2015山東會(huì)計(jì)從業(yè)《會(huì)計(jì)電算化》講義第三章第三節(jié)

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　　第三節(jié) 賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用

　　一、賬務(wù)處理模塊初始化工作

　　(一)設(shè)置控制參數(shù)

　　在會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行之前，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度和內(nèi)部控制制度來(lái)選擇相應(yīng)的運(yùn)行控制參數(shù)，以符合企業(yè)核算的要求。在賬務(wù)處理模塊中，常見(jiàn)的參數(shù)設(shè)置包括：憑證編號(hào)方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結(jié)算方式和結(jié)算號(hào)、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項(xiàng)目、出納憑證是否必須經(jīng)過(guò)出納簽字、是否對(duì)資金及往來(lái)科目實(shí)行赤字提示等。

　　(二)錄入會(huì)計(jì)科目初始數(shù)據(jù)

　　會(huì)計(jì)科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務(wù)處理模塊時(shí)，用戶(hù)需要在開(kāi)始日常核算工作前將會(huì)計(jì)科目的初始余額以及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。

　　1.錄入會(huì)計(jì)科目期初余額

　　在系統(tǒng)中一般只需要對(duì)末級(jí)科目錄入期初余額，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)下級(jí)會(huì)計(jì)科目自動(dòng)匯總生成上級(jí)會(huì)計(jì)科目的期初余額。如果會(huì)計(jì)科目設(shè)置了數(shù)量核算，用戶(hù)還應(yīng)該輸入相應(yīng)的數(shù)量和單價(jià);如果會(huì)計(jì)科目設(shè)置了外幣核算，用戶(hù)應(yīng)該先錄入本幣余額，再錄入外幣余額;如果會(huì)計(jì)科目設(shè)置了輔助核算，用戶(hù)應(yīng)該從輔助賬錄入期初明細(xì)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匯總并生成會(huì)計(jì)科目的期初余額。

　　在期初余額錄入完畢后，用戶(hù)應(yīng)該進(jìn)行試算平衡，以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下，由于初始化的工作量較大，在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)可能初始化工作仍然沒(méi)有完成，因此即使試算報(bào)告提示有誤，仍可以輸入記賬憑證，但是不能記賬。

　　2.錄入會(huì)計(jì)科目本年累計(jì)發(fā)生額

　　用戶(hù)如在會(huì)計(jì)年度初建賬，只需將各個(gè)會(huì)計(jì)科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可;用戶(hù)如在會(huì)計(jì)年度中建賬，則除了需要錄入啟用月份的月初余額外，還需錄入本年度各會(huì)計(jì)科目截止上月份的累計(jì)發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止上月份的借、貸方累計(jì)發(fā)生數(shù)，自動(dòng)計(jì)算出本會(huì)計(jì)年度各會(huì)計(jì)科目的年初余額。

　　二、賬務(wù)處理模塊日常處理

　　(一)憑證管理

　　1.憑證錄入

　　(1)憑證錄入的內(nèi)容

　　憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類(lèi)別、憑證編號(hào)、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。用戶(hù)應(yīng)該確保憑證錄入的完整、準(zhǔn)確。另外，對(duì)于系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會(huì)計(jì)科目，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;對(duì)于設(shè)置為外幣核算的會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)會(huì)要求輸入外幣金額和匯率;對(duì)于設(shè)置為數(shù)量核算的會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)會(huì)要求輸入該會(huì)計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)。

　　(2)憑證錄入的輸入校驗(yàn)

　　在憑證實(shí)時(shí)校驗(yàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)。校驗(yàn)的內(nèi)容包括：

　?、贂?huì)計(jì)科目是否存在，即會(huì)計(jì)科目是否是初始化時(shí)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目;

　　②會(huì)計(jì)科目是否為末級(jí)科目;

　?、蹠?huì)計(jì)科目是否符合憑證的類(lèi)別限制條件;

　　④發(fā)生額是否滿(mǎn)足“有借必有貸，借貸必相等” 的記賬憑證要求;

　?、輵{證必填內(nèi)容是否填寫(xiě)完整;

