一級建造師復(fù)習(xí)指導(dǎo)：項目計劃與管理項目計劃（二）
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在實施中，人們應(yīng)該注重小計劃，因為：計劃的誤差可能最早出現(xiàn)在小計劃中，而且小計劃的誤差也最容易被忽視。
小計劃的實施會影響中計劃，也會影響大計劃。
小計劃的問題可能比較獨特，對問題的認識可能局限于某個或者某幾個人。
計劃的制定應(yīng)該是整個項目組的事情，人人都應(yīng)該參與項目計劃的制定。所以全員參與計劃制定/修改才能及時將問題都反應(yīng)出來，只有這樣才能避免小計劃問題的淤積。如果等到發(fā)現(xiàn)中計劃已經(jīng)不適合的時候，就說明你已經(jīng)失去了最佳調(diào)整時機，而你要承受的就是拖延。
大計劃可以和第一個中計劃一起制定，緊接著應(yīng)該考慮實施的問題。對于多個中計劃來說是按照一定時間順序來實施的，前面計劃出現(xiàn)問題可能會影響后面的計劃。所以這里建議實行三步走的方略?？偨Y(jié)一個，實施一個，籌劃一個。
總結(jié)一個：需要項目組能夠?qū)φ沾笥媱澓椭杏媱澋倪M度，及時的收集并總結(jié)前一個中計劃，甚至大計劃的實施問題。
實施一個：根據(jù)前一個的實施問題，及時調(diào)整當前計劃/大計劃的內(nèi)容和實施方式，包括時間、資源分配等。
籌劃一個：根據(jù)以上兩個中計劃的內(nèi)容，根據(jù)重新調(diào)整的大計劃的內(nèi)容策劃下一個中計劃的詳細內(nèi)容。
項目經(jīng)理在這個過程中更重要的是起到強力的協(xié)調(diào)作用。
三步走可以使我們修改和完善計劃。但前提是有良好的跟蹤!在第一個中計劃的實施中得到的跟蹤數(shù)據(jù)，可以直接幫助我們修改和完善第二個計劃和第三個計劃。每個計劃的跟蹤結(jié)果必然會影響到今后幾個計劃的制定。三步走的方略一直循環(huán)下去，直到項目結(jié)束。
1.4. 設(shè)置警戒線和底線計劃會有拖延的情況。這種情況發(fā)生的頻率非常的高。很多拖延在發(fā)生之前是難以明確的，就像風(fēng)一樣在不知不覺間到來、并流過。對于項目組來說，最好是通過設(shè)置警戒線和底線的方法來控制這種風(fēng)險。警戒線和底線可以時間和階段成果為標志。警戒線是為了認清發(fā)生拖延的標志，就像水位的警戒線一樣。當警戒信號出現(xiàn)后，就應(yīng)該執(zhí)行應(yīng)急措施。警戒線上應(yīng)該設(shè)置必要的解決或緩解問題的活動。底線本身是一種預(yù)測，預(yù)測拖延可能的時間。
雙線設(shè)置可以使我們對問題快速做出反應(yīng)。這種反應(yīng)就是效率。尤其是項目組出差在外，或者涉及到計劃重大變更的時候，這種預(yù)防更是必要的。比如項目組要在5天內(nèi)完成A、B、C、D四個工作(ABCD存在先后順序)，警戒線設(shè)置為：第四天的中午完成工作C，底線為5+1天。
當警戒信號出現(xiàn)后，項目經(jīng)理應(yīng)該盡快進行一次全面的檢查，了解各個成員的工作情況，分析項目的整體進度狀況，然后制定相應(yīng)的對策。警戒發(fā)生后的應(yīng)急措施應(yīng)該是提前設(shè)計好的，例如加班、增加成員等計劃。
警戒線就是風(fēng)險的觸發(fā)值，當警戒信號出現(xiàn)后，說明風(fēng)險已經(jīng)變成現(xiàn)實了。底線是對風(fēng)險處理的預(yù)計時間。如果把警戒線和底線推而廣之，那就是對風(fēng)險的管理。對重大的風(fēng)險都應(yīng)該這樣考慮。風(fēng)險管理應(yīng)該是每個階段最先做的事情，首先認識風(fēng)險，然后在計劃中充分考慮。
