職稱計(jì)算機(jī)考試《Excel》使用技巧之?dāng)?shù)據(jù)分析和管理

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　　四、 數(shù)據(jù)分析和管理技巧

　　1. 管理加載宏

　　Excel包括各種特殊作用的加載宏，它們使用自定義的函數(shù)、向?qū)?、對話框和其他工具，擴(kuò)充了工作表的基本功能。默認(rèn)情況下，每個(gè)加載宏都配置為在第一次使用時(shí)安裝，也就是說在第一次需要某個(gè)加載宏時(shí)，都要找Office光盤安裝，這是非常麻煩的事。為了避免這種情況，你可以一次性將以后可能需要的加載宏安裝，或者全部安裝它們。單擊“工具→加載宏”，出現(xiàn)“加載宏”對話框，選擇可能對你有用的加載宏，如“分析工具庫”、“規(guī)劃求解”、“條件求和向?qū)?rdquo;等，單擊“確定”，Excel會提示所選加載宏尚沒有安裝，詢問是否現(xiàn)在安裝，選擇“是”，然后插入Office安裝光盤完成安裝。 不要在每次啟動Excel時(shí)加載每個(gè)加載宏，因?yàn)檫@樣將減慢啟動過程，而且每個(gè)加載宏都占用了大量的內(nèi)存。建議你將“自動保存”加載，井設(shè)置適當(dāng)?shù)?ldquo;自動保存時(shí)間間隔”，這樣在Excel使用過程中能自動創(chuàng)建備份文件，避免了掉電時(shí)丟失尚未保存的文件內(nèi)容。

　　2. 在工作表之間使用超級連接

　　首先需要在被引用的其他工作表中相應(yīng)的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時(shí)，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設(shè)置欄中輸入目標(biāo)工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設(shè)置欄中輸入相應(yīng)的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標(biāo)左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實(shí)現(xiàn)Excel自動打開目標(biāo)工作表并轉(zhuǎn)到相應(yīng)的位置處。

　　3. 快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù)

　　你可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿數(shù)據(jù)的鏈接: 1.打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯→復(fù)制”命令; 2.打開需要?jiǎng)?chuàng)建鏈接的工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中，單擊左上角單元格; 3.單擊“編輯→選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可。 若你想在創(chuàng)建鏈接時(shí)不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如:=http://www.Js.com/[filel.xls]。

　　4. 跨表操作數(shù)據(jù)

　　設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現(xiàn)要用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40%，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60%作為Sheet3的A8單元格的內(nèi)容，則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8*40%+Sheet2!B8*60%。

　　5. 查看Excel中相距較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)

　　在Excel中，若要將距離較遠(yuǎn)的兩列數(shù)據(jù)(如A列與Z列)進(jìn)行對比，只能不停地移動表格窗內(nèi)的水平滾動條來分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯(cuò)。利用下面這個(gè)小技巧，你可以將一個(gè)數(shù)據(jù)表“變”成兩個(gè)，讓相距較遠(yuǎn)的數(shù)據(jù)同屏顯示。 把鼠標(biāo)指針移到工作表底部水平滾動條右側(cè)的小塊上，鼠標(biāo)指針便會變成一個(gè)雙向的光標(biāo)。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部，你便會發(fā)現(xiàn)整個(gè)工作表被一分為二，出現(xiàn)了兩個(gè)數(shù)據(jù)框，而其中的都是當(dāng)前工作表內(nèi)的內(nèi)容。這樣你便可以讓一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示A列數(shù)據(jù)，另一個(gè)數(shù)據(jù)框中顯示Z列數(shù)據(jù)，從而可以進(jìn)行輕松的比較。

　　6. 如何消除縮位后的計(jì)算誤差(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)

　　有時(shí)我們輸入的數(shù)字是小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)，但是在精度要求上只要一位，縮位后顯示沒問題，但其計(jì)算結(jié)果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項(xiàng)→重新計(jì)算”，選中“以顯示值為準(zhǔn)”()，這樣計(jì)算結(jié)果就沒有誤差了。 事實(shí)上并不是計(jì)算上有誤差，而是顯示設(shè)置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問題，但同時(shí)會改變數(shù)值的精度，在使用前Excel會給你一個(gè)警告。

　　7. 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計(jì)算

　　如果某Excel工作表中有大量數(shù)字格式的數(shù)據(jù)，并且你希望將所有數(shù)字取負(fù)，請使用選擇性粘貼命令，操作方法如下: 在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯→復(fù)制”命令，選擇目標(biāo)單元格。點(diǎn)擊“編輯→選擇性粘貼”命令，選中粘貼欄下的數(shù)值和運(yùn)算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數(shù)字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數(shù)值縮小1000或更大倍數(shù)。