　?、奘止ぬ钪茟{證號(hào)的情況下還需校驗(yàn)憑證號(hào)的合理性。

　　2.憑證修改

　　(1)憑證修改的內(nèi)容

　　憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類(lèi)別、編號(hào)不能修改，制單日期的修改也會(huì)受到限制。在對(duì)憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會(huì)按照憑證錄入時(shí)的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿(mǎn)足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。

　　(2)憑證修改的操作控制

　?、傩薷奈磳徍嘶?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證

　　對(duì)未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證，可以由填制人直接進(jìn)行修改并保存。審核標(biāo)錯(cuò)的憑證在修改正確后，出錯(cuò)的標(biāo)記將會(huì)消失。

　?、谛薷囊褜徍硕从涃~的憑證

　　經(jīng)過(guò)審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯(cuò)誤需要修改，應(yīng)該由審核人員首先在審核模塊中取消對(duì)該憑證的審核標(biāo)志，使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對(duì)憑證進(jìn)行修改。

　?、坌薷囊呀?jīng)記賬的憑證

　　會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類(lèi)已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、會(huì)計(jì)科目和操作人的修改功能。

　　④修改他人制作的憑證

　　如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項(xiàng)，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。

　　3.憑證審核

　　(1)憑證審核功能

　　審核憑證是指審核人員按照國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對(duì)于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行檢查核對(duì)，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等。

　　(2)憑證審核的操作控制

　?、賹徍巳藛T和制單人員不能是同一人;

　　②審核憑證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行;

　?、垡呀?jīng)通過(guò)審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行;

　　④審核未通過(guò)的憑證必須進(jìn)行修改，并通過(guò)審核后方可被記賬;

　　4.憑證記賬

　　(1)記賬功能

　　在會(huì)計(jì)軟件中，記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員，通過(guò)記賬功能發(fā)出指令，由計(jì)算機(jī)按照會(huì)計(jì)軟件預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性校驗(yàn)、科目匯總、登記賬目等操作。

　　(2)記賬的操作控制

　?、倨诔跤囝~不平衡、不能記賬;

　　②上月未結(jié)賬，本月不可記賬;

　?、畚幢粚徍说膽{證不能記賬;

　?、芤粋€(gè)月可以一天記一次賬，也可以一天記多次賬，還可以多天記一次賬

　?、萦涃~過(guò)程中，不應(yīng)人為終止記賬。

　　5.憑證查詢(xún)

　　在會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理過(guò)程中，用戶(hù)可以查詢(xún)符合條件的憑證，以便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況。

　　(二)出納管理

　　出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括：現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日?qǐng)?bào)表的管理，支票管理，進(jìn)行銀行對(duì)賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　1.現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬及資金日?qǐng)?bào)表的管理

　　出納對(duì)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的管理包括查詢(xún)和輸出現(xiàn)金及銀行存款日記賬。

　　資金日?qǐng)?bào)表以日為單位，列示現(xiàn)金、銀行存款科目當(dāng)日累計(jì)借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額，計(jì)算出當(dāng)日的余額，并累計(jì)當(dāng)日發(fā)生的業(yè)務(wù)筆數(shù)，對(duì)每日的資金收支業(yè)務(wù)、金額進(jìn)行詳細(xì)匯報(bào)。出納對(duì)資金日?qǐng)?bào)表的管理包括查詢(xún)、輸出或打印資金日?qǐng)?bào)表，提供當(dāng)日借、貸金額合計(jì)和余額，以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。

　　2.支票管理

　　支票管理功能主要包括支票的購(gòu)置、領(lǐng)用和報(bào)銷(xiāo)。

　　(1)支票購(gòu)置

　　支票購(gòu)置是指對(duì)從銀行新購(gòu)置的空白支票進(jìn)行登記操作。登記的內(nèi)容包括購(gòu)置支票的銀行賬號(hào)、購(gòu)置支票的支票規(guī)則、購(gòu)置的支票類(lèi)型、購(gòu)置日期等。

　　(2)支票領(lǐng)用

　　支票領(lǐng)用時(shí)應(yīng)登記詳細(xì)的領(lǐng)用記錄，包括領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人信息、領(lǐng)用日期、支票用途、支票金額、支票號(hào)、備注等。

　　(3)支票報(bào)銷(xiāo)

