秘書資格五級(jí)考試：Word的安全保護(hù)經(jīng)驗(yàn)交流(2)

　　“打開(kāi)權(quán)限密碼” ――限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開(kāi)文檔;$lesson$

　　“修改權(quán)限密碼”――限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對(duì)文檔作修改，沒(méi)有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開(kāi)文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的，可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長(zhǎng)度為15個(gè)字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式打開(kāi)文檔”選項(xiàng)，這樣文檔被打開(kāi)前會(huì)出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開(kāi)的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開(kāi)。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬(wàn)事OK了，對(duì)許多破解Office文檔密碼的軟件來(lái)說(shuō)，長(zhǎng)度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說(shuō)不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。

　　加密后的小措施轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過(guò)加密保護(hù)，我只要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo)，仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢?

　　原來(lái)很多人習(xí)慣在編輯一個(gè)新文檔的時(shí)候先直接輸入正文，然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來(lái)，Word就會(huì)自動(dòng)將正文的前幾十個(gè)字作為文檔摘要信息保存下來(lái)。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù)，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時(shí)手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應(yīng)在“工具”→“選項(xiàng)”→“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。

　　方便安全的審閱

　　經(jīng)過(guò)上述方法處理文檔，可以說(shuō)基本是安全的。但是，我們完成一篇文檔后，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”→“保護(hù)文檔”命令可對(duì)原文檔進(jìn)行保護(hù)。這樣，他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來(lái)。另一種方法是使用“版本”功能：選中“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“保存版本”，以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令，就能在彈出的對(duì)話框中選擇所需的舊版本進(jìn)行查看和處理。

　　宏病毒防范

　　Word提供了對(duì)宏病毒的警告保護(hù)，用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令，在彈出對(duì)話框(圖4)中設(shè)置各種安全級(jí)別。建議設(shè)置為“高”或“中”，使Word禁止非可靠來(lái)源文檔中宏的運(yùn)行，或在運(yùn)行前給出警告提示，讓用戶選擇運(yùn)行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會(huì)強(qiáng)制你將其設(shè)置為“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕宏病毒，應(yīng)該使用防病毒軟件。

　　突發(fā)事件下的文檔保護(hù)轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　有時(shí)候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機(jī))導(dǎo)致文檔未能保存，難道就讓所做的一切都付之東流?我們應(yīng)盡量利用Word提供的“自動(dòng)保存”功能，在“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)定“自動(dòng)保存間隔時(shí)間”，不要把這個(gè)間隔時(shí)間設(shè)置得太短，否則頻繁的保存，一來(lái)浪費(fèi)時(shí)間，二來(lái)?yè)p傷硬盤。設(shè)置好后，再碰到上述情況，Word的自動(dòng)恢復(fù)功能會(huì)在下次使用Word時(shí)自動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件，恢復(fù)文件中包含了最后一次自動(dòng)保存功能對(duì)文檔所作的修改。若是Word沒(méi)有自動(dòng)打開(kāi)恢復(fù)文件，我們可手工將其打開(kāi)。恢復(fù)文件的后綴名為asd，其路徑在“工具”→“選項(xiàng)”→“文件位置”選項(xiàng)卡中查找，對(duì)于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾，對(duì)于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。

　　Word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中的“保留備份”選項(xiàng)，在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)保留一個(gè)備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。

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