2011年秘書資格考試復(fù)習筆記(四級)第二章(1)

　　第二章 辦公室事務(wù)與管理轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com $lesson$

　　1. 辦公環(huán)境的維護的依據(jù)：三大法律：《憲法》、《勞動法》、《工廠安全衛(wèi)生規(guī)程》

　　2. 在企業(yè)辦公室中安全檢查，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，秘書有責任和義務(wù)報告、跟進、直到解決P244

　　3. 安全檢查包括辦公環(huán)境和辦公設(shè)備兩部分。秘書要區(qū)分“隱患記錄及處理表”和“設(shè)備故障表”的使用。在錄像中出現(xiàn)的隱患：①電話線糾纏②消防栓放在柜子后面③道路上堆放貨物④太陽光照在電腦上⑤有人來訪時未關(guān)電腦⑥寫字樓中有人吸煙(P245中)

　　4. 信息的安全及保密工作通常包括：口頭信息、紙面信息和電子信息(P245下)

　　5. 當涉及公司保密信息時，你應(yīng)該做到：機智、穩(wěn)重、果斷、有外交手段。

　　6. 做好口頭信息的安全：①員工在崗前培訓時即應(yīng)被告知不要在組織內(nèi)部或外部談?wù)撚嘘P(guān)單位的保密信息，包括對其他工作人員、客戶、朋友或親屬;②在沒有確認電話對方身份和是否被授權(quán)獲得信息之前，不要通過電話、手機、答錄機給出保密信息。P246

　　7. 做好紙面信息的安全：①接收任何保密文件、資料等都要簽收并登記;②在傳遞保密文件或資料時，要放在文件夾、盒中攜帶，以防失密或散落丟失;③用郵件發(fā)送保密信息時，信封要貼封口，并標記“秘密或保密”;④極為重要且不常使用的紙面信息可以制成縮微膠片，保存到銀行保險柜里;⑤不再使用的保密文檔要粉碎。P246―P247

　　8. 做好電子信息的安全：①計算機顯示器應(yīng)放置在他人看不到的地方，如果來訪者走近，應(yīng)迅速滾動頁面或關(guān)小亮度，或保存你的信息關(guān)閉顯示器②每一個使用者應(yīng)該有自己的識別碼，密碼必須保密，經(jīng)常更換;③有保密信息的軟盤不應(yīng)該帶出單位，以防止數(shù)據(jù)落到不應(yīng)得到這些信息的人手上;P247

　　9. 秘書在保密工作中需要注意的幾個方面：①文件保密：秘書要有很強的保密意識，對保密文件、資料，應(yīng)自覺做到接收、傳遞、保管方面的保密工作②會議保密：是否公開、何時公開、向誰公開都由主管領(lǐng)導(dǎo)決定③科技保密：秘書的工作性質(zhì)決定其得與各種人接觸，包括客戶、同行、媒體、政府部門等，做好這方面的保密工作是非常重要的P247

　　10. 秘書應(yīng)做好組織中特定信息的保密工作：包括人事信息、財務(wù)信息、產(chǎn)品信息和客戶信息P47下

　　11. 如果財務(wù)信息失密，會影響企業(yè)的股票價格，也會影響銀行給企業(yè)的貸款。企業(yè)長期積累的客戶信息失密，不僅失去老客戶，失去大宗業(yè)務(wù)和合同，而且還會失去信譽P248上

　　12. 有關(guān)國家秘密及密級要遵照《國家秘密及密級具體范圍的規(guī)定》：規(guī)定有3級：秘密、機密、絕密;有關(guān)國家密密的保密期限要遵照《國家秘密保密期限的規(guī)定》：保密期限有3種：短期(1―15年)、長期(16―50年)、永久

　　13. 值班人員應(yīng)做好3項記錄：電話記錄、接待記錄、值班日記(主要對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等，進行認真登記)P249

　　14. 值班表的編制：通常包括以下項目：值班人員姓名、帶班人姓名、替班人員姓名P249

　　15. 值班表常用在：為某項任務(wù)的值班辦公室，還需要標明值班地點和值班的具體任務(wù)P249中下

　　16. 值班人員在值班工作中，可能有時接受、傳達上級機關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，可能處理內(nèi)部的突發(fā)性事件，要完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事項。P249下

　　17. 大型企業(yè)設(shè)有專門的值班室，并有完善的值班管理制度。要加強值班管理，最重要的是落實崗位責任制度。P250上

　　18. 以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品等，企業(yè)辦公室常設(shè)立一筆零用錢或稱作備用金，這同時也是一筆周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金

　　19. 秘書要認真核對領(lǐng)取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致P251上

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2011年下半年秘書資格考試報名匯總

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