2014物業(yè)管理師管理實務:行政公文的寫作要領

特別推薦：2014物業(yè)管理師《物業(yè)管理實務》第十五章考點匯總

行政公文的寫作要領

　　1.決定的寫法

　　決定的正文一般由緣由、意義和事項組成。緣由可以簡潔明了、寥寥數(shù)語高度概括，涉及重大問題和重大行動安排或?qū)ｉT事項作出決定時，其緣由則要具體、充分。決定的事項可采用一段到底、分條列項、小標題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點鮮明，依據(jù)充分，事實準確，切合實際。

　　2.通知的寫法

　　通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語，轉(zhuǎn)人通知事項。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可;任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務等。比較復雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應注意的問題，也可采用分條列項式寫法，分出層次，但要注意各條、項之間的邏輯順序。

　　3.通報的寫法

　　通報的正文主體由三部分構成。一是事實與評析。這部分是通報全文的重點和核心，寫法可虛實結合，先實后虛。即先適當?shù)卦攲懯聦?先進事跡、錯誤事實、重要精神或情況)發(fā)生的時間、地點、人員、主要情節(jié)、結果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗或教訓。二是決定，也稱結論。表揚的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽，給予什么獎勵;批評的要寫明對責任者懲戒的意見。三是結語，即提出要求或希望，號召大家學習先進或是告誡人們防止發(fā)生類似錯誤，或是要求大家重視某一情況、倡導某一精神。

　　4.報告的寫法

　　報告首先概括說明全文主旨，可開始即簡明扼要地將一定時間內(nèi)工作的有關情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動及對整個工作的估計、評價等。然后以“現(xiàn)將有關情況報告如下：”之類的通用語，轉(zhuǎn)人正文。主體(即報告事項部分)是報告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長，可采用分題式、分條式或兩者相結合的方法進行敘述。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，報告也是使用較多的文種之一，常見的錯誤有三個：其一是當作前行文使用。如某物業(yè)管理項目負責人制作了一份《關于在A花園組織象棋比賽的報告》交公司領導批準，就是運用錯誤，應使用請示文種。其二是當作外行文使用。如給業(yè)主委員會等外圍組織反映情況時使用報告，就是運用錯誤。其三是與請示文種混用。如《關于更換對講機的請示報告》，就是把請示文種與報告文種混用了。

　　5.請示的寫法

　　首先寫明請示的起因，即“為什么請示”;一般可運用敘事、說理相結合的表達方式，簡要說明為什么要請示及請示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請示事項，即“請示什么問題”。內(nèi)容較簡單的可全文一氣呵成，一貫到底;內(nèi)容復雜的則應分段表述。

　　如果是請求對某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠梿栴}的批準，則應提出自身的意見或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見，則應表明自身的傾向性意見，以便上級單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時準確的回答。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請示應注意以下幾點：

　　(1)必須堅持一事一請示;

　　(2)請示在未獲批準前，不得對下屬單位發(fā)送;

　　(3)如需向兩個上級單位同時請示，只能采取一個主送和一個抄送的辦法(請示公文的主送單位只能是一個)，不可多頭報送以免造成誤會而貽誤工作;

　　(4)嚴禁越級請示;

　　(5)請示語言既要簡明扼要，還要注重行文語氣，選用語句要謙敬，分寸得當。

　　6.批復的寫法

　　批復只答復請示事項，對請示的問題只作原則性、結論性的指示和決定。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復應注意以下幾點：

　　(1)批復是對請示作回復，所以在批復的開頭一定要完全引述來文字號和標題，不可只引文號，或只引標題;

　　(2)批復要有針對性，要態(tài)度明朗，觀點明確，措辭要莊重、周密、準確。同時要注意，只能在職權范圍內(nèi)批準、答復問題，否則即是無效批復;

　　(3)必須有正式的書面請示才能批復，口頭或電話請示不能作為批復的依據(jù);

　　(4)批復一般只給來文請示的單位。如有普遍意義，也可以同時抄送所屬各單位。

　　此外，對于下級送來報告，若認為有必要，也可以批復。

　　7.意見的寫法

　　首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對有關問題或某項工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結尾習慣用語一般為“以上意見，請結合實際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結束語。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應注意以下幾點：

　　(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對性、可行性，文字表述要明確具體。

　　(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對下級單位，對上級單位應慎重使用。對上級單位行文，多用“請示”、“報告”等文種。

　　8.函的寫法

　　首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項，明確地將問題、要求或答復意見告知對方。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時，要注意態(tài)度的坦誠、熱忱，語氣的平和、謙虛，在措辭上嚴謹?shù)皿w。

　　9.會議紀要的寫法

　　首先簡單介紹會議概況，包括會議的起止時間、地點、主持人、參加與列席人員、議題、會議進展情況、主要成果，這些是會議紀要開頭不可缺少的“七要素”。有些會議紀要，還要交代召開會議的依據(jù)，會議的指導思想、目的、要求、會議程序以及對會議的評價等有關內(nèi)容。重要的與會者和發(fā)言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡短。

　　會議紀要的主體部分要根據(jù)會議的原始材料，經(jīng)過認真分析整理、提煉加工，相對具體地把會議的主要議題、討論意見、基本結論、任務、要求等會議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：

　　(1)概述法。把會議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會議。

　　(2)歸納法。會議的規(guī)模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會議的原始材料加以分類整理，對許多意見或內(nèi)容進行歸納敘述。

　　視會議紀要的實際，結語有兩種情況：一種是設結語，以簡短明確、有鼓動性和號召力的語言收尾，表示決心、強調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號召等。另一種是不設結語，正文寫完，全文也就自然結束。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會議紀要時應注意以下幾點：

　　(1)要突出會議主題，不要面面俱到。

　　(2)工作會議紀要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡要提出貫徹落實會議紀要精神的有關要求。

　　(3)會議紀要的文稿形成后，一般由參加會議人員簽名確認。

　　(4)會議紀要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。

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