遼寧會計從業(yè)《會計基礎(chǔ)》第十章會計檔案講義
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第十章 會計檔案
1.會計檔案的概念
《會計法》第二十三條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當建立檔案，妥善保管。會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定?！?/P>
2.會計檔案的內(nèi)容
會計檔案的具體內(nèi)容如下：
(1)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。
(2)會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。
(3)財務(wù)會計報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。
(4)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。
3.會計檔案的歸檔
各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
4.會計檔案的保管期限
會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
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保管期限 |
具體內(nèi)容 |
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永久保存 |
會計檔案保管、銷毀清冊以及年度財務(wù)報告。 |
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25年的 |
現(xiàn)金和銀行存款日記賬。 |
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15年的 |
會計憑證類；總賬、明細賬、日記賬（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）和輔助賬簿；會計移交清冊； |
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5年的 |
固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單； |
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3年的 |
月、季度財務(wù)報告 |
5.會計檔案的查閱和復(fù)制
各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
6.會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，需要銷毀時，應(yīng)由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
銷毀會計檔案時，應(yīng)當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
保管期滿仍未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
7.會計檔案管理的其他情況
(1)采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
(2)單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案;單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管;單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)由原各單位保管。建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
(3)單位之間交接會計檔案的，交接雙方應(yīng)當辦理會計檔案交接手續(xù)。移交會計檔案的單位，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、保管期限、已保管期限等內(nèi)容。交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
【例題?業(yè)務(wù)題】
目的：練習掌握借貸記賬法下的會計分錄編制方法、賬戶登記方法和試算平衡方法。
資料：某企業(yè)12月初有關(guān)總分類賬戶的余額如下：
|
庫存現(xiàn)金 |
300元 |
銀行存款 |
200 000元 |
原材料 |
4 700元 |
|
固定資產(chǎn) |
160 000元 |
生產(chǎn)成本 |
15 000元 |
短期借款 |
10 000元 |
|
應(yīng)付賬款 |
50 000元 |
實收資本 |
320 000元 |
|
|
該企業(yè)本月發(fā)生如下經(jīng)濟業(yè)務(wù)：
1.收到投資者投入的貨幣資金投資100 000元，已存入銀行。
2.用銀行存款60 000元購入汽車一輛。
3.從銀行提取現(xiàn)金40 000元。
4.借入短期借款20 000元，存入銀行。
5.用銀行存款80 000元償還應(yīng)付賬款。
6.生產(chǎn)產(chǎn)品領(lǐng)用材料一批，價值30 000元。
7.購入材料一批，貨款200 000元尚未支付。
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8.用銀行存款30 000元償還短期借款。
要求：
根據(jù)所給經(jīng)濟業(yè)務(wù)，編制會計分錄。
『正確答案』
(1)借：銀行存款 100 000
貸：實收資本 100 000
(2)借：固定資產(chǎn) 60 000
貸：銀行存款 60 000
(3)借：庫存現(xiàn)金 40 000
貸：銀行存款 40 000
(4)借：銀行存款 20 000
貸：短期借款 20 000
(5)借：應(yīng)付賬款 80 000
貸：銀行存款 80 000
(6)借：生產(chǎn)成本 30 000
貸：原材料 30 000
(7)借：原材料 200 000
貸：應(yīng)付賬款 200 000
(8)借：短期借款 30 000
貸：銀行存款 30 000
【拓展問題】根據(jù)給出余額資產(chǎn)的賬戶開設(shè)并登記有關(guān)總分類賬戶(T形)。
根據(jù)賬戶的登記結(jié)果，編制“總分類賬戶發(fā)生額及余額試算表”。
試算平衡表
年 月 日
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會計科目 |
期初余額 |
本期發(fā)生額 |
期末余額 | |||
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借方 |
貸方 |
借方 |
貸方 |
借方 |
貸方 | |
|
庫存現(xiàn)金 銀行存款 原材料 短期借款 應(yīng)付賬款 應(yīng)付股利 應(yīng)付債券 實收資本 盈余公積 |
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合計 |
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