2014物業(yè)管理師:日常物業(yè)管理期檔案的收集整理

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　　日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

　　(一)收集范圍

　　日常物業(yè)管理期檔案主要包括物業(yè)運行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務記錄檔案和物業(yè)管理公司行政管理檔案。

　　1.物業(yè)運行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案。

　　2.物業(yè)維修維護記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案。

　　3.物業(yè)服務記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設施清潔服務記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務記錄、小區(qū)增值服務記錄、會所服務記錄、社區(qū)活動記錄和服務與投訴管理記錄等。

　　(二)收集時間

　　日常物業(yè)管理期檔案的有關文件一旦實施完畢，應及時收集。一般可由相關業(yè)務部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，可由企業(yè)根據(jù)自身情況來決定，除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

　　物業(yè)管理公司行政管理檔案由物業(yè)管理企業(yè)人事、行政等相關部門收集管理。

　　(三)檔案資料收集后的整理工作

　　在日常業(yè)務處理工作中，由行政部門或業(yè)務部門對于需要歸檔的文件進行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎。當一年工作終了，必須在乎時歸檔的基礎上，進一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

　　已立卷的案卷，應對卷內文件進行調整。查看卷內文件是否已齊全、文件之間的關聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內文件進行必要的調整。

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