云南會計證《財經(jīng)法規(guī)》第二章第四節(jié)會計檔案管理講義

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　　第四節(jié)　會計檔案管理

　　一、會計檔案的范圍和種類

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料等會計核算專業(yè)資料。各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

　　會計檔案一般分為：

　　1.會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　2.會計賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。

　　3.財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。

　　4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。

　　【例題•多選題】會計檔案一般分為( )。

　　A.會計憑證類

　　B.會計賬簿類

　　C.財務(wù)會計報告類

　　D.其他會計資料類

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】會計檔案的其他類資料包括預(yù)算、計劃、制度等文件材料，而不包括會計移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。( )

　　[答案]錯

　　【例題•單選題】下列各項中，不屬于會計檔案的是( )。

　　A.會計移交清冊

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.會計檔案銷毀清冊

　　D.月度財務(wù)計劃

　　[答案]D

　　二、會計檔案的歸檔

　　1.各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

　　2.當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

　　3.移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

　　4.會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。(綜合題)

　　【例題•判斷題】若有特殊需要，經(jīng)本位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，會計檔案可以外借、查閱或復(fù)制。( )。

　　[答案]×

　　三、會計檔案的保管期限

　　會計檔案保管期限分為永久和定期兩類。

　　永久：包括年度財務(wù)報告(決算)、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

　　定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。

　　【例題•多選題】下列會計檔案屬于永久保管的有( )。

　　A.年度財務(wù)報告

　　B.會計檔案保管清冊

　　C.會計移交清冊

　　D.會計檔案銷毀清冊

　　[答案]ABD

　　會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

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　　【例題•判斷題】會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。保管期限從會計檔案裝訂結(jié)束的第二天算起。( )。

　　[答案]×

　　【例題•單選題】會計檔案的定期保管有( )。

　　A.1年、3年、10年、15年、25年

　　B.5年、10年、15年、20年、25年

　　C.3年、5年、10年、15年、25年

　　D.3年、5年、10年、15年、20年

　　[答案]C

　　【例題•判斷題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，會計檔案的保管期限應(yīng)從會計年度終了后的第一天算起。( )

　　[答案]對

　　【例題•單選題】根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，企業(yè)的原始憑證和總賬這類會計檔案的保管期限是( )。

　　A.5年

　　B.l0年

　　C.15年

　　D.20年

　　四、會計檔案的銷毀程序

　　1.編制會計檔案銷毀清冊

　　會計檔案保管期限需要銷毀的，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出意見，會同會計機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行審批和鑒定，并編制銷毀清冊。

　　銷售清冊一般包括：會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應(yīng)保管期限以，已保管期限，銷毀日期等。

　　單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　【例題•判斷題】會計檔案銷毀清冊由會計檔案機(jī)構(gòu)獨(dú)自編制并要求會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和總會計師必須在會計檔案銷毀上簽署意見。( )。

　　[答案]×

　　2.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷

　　銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。

　　【例題•判斷題】國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由上一級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由上一級財政部門派員參加監(jiān)銷。( )。

　　[答案]×

　　[解析]國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。

　　3.不得銷毀的會計檔案

　　保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。

　　單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

　　【例題•判斷題】單位在銷毀會計檔案時，將應(yīng)收其他單位的貨款20萬元和將于下年初竣工并交付使用的建筑物的在建工程檔案也一并銷毀，銷毀時已報單位負(fù)責(zé)人審批同意( )。

　　[答案]×

　　【例題•分析題】某企業(yè)擬銷毀一批保管期滿的會計檔案，其中包括兩張未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證，主管會計工作的副廠長在會計檔案銷毀清冊上簽署銷毀意見后，由該企業(yè)的檔案管理部門負(fù)責(zé)對該批會計檔案進(jìn)行銷毀。請分析說明該企業(yè)在檔案銷毀過程中存在的問題。

　　[解析](1)銷毀的會計檔案中有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證不符合規(guī)定。根據(jù)《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，未結(jié)清的債權(quán)原始憑證不得銷毀，應(yīng)抽出單獨(dú)裝訂，待未了事項結(jié)清后才能銷毀。

　　(2)銷毀會計檔案由副廠長在銷毀清冊上簽署意見不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，銷毀會計檔案應(yīng)當(dāng)由單位負(fù)責(zé)人簽署意見，副廠長不是單位負(fù)責(zé)人，因此無權(quán)簽署意見。

　　(3)會計檔案的銷毀不符合規(guī)定。根據(jù)規(guī)定，對于一般企業(yè)、事業(yè)單位和組織，銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)雙方共同派員監(jiān)銷，而不是僅僅由檔案管理機(jī)構(gòu)一方進(jìn)行銷毀。

　　【例題•單選題】國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由( )財政、審計部門派人監(jiān)銷。

　　A.上級

　　B.省級

　　C.同級

　　D.下級

　　[答案]C

　　【例題•多選題】下列各項中，屬于會計檔案的銷毀程序的是( )。

　　A.編造會計檔案的銷毀清冊

　　B.單位負(fù)責(zé)人簽署意見

　　C.專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷

　　D.報告監(jiān)銷情況

　　[答案]ABCD

　　【例題•判斷題】對所有保管期滿的會計檔案，各單位都可以自行決定銷毀。( )

　　[答案]錯

　　五、會計檔案管理的其他規(guī)定

　　1.采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。

　　2.單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　　3.建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

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