秘書資格考試辦工自動化：Excel使用技巧(1)

　　秘書資格考試(五級)辦工自動化:Excel使用技巧$lesson$

　　在工作當(dāng)中用電子表格來處理數(shù)據(jù)將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟件中，Excel以其功能強(qiáng)大、操作方便著稱，贏得了廣大用戶的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的用戶并不多，很多人一直停留在錄入數(shù)據(jù)的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。

　?、笨焖俣x工作簿格式轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　首先選定需要定義格式的工作簿范圍，單擊“格式”菜單的“樣式”命令，打開“樣式”對話框;然后從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數(shù)字、字體、對齊、邊框、圖案、保護(hù)等格式內(nèi)容;單擊“確定”按鈕，關(guān)閉“樣式”對話框，Excel工作簿的格式就會按照用戶指定的樣式發(fā)生變化，從而滿足了用戶快速、大批定義格式的要求。

　?、部焖購?fù)制公式

　　復(fù)制是將公式應(yīng)用于其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：

　　一是拖動制復(fù)制。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字光標(biāo)至單元格右下角。待光標(biāo)變成小實心十字時，按住鼠標(biāo)左鍵沿列(對行計算時)或行(對列計算時)拖動，至數(shù)據(jù)結(jié)尾完成公式的復(fù)制和計算。公式復(fù)制的快慢可由小實心十字光標(biāo)距虛框的遠(yuǎn)近來調(diào)節(jié)：小實心十字光標(biāo)距虛框越遠(yuǎn)，復(fù)制越快;反之，復(fù)制越慢。

　　也可以輸入復(fù)制。此法是在公式輸入結(jié)束后立即完成公式的復(fù)制。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成后按住Ctrl鍵并按回車鍵，該公式就被復(fù)制到已選中的所有單元格。

　　還可以選擇性粘貼。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“復(fù)制”按鈕。然后選中需要使用該公式的單元格，在選中區(qū)域內(nèi)單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性粘貼”命令。打開“選擇性粘貼”對話框后選中“粘貼”命令，單擊“確定”，公式就被復(fù)制到已選中的單元格。

　?、晨焖亠@示單元格中的公式

　　如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示，再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可。

　?、纯焖賱h除空行

　　有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現(xiàn)。先在表中插入新的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，選擇“編輯”菜單中的“刪除行”，然后按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。

　?、底詣忧袚Q輸入法轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　當(dāng)你使用Excel 2000編輯文件時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數(shù)字，于是對于不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同類型的單元格，實現(xiàn)輸入法的自動切換。

　　新建或打開需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕。

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