秘書(shū)資格考試復(fù)習(xí)筆記五級(jí)秘書(shū)部分第一章2

 　　第二節(jié) 接待

　　一、做好接待的準(zhǔn)備工作。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　二、接待預(yù)約來(lái)訪者的工作程序

　　(1)以良好的公司形象迎侯來(lái)訪者，當(dāng)來(lái)訪者走近時(shí)，以站立姿態(tài)面帶微笑主動(dòng)問(wèn)侯;

　　(2)了解來(lái)訪者約定見(jiàn)面的部門(mén)或人員;

　　(3)如果來(lái)訪者是在約定的時(shí)間到達(dá)，應(yīng)立即通知被訪者;

　　(4)如果來(lái)訪者比約定的時(shí)間來(lái)的早，請(qǐng)其入座，款待飲料，遞送書(shū)報(bào)以排遣時(shí)間，或輕松地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時(shí)間前5至10分鐘，再執(zhí)行第(3)條;

　　(5)按照單位要求給來(lái)訪者發(fā)放賓客卡，并提醒來(lái)訪者離開(kāi)前返還賓客卡;

　　(6)正確引導(dǎo)來(lái)訪者至他們要去的部門(mén)或者按單位要求安排工作人員陪同前往;

　　(7)來(lái)訪者離開(kāi)時(shí)，應(yīng)禮貌送客，需要時(shí)可協(xié)助來(lái)訪者預(yù)定出租車(chē)。

　　三、接待未預(yù)約來(lái)訪者的工作程序

　　(1)面帶微笑主動(dòng)問(wèn)候來(lái)訪者，當(dāng)了解到對(duì)方未做預(yù)約時(shí)，仍以歡迎的態(tài)度禮貌友好地接待，為其服務(wù);

　　(2)詢(xún)問(wèn)來(lái)訪者要訪問(wèn)的部門(mén)工工作人員姓名;

　　(3)努力為來(lái)訪者安排一個(gè)盡可能早的預(yù)約時(shí)間;

　　(4)如果來(lái)訪者要求當(dāng)天見(jiàn)面，慶設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門(mén)或人員，看是否被訪人或其他人員能接見(jiàn)來(lái)訪者;

　　(5)如果當(dāng)天可以接見(jiàn)，按照接待預(yù)約客人的工作程序進(jìn)行;

　　(6)如果當(dāng)天確實(shí)不能找到適當(dāng)?shù)娜伺c來(lái)訪者見(jiàn)面，要立即向來(lái)訪者說(shuō)明情況，切忌不要讓客人產(chǎn)生“等一等還有希望”的誤解，以免浪費(fèi)雙方時(shí)間，使自己更被動(dòng);

　　(7)在無(wú)法接待來(lái)訪者的情況下，應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)來(lái)訪者留言，并向其保證盡快將留言遞交給被訪人;

　　(8)再次給來(lái)訪者一個(gè)預(yù)訂約會(huì)的機(jī)會(huì)，并耐心聽(tīng)取對(duì)方的要求;

　　(9)在接待過(guò)程中，要確保來(lái)訪者感到舒適，比如聯(lián)系過(guò)程中，為來(lái)訪者提供坐椅和飲料等。

　　四、禮貌送客

　　(1)主動(dòng)為客人取衣帽等物，并掃視一下桌面，看是否有東西被遺忘;

　　(2)為客人開(kāi)門(mén);

　　(3)送客人到電梯時(shí)，要為客人按電梯按鈕，在電梯門(mén)關(guān)上前道別，如送到大門(mén)口，要一直等到客人所乘坐的汽車(chē)開(kāi)出視野后再轉(zhuǎn)身回去;轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(4)和上司一起送客時(shí)，要比上司稍后一步;

　　(5)馬上整理好會(huì)客室，以便迎接下一位客人。