2015物業(yè)管理師管理實務(wù)考點:物業(yè)管理檔案的保存與安全
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物業(yè)管理檔案的保存與安全
(一)檔案保存
1.檔案的保存價值和保存期限
某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的，應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限。例如，某物業(yè)在施工過程中有一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，仍然可以透過這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息，因此，有必要將這份文件列入長期保存的檔案中。
各物業(yè)管理企業(yè)可結(jié)合自身實際情況和管理要求綜合確定有關(guān)檔案保存期限的劃分標準。為便于把握，表12-2列出了某物業(yè)管理企業(yè)檔案的保存期限的劃分標準。
2.檔案保存注意事項
某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標準
表12-2
|
保存期限 |
時間 |
劃分標準 |
備注 |
|
永久 |
無限期 |
凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動的基本歷史情況，對物業(yè)維護和使用以及科學(xué)研究有長遠研究參考價值的文件 |
1．有關(guān)所管物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料，有關(guān)更新改造、大中小修的會議決議的文件、記錄、驗收報告和技術(shù)參數(shù)等文件；
2．有關(guān)物業(yè)管理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計劃、統(tǒng)計報表及相關(guān)的請示、報告等；
3．業(yè)主及業(yè)主大會的基礎(chǔ)資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件 |
|
長期 |
15～60年 |
凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)對所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進行查考、經(jīng)驗總結(jié)的文件與記錄 |
1．有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度季度計劃、總結(jié)、報告；
2．與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備(工作壽命在5年以上10年以內(nèi))的基本技術(shù)和商業(yè)資料，維修維護合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會議決議等文件；
3．物業(yè)本體及大型或重要附屬設(shè)施設(shè)備的維護記錄 |
|
短期 |
15年以內(nèi) |
其他只在較短時期內(nèi)有查考意義的文件與記錄 |
1．小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄；
2．有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)和運行記錄的相關(guān)文件和記錄 |
(1)物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設(shè)備運行狀況和事故分析中有時起著十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。
(3)各類小型設(shè)備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。
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