秘書資格考試：秘書三級實務(wù)綜合資料(四)

　　會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容 $lesson$

　　1協(xié)調(diào)會議召開的時間地點出席人員列席人員

　　2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項

　　3協(xié)調(diào)會議議題

　　4協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

　　5協(xié)調(diào)會議決定事項的落實

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　　1了解會議主題和議題

　　2嚴(yán)格遵守會議時間

　　3主題明確

　　4鼓勵和引導(dǎo)與會者

　　5消除交流故障抵制不和諧因素

　　6合理安排議題

　　7掌握會議休息的時機

　　8適時結(jié)束會議

　　會議經(jīng)費使用的方法

　　1以節(jié)約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細(xì)具體

　　2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請并按照審批權(quán)層層審批

　　3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票

　　4支出會議經(jīng)費

　　5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報銷的這種財務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。

　　會議總結(jié)的目的

　　1檢查會議目標(biāo)的實現(xiàn)情況

　　2檢查各小組分工執(zhí)行情況

　　3檢查個人工作情況

　　4表彰先進個人

　　5妥善解決會議遺留的問題

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　　1會議召開的必要性

　　2經(jīng)過精心準(zhǔn)備

　　3地點選擇適中

　　4形式多樣化

　　5嚴(yán)格執(zhí)行了會議的各項議程

　　6與會者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選

　　7嚴(yán)格開會、散會時間

　　8會議作出的決定事項

　　9會議經(jīng)費支出合理

　　10會議服務(wù)熱情周到

　　信息利用的要求

　　1信息利用要給組織帶來效益

　　2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

　　3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護的相關(guān)法律法規(guī)

　　登記

　　(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

　　(2)登記分為兩種類型;

　?、倏偫ǖ怯?，對存儲信息按批分類登記;

　?、趥€別登記，按信息存儲順序逐件登記。

　　(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

　　2、編碼：

　　(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

　　(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

　　(3)編碼的兩種方法：

　?、夙樞蚓幋a法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼;

　?、诜纸M編碼法，利用十進位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

　　提供檔案利用的要求及方式

　　1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

　　2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

　　編寫大事記的工作步驟和注意事項

　　1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

　　2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

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