秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記四級(jí)秘書部分第五章(2)

　　14.選擇題：信息存儲(chǔ)的方式有：4種 書上P310下$lesson$

　　手工存儲(chǔ)包括兩個(gè)方面：信息原件存儲(chǔ)和目錄、索引存儲(chǔ) P310下

　　15.對(duì)文件柜的知識(shí)看一下即可，了解 P313

　　16.信息分散管理系統(tǒng)的特征：靈活性和專門性 p314上

　　17.信息存儲(chǔ)的載體：紙質(zhì)載體和磁性載體。紙質(zhì)載體依然是辦公室的主角。常用的磁性載體有軟盤、硬盤和磁帶 P315

　　18.計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的保護(hù)措施：(1)制作備份(2)需要密碼(3)磁盤要經(jīng)常殺毒 P316

　　19.關(guān)于檔案的分類方法：主要記住：職能分類法、問題分類法、型號(hào)分類法。P317

　　題目：有一企業(yè)開發(fā)了一項(xiàng)新產(chǎn)品，則原產(chǎn)品要立檔歸案，采取什么樣的分類法?答：型號(hào)分類法

　　20.復(fù)式分類法是指幾種分類方法結(jié)合使用。

　　21.第九大題：復(fù)式分類法的形式主要有哪幾種?

　　答：書上第318頁中間的十個(gè)。記憶技巧：前五個(gè)由年度、機(jī)構(gòu)和保管期限分類法這三個(gè)詞排列。后五個(gè)由年度、問題和保管期限分類法這三個(gè)詞的排列。

　　22.選擇題：電子檔案的分類，按信息存在形式分，有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件和命令文件 P318下――P319上

　　23.法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準(zhǔn)日期為根據(jù);計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以內(nèi)容針對(duì)時(shí)間為根據(jù)，如跨年度的計(jì)劃可放在開始年度，跨年度的總結(jié)可放入最后年度 P319中下

　　24.選擇題：編制檢索工具包括：4個(gè)：歸檔文件目錄;分類目錄;人名索引;全宗指南 P320

　　25.檔案檢索是檔案提供利用工作的基礎(chǔ)和先前條件。檔案檢索包括檔案信息存儲(chǔ)和查檢兩方面的工作內(nèi)容。 P322上

　　26.檔案鑒定工作的內(nèi)容包括：價(jià)值、內(nèi)容、來源、外行特征 P322下

　　27.定稿、正本的價(jià)值大，草稿、副本的價(jià)值小一些 P323上

　　28.我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。 P323中下

　　29.只做一般了解：P324檔案管理中，建立庫房管理制度包括：安全制度、檔案進(jìn)出庫、檔案定期檢查、設(shè)備管理、清潔衛(wèi)生制度等。

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　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時(shí)間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密

　　具體可能涉及到的：(1)宴請(qǐng) P287

　　注意：場(chǎng)地的選擇;點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;宴請(qǐng)開始時(shí)敬酒，領(lǐng)導(dǎo)先敬，秘書后跟著敬;在夾菜時(shí)要用公筷;在宴席過程中有電話，要先向客人道歉，說明后，再出去接電話。

　　(2)與領(lǐng)導(dǎo)一起出去出差

　　注意：作好差旅準(zhǔn)備，如訂機(jī)票，預(yù)定房間等。取票。交通、食宿。參見五級(jí)部分的商務(wù)旅行P211;帶上地圖和日常用藥;必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預(yù)定房間時(shí)，若價(jià)格超出已定價(jià)格，要先向上級(jí)請(qǐng)示。關(guān)于費(fèi)用報(bào)銷，一定要保存好票據(jù)。參見書上第290頁

　　(3)接待一個(gè)小型訪團(tuán)

　　注意：文件資料準(zhǔn)備好;為參觀所做準(zhǔn)備(例如特定的衣服或禮物);要熱情迎客(到大門口或電梯口迎接);正確的導(dǎo)引(在客人右側(cè)或右手邊上);認(rèn)真待客(讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜)等;在談話時(shí)注意，避免宗教和政治問題;男士不能問錢包;若上司改變?nèi)粘?，秘書影響客人道歉、并解?上司委托他人接待，秘書應(yīng)把所做的準(zhǔn)備想委托人報(bào)告。

　　(4)電話處理問題：綜合性較強(qiáng)(可能涉及電話處理事務(wù))

　　注意：書上對(duì)外橫向溝通那部分好好看看

　　打電話要注意的禮儀;如果打電話過程中需要某些資料事先未準(zhǔn)備好，應(yīng)先對(duì)對(duì)方說：對(duì)不起，稍等5分鐘后，我給您回電話;如果與預(yù)定有出入，應(yīng)先請(qǐng)示上級(jí)，再下決定。

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