　　8. Web查詢

　　保持Excel工作表總是最新 Web頁上經(jīng)常包含適合在Excel中進(jìn)行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁上獲取的信息分析股票報(bào)價(jià)。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助Web頁上的最新信息。現(xiàn)在Excel 2002可以用可刷新Web查詢簡化這個(gè)任務(wù)來創(chuàng)建新的可刷新Web查詢，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢數(shù)據(jù)的Web頁，把數(shù)據(jù)復(fù)制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數(shù)據(jù)下方將出現(xiàn)一個(gè)粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記，單擊粘貼選項(xiàng)智能標(biāo)記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng)建可刷新的Web查詢，在新建Web查詢對話框中，點(diǎn)擊你想要查詢的數(shù)據(jù)表前面的黃色箭頭，單擊導(dǎo)入。 在Excel中可以手動或自動刷新這個(gè)數(shù)據(jù)。手動刷新方法如下:在外部數(shù)據(jù)工具欄上，單擊數(shù)據(jù)區(qū)域?qū)傩园粹o，在刷新控制下面選中你想要的選項(xiàng)的復(fù)選框。 注意:當(dāng)你從Web站點(diǎn)獲取數(shù)據(jù)時(shí)，可能會丟失一些格式或內(nèi)容，像腳本、gif圖像或單個(gè)單元中的數(shù)據(jù)列表。

　　9. 在Excel中進(jìn)行快速計(jì)算

　　查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區(qū)域。如果沒有出現(xiàn)狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標(biāo)右擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現(xiàn)在你就可以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計(jì)算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計(jì)算包含數(shù)字的單元格的數(shù)量(選擇計(jì)數(shù)值)，或者計(jì)算已填充單元格的數(shù)量(選擇計(jì)數(shù))。

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　　10. 自動篩選前10個(gè)

　　有時(shí)你可能想對數(shù)值字段使用自動篩選來顯示數(shù)據(jù)清單里的前n個(gè)最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個(gè)”自動篩選。當(dāng)你在自動篩選的數(shù)值字段下拉列表中選擇“前10個(gè)”選項(xiàng)時(shí)，將出現(xiàn)“自動篩選前10個(gè)”對話框，這里所謂“前10個(gè)”是一個(gè)一般術(shù)語，并不僅局限于前10個(gè)，你可以選擇最大或最小和定義任意的數(shù)字，比如根據(jù)需要選擇8個(gè)、12個(gè)等。

　　11. 同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運(yùn)算(微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品)

　　如果我們現(xiàn)在有多個(gè)單元格的數(shù)據(jù)要和一個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行加減乘除運(yùn)算，那么一個(gè)一個(gè)運(yùn)算顯然比較麻煩，其實(shí)利用“選擇性粘貼”功能就可以實(shí)現(xiàn)同時(shí)運(yùn)算。下面我們一起來看一個(gè)實(shí)例。 我們要將C1、C4、C5、D3、E11單元格數(shù)據(jù)都加上25，那么可以這樣做:首先在一個(gè)空白的單元格中輸入25，選中這個(gè)單元格后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“復(fù)制”。然后按住Ctrl鍵依次點(diǎn)擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話框中勾選“運(yùn)算”框內(nèi)的“加”選項(xiàng)，點(diǎn)擊“確定”。現(xiàn)在我們可以看到，這些單元格中的數(shù)據(jù)都同時(shí)被加上了25。

　　12. 讓Excel出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)提示

　　Excel除了可以對單元格或單元格區(qū)域設(shè)置數(shù)據(jù)有效性條件并進(jìn)行檢查外，還可以在用戶選擇單元格或單元格區(qū)域時(shí)顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶輸入了非法數(shù)據(jù)時(shí)提示“錯(cuò)誤警告”。 選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，單擊“輸入信息”選項(xiàng)卡，選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復(fù)選框，輸入標(biāo)題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應(yīng)輸入負(fù)數(shù)!”()，單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區(qū)域時(shí)，Excel將自動提示上述信息。 另外，你還可以對設(shè)置了有效性條件檢查的單元格或單元格區(qū)域，再設(shè)置“出錯(cuò)警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)→有效性”命令，單擊“出錯(cuò)警告”選項(xiàng)卡，選定“輸入無效數(shù)據(jù)時(shí)顯示出錯(cuò)警告”復(fù)選框()，選擇警告樣式，輸入標(biāo)題如“警告”，輸入出錯(cuò)信息如“不能輸入正數(shù)!”，然后單擊“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數(shù)，Excel將警告你“不能輸入正數(shù)!”

　　13. 用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件

　　用超級鏈接在各個(gè)位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線的藍(lán)色超級鏈接文件，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。

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