秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)：檔案的檢索規(guī)則

　　一、電子檔案的優(yōu)點(diǎn)$lesson$

　　1、操作方便

　　形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　2、傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享

　　一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。

　　3、存儲(chǔ)空間小

　　無限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達(dá)600MB-4 000MB，可存 35萬張打印紙上的文字信息或 10萬頁圖形信息。而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見了。

　　4、具有多種表現(xiàn)形式轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形。聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。

　　5、復(fù)制時(shí)不容易丟失信息

　　紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問 題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問題。所以 完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來的電子檔案無任何區(qū)別。

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