2011年秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記(三級(jí))五章

　　信息與檔案 $lesson$

　　多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題(可能在檔案與溝通中選擇一個(gè))

　　1.多選：信息開(kāi)發(fā)的主要形式：P401下轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　2.剪報(bào)的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時(shí)效性、可靠性 P402上

　　3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 P402中

　　4.文摘的類型：指示性文摘(適用于信息篇幅長(zhǎng)河內(nèi)容復(fù)雜的情況)和報(bào)道性文摘 P402

　　5.多選題：信息編寫的類型：5點(diǎn) 書上第403頁(yè)下面

　　6.信息開(kāi)發(fā)的方法：主要注意第三點(diǎn)(縱深發(fā))和第四點(diǎn)(連橫法) P404中

　　7.仔細(xì)看書上第405頁(yè)信息開(kāi)發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡(jiǎn)介等;三次信息提供的是評(píng)述性的、動(dòng)態(tài)性的、預(yù)測(cè)性的信息，其形式有：簡(jiǎn)訊、綜述、述評(píng)、調(diào)查報(bào)告等 P405中 其考察方式是：從中抽出4個(gè)，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?

　　8.信息開(kāi)發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對(duì)難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測(cè)、突出特色 P405中

　　9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

　　10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報(bào)刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計(jì)資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個(gè)，構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)

　　11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408

　　了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來(lái)自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對(duì)信息做出的反應(yīng) P408

　　12.信息反饋的特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性和連續(xù)性 P409中

　　13.選擇題：開(kāi)展檔案利用的方式和途徑有：(1)開(kāi)設(shè)閱覽室(2)檔案外借(3)制發(fā)檔案復(fù)制本 (4)出具檔案證明 P411

　　14.開(kāi)架閱覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級(jí)較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411

　　15.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(xù)(2)外借期限不易過(guò)長(zhǎng)(3)數(shù)量要有所限制(4)保證按期歸還 P411

　　16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種 P411

　　17.檔案人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能出具檔案證明。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　在證明中只能對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘?，尤其?duì)所要證明的問(wèn)題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。 P412中

　　18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種 P412

　　1. “提供檔案利用”是針對(duì)檔案管理者而言;“利用檔案”是針對(duì)利用者而言 P412下

　　2. 檔案參考資料具有問(wèn)題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點(diǎn) P413中

　　1. 把書上第413頁(yè)下的幾種常見(jiàn)的檔案參考資料的編寫看一下 他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對(duì)于一個(gè)搞科技的企業(yè)來(lái)說(shuō)，編寫檔案參考資料的一句詩(shī)()則選書上第415頁(yè)的第八點(diǎn)、第九點(diǎn)和第十點(diǎn)。 因此要知道，對(duì)于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

　　2. 大事記的概念 P413中

　　秘書編寫的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫的時(shí)候，具體要求是：(三點(diǎn))第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí);第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要 P413

　　大事記的內(nèi)容有大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。

　　23.組織機(jī)構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過(guò)來(lái)考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革 同時(shí)，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414

　　24.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

　　25.針對(duì)性地提供檔案服務(wù)的人員：計(jì)劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個(gè)大標(biāo)題

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