　　對(duì)已領(lǐng)用的支票，在支付業(yè)務(wù)處理完畢后，應(yīng)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)處理。會(huì)計(jì)人員應(yīng)填制相關(guān)記賬憑證，并填入待報(bào)銷(xiāo)支票的相關(guān)信息，包括支票號(hào)、結(jié)算方式、簽發(fā)日期、收款人名稱(chēng)、付款金額等。

　　3.銀行對(duì)賬

　　銀行對(duì)賬是指在每月月末，企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開(kāi)戶(hù)銀行發(fā)來(lái)的當(dāng)月銀行存款對(duì)賬單進(jìn)行逐筆核對(duì)，勾對(duì)已達(dá)賬項(xiàng)，找出未達(dá)賬項(xiàng)，并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過(guò)程。

　　會(huì)計(jì)軟件中執(zhí)行銀行對(duì)賬功能，具體步驟包括：銀行對(duì)賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對(duì)賬單錄入、對(duì)賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。

　　(1)銀行對(duì)賬初始數(shù)據(jù)錄入

　　在首次啟用銀行對(duì)賬功能時(shí)，需要事先錄入賬務(wù)處理模塊啟用日期前的銀行和企業(yè)賬戶(hù)余額及未達(dá)賬項(xiàng)，即銀行對(duì)賬的初始數(shù)據(jù)。從啟用月份開(kāi)始，上月對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)將自動(dòng)加入到以后月份的對(duì)賬過(guò)程中。

　　(2)銀行對(duì)賬單錄入

　　對(duì)賬前，必須將銀行對(duì)賬單的內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中。錄入的對(duì)賬單內(nèi)容一般包括入賬日期、結(jié)算方式、結(jié)算單據(jù)字號(hào)、借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額，余額由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。

　　(3)對(duì)賬

　　在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，系統(tǒng)提供自動(dòng)對(duì)賬功能，即系統(tǒng)根據(jù)用戶(hù)設(shè)置的對(duì)賬條件進(jìn)行逐筆檢查，對(duì)達(dá)到對(duì)賬標(biāo)準(zhǔn)的記錄進(jìn)行勾對(duì)，未勾對(duì)的即為未達(dá)賬項(xiàng)。

　　系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)對(duì)賬的條件一般包括：業(yè)務(wù)發(fā)生的日期、結(jié)算方式、結(jié)算票號(hào)、發(fā)生金額相同等。其中，發(fā)生金額相同是對(duì)賬的基本條件，對(duì)于其他條件，用戶(hù)可以根據(jù)需要自定義選擇。

　　除了自動(dòng)對(duì)賬外，系統(tǒng)一般還提供手工對(duì)賬功能。特殊情況下，有些已達(dá)賬項(xiàng)通過(guò)設(shè)置的對(duì)賬條件系統(tǒng)無(wú)法識(shí)別，這就需要出納人員通過(guò)人工識(shí)別進(jìn)行勾對(duì)。

　　(4)余額調(diào)節(jié)表的編制

　　對(duì)賬完成后，系統(tǒng)根據(jù)本期期末的銀行存款日記賬的余額、銀行對(duì)賬單的余額對(duì)未達(dá)賬項(xiàng)進(jìn)行調(diào)整，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。調(diào)整后，銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單的余額應(yīng)該相等。用戶(hù)可以在系統(tǒng)中查詢(xún)余額調(diào)節(jié)表，但不能對(duì)其進(jìn)行修改。

　　(三)賬簿查詢(xún)

　　1.科目賬查詢(xún)

　　(1)總賬查詢(xún)

　　用于查詢(xún)各總賬科目的年初余額、各月期初余額、發(fā)生額合計(jì)和期末余額?？傎~查詢(xún)可以根據(jù)需要設(shè)置查詢(xún)條件，如會(huì)計(jì)科目代碼、會(huì)計(jì)科目范圍、會(huì)計(jì)科目級(jí)次、是否包含未記賬憑證等。在總賬查詢(xún)窗口下，系統(tǒng)一般允許聯(lián)查當(dāng)前

　　會(huì)計(jì)科目當(dāng)前月份的明細(xì)賬。

　　(2)明細(xì)賬查詢(xún)

