秘書四級輔導(dǎo)筆記之會議管理會中服務(wù)

　　一、 安排會議值班$lesson$

　　(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義

　　1、會議值班工作的內(nèi)容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會議值班的意義

　　會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。

　　(二)安排會議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責(zé)任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務(wù)

　　(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。

　　(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時，要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。

　　(7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。

　　(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

　　3、編制會議值班表

　　會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容：轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1) 會議值班時間期限和具體值班時間。

　　(2) 會議值班人員姓名。

　　(3) 會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

　　(4) 會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

　　二、 接待采訪會議的新聞媒體

　　(一)相關(guān)知識

　　1、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則

　　(1)報道的內(nèi)容必須與會議基本內(nèi)容相吻合。

　　(2)掌握會議信息的保密度，做到內(nèi)外有別。

　　(3)報道中的重要觀點和提法，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定。

　　(4)要準備得全面周到、主動積極。

　　(5)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。

　　(6)在會議中，秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的反映信息的報道。

　　(7)在會議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會提供必須的信息資料。

　　2、接待新聞媒體的工作內(nèi)容

　　(1)由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

　　(2)在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。

　　(3)在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

　　(二)工作程序

　　1、媒體人員登記

　　2、為媒體人員提供簡單的會議材料

　　3、安排拍照和新聞發(fā)布會等傳統(tǒng)活動

　　4、安排媒體溝通會

　　(三)妥善處理新聞媒體的負面報道

　　(1)快速作出反應(yīng)。

　　(2)聯(lián)合或聘請專業(yè)公關(guān)公司處理危機。

　　(3)讓負責(zé)人出面。

　　(4)對未知的事實不要推測。

　　(5)不要隱瞞事實真相。

　　(6)為媒體采訪敞開大門。

　　(7)統(tǒng)一口徑，用同一個聲音說話。

　　(8)頻繁溝通。

　　三、做好會議的記錄工作和簡報工作

　　(一)做好會議的記錄工作

　　1、會議記錄的內(nèi)容

　　(1)會議描述。

　　(2)與會者姓名。

　　(3)缺席者請假條。

　　(4)宣讀上次會議記錄。

　　(5)有會議記錄中產(chǎn)生的問題。

　　(6)通訊記錄。

　　(7)一般事務(wù)。

　　(8)其他事務(wù)。

　　(9)下次會議日期。

　　(10)主席簽名。

　　2、會議記錄的要求

　　(1)速度要求。

　　(2)真實性要求。

　　1)準確

　　2)清楚

　　3)突出重點

　　(3)資料性要求。

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