五級(jí)秘書(shū)辦工自動(dòng)化二：Excel使用技巧

 　　在工作當(dāng)中用電子表格來(lái)處理數(shù)據(jù)將會(huì)更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡(jiǎn)單，不過(guò)真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。

　　⒈快速定義工作簿格式轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開(kāi)“樣式”對(duì)話框;然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類(lèi)，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對(duì)齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容;單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對(duì)話框，Excel工作簿的格式就會(huì)按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

　?、部焖?gòu)?fù)制公式

　　復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

　　一是拖動(dòng)制復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動(dòng)空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實(shí)心十字時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵沿列(對(duì)行計(jì)算時(shí))或行(對(duì)列計(jì)算時(shí))拖動(dòng)，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計(jì)算。公式復(fù)制的快慢可由小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來(lái)調(diào)節(jié)：小實(shí)心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快;反之，復(fù)制越慢。

　　也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車(chē)鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

　　還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復(fù)制到已選中的單元格。

　?、晨焖亠@示單元格中的公式

　　如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個(gè)單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項(xiàng)”命令，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊“視圖”選項(xiàng)卡，接著設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)有效，單擊“確定”按鈕。這時(shí)每個(gè)單元格中的公式就顯示出來(lái)了。如果想恢復(fù)公式計(jì)算結(jié)果的顯示，再設(shè)置“窗口選項(xiàng)”欄下的“公式”項(xiàng)失效即可。

　?、纯焖賱h除空行

　　有時(shí)為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會(huì)將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動(dòng)篩選”功能來(lái)簡(jiǎn)單實(shí)現(xiàn)。先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動(dòng)篩選”命令。在每一列的項(xiàng)部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個(gè)空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

　　⒌自動(dòng)切換輸入法

　　當(dāng)你使用Excel 2000編輯文件時(shí)，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對(duì)于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對(duì)不同類(lèi)型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換。

　　新建或打開(kāi)需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開(kāi)”，單擊“確定”按鈕。

　　選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。 之后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel 2000能夠根據(jù)我們進(jìn)行的設(shè)置，自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換。就是說(shuō)，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們?cè)O(shè)置為輸入漢字的單元格時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)切換到中文輸入狀態(tài)，當(dāng)插入點(diǎn)處于剛才我們?cè)O(shè)置為輸入數(shù)字或字母單元格時(shí)，系統(tǒng)又能自動(dòng)關(guān)閉中文輸入法。

　?、蹲詣?dòng)調(diào)整小數(shù)點(diǎn)

　　如果你有一大批小于1的數(shù)字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進(jìn)行下面的設(shè)置，將會(huì)使你的輸入速度成倍提高。

　　單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”，然后單擊“編輯”選項(xiàng)卡，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。

　　完成之后，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了回車(chē)鍵之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?ldquo;0.04”。方便多了吧!此時(shí)如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結(jié)束輸入之后，該單元格的數(shù)字自動(dòng)變?yōu)?ldquo;88.88”。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　?、酚?ldquo;記憶式輸入”

　　有時(shí)我們需要在一個(gè)工作表中的某一列輸入相同數(shù)值，這時(shí)如果采用“記憶式輸入”會(huì)幫你很大的忙。如在職稱統(tǒng)計(jì)表中要多次輸入“助理工程師”，當(dāng)?shù)谝淮屋斎牒?，第二次又要輸入這些文字時(shí)，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會(huì)用“助”字與這一列所有的內(nèi)容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項(xiàng)相符，則Excel2000會(huì)將剩下的“助理工程師”四字自動(dòng)填入。

　　按下列方法設(shè)置“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項(xiàng)”命令，然后選擇“選項(xiàng)”對(duì)話框中的“編輯”選項(xiàng)卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。

　?、赣?ldquo;自動(dòng)更正”方式實(shí)現(xiàn)快速輸入

　　使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經(jīng)常使用的文字定義為一條短語(yǔ)，當(dāng)輸入該條短語(yǔ)時(shí)，“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動(dòng)更正”項(xiàng)目：首先，選擇“工具”中的“自動(dòng)更正”命令;然后，在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“替換”框中鍵入短語(yǔ)“愛(ài)好者”，在 “替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容“電腦愛(ài)好者的讀者”;最后，單擊“確定”退出。以后只要輸入“愛(ài)好者”，則整個(gè)名稱就會(huì)輸?shù)奖砀裰?/p>

　?、褂孟吕斜砜焖佥斎霐?shù)據(jù)

　　如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來(lái)實(shí)現(xiàn)。創(chuàng)建下拉列表方法為：首先，選中需要顯示下拉列表的單元格或單元格區(qū)域;接著，選擇菜單“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，從有效數(shù)據(jù)對(duì)話框中選擇“序列”，單擊“來(lái)源”欄右側(cè)的小圖標(biāo)，將打開(kāi)一個(gè)新的“有效數(shù)據(jù)”小對(duì)話框;接著，在該對(duì)話框中輸入下拉列表中所需要的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目和項(xiàng)目之間用逗號(hào)隔開(kāi)，比如輸入“工程師，助工工程師，技術(shù)員”，然后回車(chē)。注意在對(duì)話框中選擇“提供下拉箭頭”復(fù)選框;最后單擊“確定”即可。