北京會計(jì)證《電算化》第三章第三節(jié)會計(jì)數(shù)據(jù)輸入講義
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第三節(jié) 會計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
本節(jié)要點(diǎn)：
會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能
會計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式
對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求
對審核記賬功能的有關(guān)要求
對需要輸入原始憑證的要求
對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求
主要內(nèi)容
數(shù)據(jù)輸入的正確與否，決定著會計(jì)核算軟件處理結(jié)果的準(zhǔn)確性。在所有計(jì)算機(jī)會計(jì)數(shù)據(jù)的輸入環(huán)節(jié)中，我們經(jīng)常用“垃圾進(jìn)，垃圾出”來說明數(shù)據(jù)輸入對會計(jì)核算軟件的應(yīng)用所具有的舉足輕重的作用。
一、會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具備的初始化功能
5.明確操作人員的崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等。
7.會計(jì)核算軟件中采用的總分類會計(jì)科目名稱、編碼方法，必須符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。
二、會計(jì)核算軟件的數(shù)據(jù)輸入形式
會計(jì)核算軟件的會計(jì)數(shù)據(jù)輸入可以采用鍵盤手工輸入、軟盤導(dǎo)入或網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。
三、對輸入記賬憑證功能的有關(guān)要求
1.會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能、輸入的項(xiàng)目包括：填制憑證日期、憑證編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會計(jì)科目或編號、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計(jì)制度的規(guī)定。
2.記賬憑證的編號可以由手工輸入，也可以由會計(jì)核算軟件自動產(chǎn)生。會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)對記賬憑證編號的連續(xù)性進(jìn)行控制。
3.在輸入記賬憑證的過程中，會計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號是否與輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號重復(fù)。
(2)以編號形式輸入會計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號所對應(yīng)的會計(jì)科目名稱。
(3)正在輸入的記賬憑證中的會計(jì)科目，當(dāng)借貸雙方金額不平衡或沒有輸入金額時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會計(jì)科目而無貸方會計(jì)科目或者有貸方會計(jì)科目而無借方會計(jì)科目的，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
(5)正在輸入的收款憑證的借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證的貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目時，應(yīng)提示并拒絕執(zhí)行。
四、對審核記賬憑證功能的有關(guān)要求
2.對已經(jīng)輸入但未登記會計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。
4.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記憑證法進(jìn)行更正，紅定可用負(fù)號“―”表示。
五、對需要輸入原始憑證的功能要求
會計(jì)核算軟件提供的原始憑證輸入項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)齊全，主要項(xiàng)目有：填制憑證日期、填制憑證單位或填制人姓名、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等
輸入的記賬憑證通過審核或登賬后，與其對應(yīng)的原始憑證不能直接進(jìn)行修改
六、對處理外國貨幣核算業(yè)務(wù)的要求
記賬憑證中會計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動折合為記賬本位幣金額。
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