀況變動、使用年限調整、折舊方法調整、凈殘值(率)調整、工作總量調整、累計折舊調整、資產類別調整、變動單管理。資產變動要求輸入相應的“變動單”來記錄資產調整結果。其他項目如名稱、編號、自定義項目等的變動可直接在卡片上進行。

　　3.折舊處理

　　固定資產系統可以根據錄入系統的資料，利用系統提供的“折舊計提”功能，對各項資產每期計提一次折舊，并自動生成折舊分配表，然后，制作記賬憑證，將本期的折舊費用自動登賬。

　　折舊分配表是制作記賬憑證，把計提折舊額分配到有關成本和費用的依據，折舊分配表有兩種類型：類別折舊分配表和部門折舊分配表。

　　4.賬簿管理

　　可以通過系統提供的賬表管理功能，及時掌握資產的統計、匯總和其他各方面的信息。

　　賬表包括四類：賬簿、折舊表、統計表、分析表。另外，如果所提供的報表種類不能滿足需要，系統還提供了自定義報表功能，可以根據實際要求進行設置。

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