二級秘書辦工事務(wù)和管理指導：辦公室職位劃分與職位分析

　　1、 辦公室職位劃分的含義

　　辦公室職位劃分就是在辦公室工作管理過程中根據(jù)其性質(zhì)和任務(wù)劃分不同的工作崗位以及崗位上的職務(wù)與責任。它包括三方面內(nèi)容：一是職務(wù)和責任;二是必須有一定的工作任務(wù);三是有相應(yīng)的職權(quán)。

　　2、 職位與職稱的區(qū)別

　　第一、 職位是人與事的有機結(jié)合;職稱是以人為中心而設(shè)置的，強調(diào)人的學術(shù)或技能水平，與其在組織中所擔任的職務(wù)無直接關(guān)系。

　　第二、 職位的數(shù)量是有限的，而職稱不受數(shù)量限制。

　　第三、 職稱的高低并不反映職務(wù)高低和工作任務(wù)的大小。

　　第四、 職位不隨人走，而職稱可以隨人走。

　　3、 辦公室職位劃分的依據(jù)

　　“因事設(shè)職”是辦公室職位劃分的總標準。辦公室職位劃分的依據(jù)或標準是：

　　首先，職位劃分應(yīng)以辦公室地位為前提。

　　其次，職位劃分應(yīng)以事為中心，而不應(yīng)以人為中心。

　　再次，辦公室職位劃分應(yīng)隨客觀情況的變化而加以調(diào)整。

　　最后，辦公室職位劃分的主要任務(wù)，是對個人職位加以分析評價，從而得出每個職位上所需要的人的標準，以達到人盡其才。

　　4、 辦公室職位劃分的功能

　　辦公室職位劃分的功能是根據(jù)客觀的職位劃分標準做到人適其職，職得其人，以發(fā)揮辦公室工作人員的聰明才智和學識技能，使工作獲得最佳效果。具體表現(xiàn)為：

　　(1) 辦公室職位劃分提供了“因事求才”的用人標準。

　　(2) 辦公室職位劃分是支付工資的重要基礎(chǔ)。

　　(3) 辦公室職位劃分是實行崗位責任制的前提。

　　(4) 辦公室職位劃分是實現(xiàn)辦公室管理科學化和現(xiàn)代化的重要手段。

　　(5) 辦公室職位劃分是高校制定專業(yè)設(shè)置計劃和招生計劃的重要依據(jù)。

　　5、 辦公室職位劃分原則

　　(1) 系統(tǒng)原則

　　(2) 最低職位數(shù)量原則

　　(3) 整分合原則

　　(4) 能級原則

　　6、 辦公室主任的職責

　　“服務(wù)”是辦公室主任的根本職責。具體來說，辦公室主任有以下四項職責：

　　(1) 承辦。

　　(2) 參謀。

　　(3) 管理。

　　(4) 協(xié)調(diào)。

　　7、 黨政機關(guān)辦公室秘書職責

　　黨政機關(guān)辦公室秘書主要有行政秘書、機要秘書、生活秘書和專業(yè)秘書，其職責存在差異。(詳見P69--70)

　　8、 辦公室職位分析及其作用

　　辦公室職位分析就是面對辦公室業(yè)務(wù)工作的復雜結(jié)構(gòu)關(guān)系，通過收集和掌握可靠的辦公室業(yè)務(wù)活動情況和規(guī)律，找出完成各項業(yè)務(wù)最佳的方法和途徑，并在此基礎(chǔ)上確定完成各項職務(wù)所需條件的過程。

　　其作用表現(xiàn)在以下三個方面：

　　(1) 為組織錄用、挑選和恰當配置辦公人員提供依據(jù)。

　　(2) 使辦公室職務(wù)更加簡化和標準化。

　　(3) 是職務(wù)評價的重要前提。

　　9、 辦公室職位分析的步驟和方法

　　辦公室職位分析工作可分為四個階段：

　　(1) 準備階段

　　(2) 職務(wù)分析階段

　　(3) 編寫職務(wù)說明和職務(wù)規(guī)范

　　(4) 職務(wù)評價

　　辦公室職位分析常用的方法有：問卷法、面談法、職務(wù)觀察法、職務(wù)測驗分析法等。

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