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1.5. 工作量的評估軟件本身是科學(xué)的產(chǎn)物，但是在軟件開發(fā)之中，很多工作卻處于原始狀態(tài)，根本談不上科學(xué)，這尤其表現(xiàn)在工作量的評估上。計劃中的任務(wù)、時間和資源等內(nèi)容都是依據(jù)工作量來安排的。所以工作量的評估是至關(guān)重要的。工作量評估不準，必然會影響成本和進度。工作量的評估是個讓人頭痛的問題，但這個問題主要是自己造成的，是我們在面對這個問題的時候采取了鴕鳥政策。
世界上已經(jīng)有幾種被人稱道的工作量評估方法，比如PERT、Delphi、Cocomo等。對于軟件工作人員來說，“學(xué)”并不是難事，難在是不是愿意去做。變革對任何人來說都是比較難以接受的，但是不變就難以改善。也許這些方法也有不科學(xué)的地方，但這是走向科學(xué)管理的必要的一步。
2. 項目跟蹤
項目跟蹤主要針對計劃，是為了了解項目的實際進展情況而采取的活動。如了解成員工作完成情況，了解整個項目計劃完成情況等內(nèi)容。跟蹤主要是為了及時了解項目中的問題，并及時解決，不使問題淤積而釀成嚴重后果。
項目跟蹤是必要的，因為它可以證明計劃是否可實施，同時可以證明計劃是否可以被完成。因為可以對計劃進行檢驗，所以如果我們把計劃和跟蹤作為一個工作循環(huán)，那么計劃將得到適時的改進，因為跟蹤過程中會發(fā)現(xiàn)計劃的不當之處。詳細的計劃可以提高跟蹤的準確性，提高跟蹤的效率和效果。粗糙的計劃則會加大跟蹤的工作量，并降低跟蹤的效果。這是循環(huán)所必然導(dǎo)致的結(jié)果。本計劃中很多事情是無法寫進去的，例如人員士氣變化，人員的思想變化等，但這些事情很有可能影響項目的進展。跟蹤――及時發(fā)現(xiàn)問題就變得尤為重要。
項目跟蹤實施人應(yīng)該是項目經(jīng)理，因為項目經(jīng)理負責(zé)制定項目計劃，并且項目經(jīng)理可以進行工作的協(xié)調(diào)和調(diào)動。跟蹤可以給項目所有成員一個工作的參考，跟蹤的結(jié)果和數(shù)據(jù)是“最好的教材”。跟蹤主要是通過與項目成員的交流來完成，這種交流包括口頭的和書面的。
跟蹤的益處有：
2.1. 了解成員的工作情況一個任務(wù)分配下來后，項目經(jīng)理應(yīng)該知道工作的進展情況，那么他就必須去跟項目成員進行交流，了解這個成員的情況。所以他要得到的信息是 “能不能按時并保質(zhì)保量的完成?如果不能按時完成，需要什么樣的幫助呢?”這是項目經(jīng)理最關(guān)心的。而且需要隨時的收集。如果這個信息沒有被收集上來，那么項目經(jīng)理就失去了對項目的了解，也就失去可適時調(diào)整的時機，如此，后果就可想而知了。
2.2. 調(diào)整工作安排，合理利用資源如果項目組中有幾個或者幾十個人的時候，就可能出現(xiàn)完成任務(wù)早晚的不同，完成早的不能閑著，完成晚的要拖后腿。也可能發(fā)現(xiàn)某人更適合某項工作，某人不適合某項工作。這時就需要項目經(jīng)理進行工作的調(diào)整。那么這個跟蹤結(jié)果和數(shù)據(jù)就可以幫助項目經(jīng)理完成這個工作。
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