　　用于查詢(xún)各賬戶(hù)的明細(xì)發(fā)生情況，用戶(hù)可以設(shè)置多種查詢(xún)條件查詢(xún)明細(xì)賬，包括會(huì)計(jì)科目范圍、查詢(xún)?cè)路?、?huì)計(jì)科目代碼、是否包括未記賬憑證等。在明細(xì)賬查詢(xún)窗口下，系統(tǒng)一般允許聯(lián)查所選明細(xì)事項(xiàng)的記賬憑證及聯(lián)查總賬。

　　(3)余額表

　　用于查詢(xún)統(tǒng)計(jì)各級(jí)會(huì)計(jì)科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額等。用戶(hù)可以設(shè)置多種查詢(xún)條件。利用余額表可以查詢(xún)和輸出總賬科目、明細(xì)科目在某一時(shí)期內(nèi)的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額;可以查詢(xún)和輸出某會(huì)計(jì)科目范圍在某一時(shí)期內(nèi)的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額和期末余額;可以查詢(xún)和輸出包含未記賬憑證在內(nèi)的最新發(fā)生額及期初余額和期末余額。

　　(4)多欄賬

　　多欄賬即多欄式明細(xì)賬，用戶(hù)可以預(yù)先設(shè)計(jì)企業(yè)需要的多欄式明細(xì)賬，然后按照明細(xì)科目保存為不同名稱(chēng)的多欄賬。查詢(xún)多欄賬時(shí)，用戶(hù)可以設(shè)置多種查詢(xún)條件，包括多欄賬名稱(chēng)、月份、是否包含未記賬憑證等。

　　(5)日記賬

　　用于查詢(xún)除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬之外的其他日記賬。用戶(hù)可以查詢(xún)輸出某日所有會(huì)計(jì)科目(不包括現(xiàn)金、銀行存款會(huì)計(jì)科目)的發(fā)生額及余額情況。用戶(hù)可以設(shè)置多種查詢(xún)條件，包括查詢(xún)?nèi)掌?、?huì)計(jì)科目級(jí)次、會(huì)計(jì)科目代碼、幣別、是否包含未記賬憑證等。

　　2.輔助賬查詢(xún)

　　輔助賬查詢(xún)一般包括客戶(hù)往來(lái)、供應(yīng)商往來(lái)、個(gè)人往來(lái)、部門(mén)核算、項(xiàng)目核算的輔助總賬、輔助明細(xì)賬查詢(xún)。在會(huì)計(jì)科目設(shè)置時(shí)，如果某一會(huì)計(jì)科目設(shè)置多個(gè)輔助核算，則在輸出時(shí)會(huì)提供多種輔助賬簿信息。

　　三、賬務(wù)處理模塊期末處理

　　賬務(wù)處理模塊的期末處理是指會(huì)計(jì)人員在每個(gè)會(huì)計(jì)期間的期末所要完成的特定業(yè)務(wù)，主要包括會(huì)計(jì)期末的轉(zhuǎn)賬、對(duì)賬、結(jié)賬等。

　　(一)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)賬是指對(duì)于期末那些摘要、借貸方會(huì)計(jì)科目固定不變，發(fā)生金額的來(lái)源或計(jì)算方法基本相同，相應(yīng)憑證處理基本固定的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，將其既定模式事先錄入并保存到系統(tǒng)中，在需要的時(shí)候，讓系統(tǒng)按照既定模式，根據(jù)對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)期間的數(shù)據(jù)自動(dòng)生成相應(yīng)的記賬憑證。自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的目的在于減少工作量，避免會(huì)計(jì)人員重復(fù)錄入此類(lèi)憑證，提高記賬憑證錄入的速度和準(zhǔn)確度。

　　1.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬的步驟

　　(1)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義是指對(duì)需要系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行定義。在系統(tǒng)中事先進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義，設(shè)置的內(nèi)容一般包括：編號(hào)、憑證類(lèi)別、摘要、發(fā)生會(huì)計(jì)科目、輔助項(xiàng)目、發(fā)生方向、發(fā)生額計(jì)算公式等。

　　(2)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成

　　自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成是指在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬定義完成后，用戶(hù)每月月末只需要執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成功能，即可快速生成轉(zhuǎn)賬憑證，并被保存到未記賬憑證中。

　　用戶(hù)應(yīng)該按期末結(jié)轉(zhuǎn)的順序來(lái)執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成功能。此外，在自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成前，應(yīng)該將本會(huì)計(jì)期間的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)填制記賬憑證，并將所有未記賬憑證審核記賬。

　　保存系統(tǒng)自動(dòng)生成的轉(zhuǎn)賬憑證時(shí)，系統(tǒng)同樣會(huì)對(duì)憑證進(jìn)行校驗(yàn)，只有通過(guò)了系統(tǒng)校驗(yàn)的憑證才能進(jìn)行保存。生成后的轉(zhuǎn)賬憑證將被保存到記賬憑證文件中，制單人為執(zhí)行自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的操作員。自動(dòng)生成的轉(zhuǎn)賬憑證同樣要進(jìn)行后續(xù)的審核、記賬。

　　2.常用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能

　　(1)自定義轉(zhuǎn)賬

　　自定義轉(zhuǎn)賬包括自定義轉(zhuǎn)賬定義和自定義轉(zhuǎn)賬生成。自定義轉(zhuǎn)賬定義允許用戶(hù)通過(guò)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能自定義憑證的所有內(nèi)容，然后用戶(hù)可以在此基礎(chǔ)上執(zhí)行轉(zhuǎn)賬生成。

　　(2)期間損益結(jié)轉(zhuǎn)

　　期間損益結(jié)轉(zhuǎn)包括期間損益定義和期間損益生成，期間損益結(jié)轉(zhuǎn)用于在一個(gè)會(huì)計(jì)期間結(jié)束時(shí)，將損益類(lèi)科目的余額結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中，從而及時(shí)反映企業(yè)利潤(rùn)的盈虧情況。

　　用戶(hù)應(yīng)該將所有未記賬憑證審核記賬后，再進(jìn)行期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。在操作時(shí)需要設(shè)置憑證類(lèi)別，一般憑證類(lèi)別為轉(zhuǎn)賬憑證。執(zhí)行此功能后，一般系統(tǒng)能夠自動(dòng)搜索和識(shí)別需要進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)的所有科目(即損益類(lèi)科目)，并將它們的期末余額(即發(fā)生凈額)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)科目中。

　　(二)對(duì)賬

　　對(duì)賬是指為保證賬簿記錄正確可靠，對(duì)賬簿數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查核對(duì)。對(duì)賬主要包括總賬和明細(xì)賬、總賬和輔助賬、明細(xì)賬和輔助賬的核對(duì)。為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶(hù)應(yīng)該經(jīng)常進(jìn)行對(duì)賬，至少一個(gè)月一次，一般可在月末結(jié)賬前進(jìn)行。只有對(duì)賬正確，才能進(jìn)行結(jié)賬操作。

　　(三)月末結(jié)賬

　　1.月末結(jié)賬功能

　　結(jié)賬主要包括計(jì)算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，終止本期的賬務(wù)處理工作，并將會(huì)計(jì)科目余額結(jié)轉(zhuǎn)至下月作為月初余額。結(jié)賬每個(gè)月只能進(jìn)行一次。

　　2.月末結(jié)賬操作的控制

　　結(jié)賬工作必須在本月的核算工作都已完成，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)狀態(tài)正確的情況下才能進(jìn)行。因此，結(jié)賬工作執(zhí)行時(shí)，系統(tǒng)會(huì)檢查相關(guān)工作的完成情況，主要包括：

　　(1)檢查本月記賬憑證是否已經(jīng)全部記賬，如有未記賬憑證，則不能結(jié)賬;

　　(2)檢查上月是否已經(jīng)結(jié)賬，如上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬;

　　(3)檢查總賬與明細(xì)賬、總賬與輔助賬是否對(duì)賬正確，如果對(duì)賬不正確則不能結(jié)賬;

　　(4)對(duì)會(huì)計(jì)科目余額進(jìn)行試算平衡，如試算不平衡將不能結(jié)賬;

　　(5)檢查損益類(lèi)賬戶(hù)是否已經(jīng)結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤(rùn)，如損益類(lèi)科目還有余額，則不能結(jié)賬;

　　(6)當(dāng)其他各模塊也已經(jīng)啟用時(shí)，賬務(wù)處理模塊必須在其他各模塊都結(jié)賬后，才能結(jié)賬。

　　結(jié)賬只能由具有結(jié)賬權(quán)限的人進(jìn)行。在結(jié)賬前，最好進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，一旦結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有誤，可以利用備份數(shù)據(jù)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。